Rechnung Muster: Gratis Musterrechnung & Tipps

Eine korrekte Musterrechnung für Österreich enthält 9 Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 — von Namen und Anschrift beider Parteien bis zur fortlaufenden Rechnungsnummer. Weiter unten findest du zwei kostenlose Word-Vorlagen zum direkten Download, dazu eine Tabelle, die jede einzelne Pflichtangabe erklärt.

Was muss auf einer Rechnung stehen? Die 9 Pflichtangaben nach § 11 UStG

1. Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers.
2. Name und Anschrift des Empfängers.
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung.
4. Tag der Lieferung bzw. Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt.
5. Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
6. Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag.
7. Ausstellungsdatum.
8. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
9. UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmers.

Alle Pflichtangaben im Detail erklärt

1.	Name und Anschrift des Leistenden	Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers.
2.	Name und Anschrift des Empfängers	Name und Anschrift des Kunden bzw. Leistungsempfängers.
3.	Menge und Bezeichnung	Handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung.
4.	Liefer- bzw. Leistungsdatum	Tag der Lieferung bzw. erbrachten Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt.
5.	Entgelt (netto)	Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung.
6.	Steuerbetrag	Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt.
7.	Ausstellungsdatum	Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
8.	Fortlaufende Rechnungsnummer	Muss fortlaufend, unveränderbar und einmalig sein (z. B. Kombination aus Zahlen und Buchstaben).
9.	UID-Nummer (eigene)	Deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Rechnungssteller.

Wann brauchst du die UID-Nummer des Empfängers?

Anders als oft angenommen ist die UID-Nummer des Empfängers nicht bei jeder Rechnung Pflicht. Pflicht wird sie nur, wenn der Rechnungsbetrag 10.000 EUR brutto übersteigt und es sich um einen B2B-Umsatz zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen handelt (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994). Fehlt sie in diesem Fall, gilt die Rechnung als formal mangelhaft, das kann den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährden. Unterhalb dieser Grenze reicht deine eigene UID-Nummer.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Für Rechnungen bis 400 EUR brutto gelten vereinfachte Regeln (§ 11 Abs. 6 UStG 1994): Du brauchst weder Name und Anschrift des Empfängers noch dessen UID-Nummer, keine fortlaufende Rechnungsnummer und keine getrennte Ausweisung von Netto- und Steuerbetrag — der Bruttobetrag plus Steuersatz reicht aus. Seit 1.1.2025 gilt diese Vereinfachung zusätzlich für Kleinunternehmer, auch wenn ihre umsatzsteuerbefreite Rechnung über 400 EUR liegt.

Was gilt für Kleinunternehmer auf der Rechnung?

Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, musst du auf der Rechnung auf die Steuerbefreiung hinweisen — die genaue gesetzliche Bestimmung musst du nicht anführen. Vergisst du diesen Hinweis, schuldest du dem Finanzamt den Steuerbetrag, ohne selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt zu sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR brutto profitierst du zusätzlich von der oben beschriebenen Vereinfachung, die seit 1.1.2025 auch für umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer-Rechnungen gilt. Passende Formulierungen und alle Details zur 55.000-EUR-Grenze findest du in unserem Ratgeber Umsatzsteuerbefreit als Kleinunternehmer.

Kostenlose Musterrechnung: Word-Vorlage downloaden

Beide Vorlagen enthalten bereits alle 9 Pflichtangaben und lassen sich direkt in Word bearbeiten:

Musterrechnung 01 (.docx) herunterladen

Musterrechnung 02 (.docx) herunterladen

Tipp: Noch mehr kostenlose Vorlagen — als Word, Excel und PDF — findest du in unserem Ratgeber: Rechnung schreiben (mit Vorlagen-Download). Alle Vorlagen und Muster für österreichische Unternehmen findest du in unserem Vorlagen-Hub.

Bist du Freiberufler oder Freiberuflerin? Eine spezialisierte Vorlage mit Honorarnote-Hinweisen und Kleinunternehmer-Variante findest du in unserer Musterrechnung für Freiberufler.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Fehlt eine Pflichtangabe, gilt die Rechnung als formal mangelhaft. Das größte Risiko trägt dabei der Empfänger: Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug verweigern, bis die Rechnung korrigiert ist. Als Rechnungssteller drohen dir Rückfragen bei einer Betriebsprüfung — und im schlimmsten Fall eine verspätete Zahlung, weil der Kunde die Rechnung zurückweist.

Kommt eine E-Rechnungspflicht für Österreich?

Für B2B-Umsätze innerhalb Österreichs gibt es aktuell (Stand 2026) noch keine allgemeine E-Rechnungspflicht. Nur im B2G-Bereich, also bei Rechnungen an den Bund, ist die elektronische Rechnung bereits seit 2014 verpflichtend. Die EU-Richtlinie ViDA sieht eine verpflichtende E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab 1. Juli 2030 vor, eine nationale B2B-Pflicht hat Österreich bisher aber nicht terminisiert. Bis dahin bleibt die klassische PDF- oder Papierrechnung mit den 9 Pflichtangaben gültig.

Häufig gestellte Fragen zur Musterrechnung

Ist die Musterrechnung rechtlich gültig für Österreich?

Ja, die Vorlagen enthalten alle 9 Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994. Du musst nur deine eigenen Unternehmensdaten und die UID-Nummer ergänzen, dann sind alle Pflichtangaben vollständig.

Brauche ich immer die UID-Nummer meines Kunden?

Nein. Die UID-Nummer des Empfängers ist nur bei Rechnungsbeträgen über 10.000 EUR brutto zwischen zwei inländischen Unternehmen Pflicht (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG). Darunter reicht deine eigene UID-Nummer als Rechnungssteller.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Rechnung bis 400 EUR brutto, für die vereinfachte Angaben ausreichen: kein Empfängername, keine UID des Empfängers, keine fortlaufende Nummer, kein getrennt ausgewiesener Netto-/Steuerbetrag (§ 11 Abs. 6 UStG).

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

Ja, die fortlaufende Rechnungsnummer bleibt auch für Kleinunternehmer Pflicht — unabhängig von der Umsatzsteuerbefreiung.

Muss ich BIC und IBAN auf der Rechnung angeben?

Gesetzlich ist die Bankverbindung keine Pflichtangabe nach § 11 UStG, in der Praxis aber üblich, damit der Kunde zahlen kann. Ein BIC ist dafür seit der SEPA-Umstellung nicht mehr nötig — die IBAN allein genügt für Überweisungen innerhalb des EWR.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe auf meiner Rechnung fehlt?

Die Rechnung gilt als formal mangelhaft. Beim Empfänger kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern, bis die Rechnung korrigiert ist. Als Rechnungssteller riskierst du Rückfragen bei einer Betriebsprüfung.

Kann ich die Musterrechnung in Excel statt Word bearbeiten?

Die beiden Downloads hier sind Word-Vorlagen (.docx). Eine Excel-Vorlage sowie weitere Formate findest du in unserem Ratgeber Rechnung schreiben.

Muss ich in Österreich schon elektronisch fakturieren?

Nur im B2G-Bereich (Rechnungen an Bundesbehörden) ist die E-Rechnung bereits Pflicht. Für B2B- und B2C-Rechnungen ist PDF oder Papier weiterhin zulässig — eine allgemeine Pflicht kommt EU-weit frühestens ab Juli 2030.

Stand: 12.08.2026. Quellen: RIS (§ 11 UStG 1994), USP.gv.at, BMF Findok. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.