Kassensysteme für die Gastronomie gehen heutzutage über die Funktionalität einer einfachen Registrierkasse weit hinaus. Was ein Kassensystem eigentlich ist, was dieses für die Gastronomie alles können sollte, welche Systeme es auf dem Markt gibt und vieles mehr erfahren Sie hier.
Kassensysteme für die Gastronomie – eine Einführung
Ein Kassensystem ist heutzutage meistens ein IT-System, das aus Hardware und Software besteht. Die Hardware besteht aus Eingabegerät, Recheneinheit und den anderen üblichen Komponenten eines Endgeräts und kann optional durch diverse periphere Geräte (Bondrucker, mobile Terminals, Etikettendrucker, EC Kartenlesegerät, …) ergänzt werden. Kassen können nach unterschiedlichen Faktoren unterschieden werden, zum Beispiel der Branche, in der sie zum Einsatz kommen, dem verwendeten Betriebssystem oder der Hardware.
Kassensysteme als Universallösung für die Gastronomie
Kassensysteme für die Gastronomie beinhalten neben einer Registrierkasse auch Bestell- und Informationssysteme, die wichtige Abläufe im Arbeitsalltag erleichtern bzw. überhaupt ermöglichen. Gerade in der Gastronomie muss das Kassensystem hohe Anforderungen erfüllen und wird in Anbetracht stressiger Situationen oftmals auf die Probe gestellt. Die Aufnahme, Stornierung und Bearbeitung von Bestellungen, das Tischmanagement, das Splitten von Rechnungen und das Drucken von Belegen gehören dabei zu den notwendigsten Funktionen, die oft noch um viele weitere ergänzt werden. Welche Funktionen das System konkret abdecken soll, hängt jedoch stark vom Gastronomietyp ab. So hat die Systemgastronomie ganz andere Bedürfnisse als Gastronomie mit Tischbedienung.
Auf dem Markt werden verschiedene Arten von Kassensystemen für die Gastronomie angeboten:
- Geschlossenes Kassensystem: Hardware und Software sind genau aufeinander abgestimmt und müssen vom selben Anbieter bezogen werden.
- Offenes Kassensystem (PC-Kassen): Software, die auf einem PC installiert wird. Hardware und Software können von unterschiedlichen Anbietern gekauft werden.
- Cloud-Lösungen: Hier handelt es sich um ein spezifisches offenes System mit einer webbasierten Software, die meistens auf Tablets oder Smartphones benutzt wird.
Welches Kassensystem ist für meinen Betrieb das Richtige?
Grundsätzlich sollten Sie beim Kauf Ihres Kassensystems auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Gastronomiebetriebes besondere Rücksicht nehmen. Während das Basisangebot meistens dasselbe ist, wird heutzutage eine Vielzahl an Zusatzfunktionen und Modulen angeboten, die große Flexibilität ermöglichen und die Effizienz der Abläufe erhöhen. Vor einer Kaufentscheidung muss jedoch unbedingt festgestellt werden, ob das System gesetzeskonform ist, um böse Überraschungen bei der Steuerprüfung zu vermeiden. Um passende Anbieter für Ihre speziellen Bedürfnisse zu finden, verwenden Sie doch den Ratgeber der WKO.
Zur Übersicht eine Tabelle, die die verschiedenen Kassensysteme auf die Erfüllung der wichtigsten Punkte untersucht:
| Geschlossenes System | Offenes System (PC-Kassen) | Cloud-Lösung (Tablet-Kassen) | |
| Mobilität | Stationär | Stationär | Mobil |
| Datensicherheit | Hohe Datensicherheit, allerdings sind bei Verlust der Kasse alle Daten verloren | Hohe Sicherheit ist gegeben, wenn die Daten zusätzlich auf einem Chip offline gespeichert werden | Daten werden in der Cloud gespeichert –> hohe Datensicherheit, auch bei Verlust der Hardware |
| Buchhaltung | Datenexport für den Steuerberater ist umständlich; Schnittstellen zu anderen Geschäftsprozessen meistens vorhanden | Datenexport für den Steuerberater ist bei Offline Varianten mühsam; Schnittstellen zu Buchhaltung, etc. existieren meistens | Datenexport für Steuerberater ist leicht machbar; durch Schnittstellen ist die Kasse an Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaftssystem gebunden |
| Bedienbarkeit | Leicht bedienbar (eignet sich für viele Bestellungen in kurzer Zeit) | Oftmals viele Features, daher längere Einarbeitungszeit | Leichte Bedienbarkeit, sehr einfach und schnell zu erlernen |
| Kosten | Kostspielig (eignet sich für Großbetriebe) | Mit hohen Ausgaben verbunden (auch für Support und Wartung, etc.) | Basiert meist auf einer monatlichen Abogebühr und kann auf bereits existierenden Endgeräten verwendet werden –> keine hohen Anfangsinvestitionen |
| Zukunftsfähigkeit | Updates und Änderungen sind meistens nur von den Herstellern durchführbar (oft mit weiteren Kosten verbunden) | Oftmals nur bis zu einem gewissen Grad aktualisierbar; dann Neuanschaffung notwendig | Sehr zukunftsfähig, da die Software meistens flexibel und wandelbar ist; lässt sich selber updaten |
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