In diesem Artikel liest du, wie du eine Honorarnote Österreich konform schreibst bzw. stellst. Das sind die wichtigsten Dinge, die du beachten solltest:
Was ist eine Honorarnote und wie stelle ich eine Honorarnote Österreich konform aus?
Eine Honorarnote ist eine Art Beleg, den überwiegend freiberuflich Tätige (z. B. ÄrztInnen, PsychotherapeutInnen, PhysiotherapeutInnen, FitnesstrainerInnen, ArchitektInnen oder RechtsanwältInnen sowie SteuerberaterInnen) stellen, um ihre Leistungen bzw. Dienstleistungen abzurechnen.
Gesetzliche Regelungen bei Honorarnoten
Leider gibt es keine klaren, im Gesetz verankerten, Richtlinien in Bezug auf die Ausstellung von Honorarnoten. Im Prinzip läuft es aber immer gleich ab: Du stellst eine Honorarnote für jene Leistungen aus, die du abrechnen willst. Wurde die Leistung für ein Unternehmen erbracht, so musst du deine Leistung innerhalb von sechs Monaten verrechnen. Wenn es sich beim Leistungsempfänger allerdings um eine Privatperson handelt, gibt es keine maximale Abrechnungsfrist.
Unser Tipp: Kennzeichne die Leistung auf deinen Honorarnoten genau. Gerade bei späteren Abrechnungen und unterschiedlichen Aufgaben erspart dir das viel Mühe. So musst du nämlich nicht viel überlegen, was genau deine Leistung war.
Was sind die Unterschiede zwischen einer Honorarnote und einer Rechnung?
In Österreich beziehen sich die Begriffe “Honorarnote” und “Rechnung” im Wesentlichen auf dieselbe Art von Dokument, das zur Zahlungsaufforderung für Dienstleistungen oder Waren verwendet wird. Die Verwendung dieser Begriffe variiert jedoch je nach Beruf. Typischerweise wird der Begriff “Honorarnote” von Freiberuflern und selbstständigen Fachleuten bevorzugt, während “Rechnung” häufig von Geschäftsinhabern oder Personen, die in kommerziellen Aktivitäten involviert sind, verwendet wird. Trotz dieser Unterscheidung in der Terminologie ist es wichtig zu beachten, dass beide Arten von Dokumenten den gleichen rechtlichen Anforderungen unterliegen und denselben formellen Standards entsprechen müssen.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht den erforderlichen Vorschriften entspricht?
Wenn eine Rechnung nicht den erforderlichen Vorschriften entspricht, können verschiedene Konsequenzen eintreten. Es kann eine Ablehnung des gesamten Rechnungsbetrags während einer Prüfung geben, oder die Möglichkeit, Vorsteuer geltend zu machen, könnte verweigert werden. Auch eine teilweise Anerkennung der Rechnung ist möglich. Diese Szenarien können zu erheblichen Nachzahlungen führen, insbesondere bei größeren Summen.
Wann müssen Einnahmen aus Honorarnoten versteuert werden?
Ganz klar: Wie bei jeder Einkommenssteuererklärung auch, musst du die in den Honorarnoten angegebenen Einnahmen jeweils am Ende des Jahres versteuern.
Welche zusätzlichen Informationen sind für eine Honorarnote mit einem Rechnungsbetrag über 10.000 EUR erforderlich, einschließlich der Erwähnung von Transaktionen in Fremdwährung?
Natürlich sind bei einer Honorarnote, bei der der Rechnungsbetrag 10.000 EUR inklusive Mehrwertsteuer übersteigt, zusätzliche spezifische Informationen erforderlich. Zunächst ist es obligatorisch, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Leistungsempfängers anzugeben. Weiterhin muss, falls die Honorarnote Transaktionen in einer Fremdwährung beinhaltet, der Steuerbetrag in Euro angegeben werden. Es könnte auch notwendig sein, die verwendete Methode der Währungsumrechnung anzugeben, falls zutreffend. Zusätzlich sollten ausgestellte Gutschriften auf dem Dokument eindeutig als solche gekennzeichnet sein. Abschließend sollte beachtet werden, dass in Honorarnoten deklarierte Einkünfte in der jährlichen Einkommensteuererklärung gemeldet und besteuert werden müssen.
So baust du eine Honorarnote Österreich konform auf
Folgende Daten bzw. Merkmale dürfen dabei auf keiner deiner Rechnungen bzw. Honorarnoten fehlen.
Angaben auf Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro:
- Name & Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers
- Bezeichnung der erfolgten Leistung
- Tag der Leistung oder Zeitraum, über den die Leistung erfolgt ist
- Rechnungsbetrag für die erbrachte Leistung bzw. Lieferung
- Anzuwendender Steuersatz*
- Ausstellungsdatum
*Beträgt der Gesamtumsatz deines Unternehmens in einem Jahr nicht mehr als 30.000 Euro netto, bist du (laut Paragraf § 6 Abs. 1 Z 27 UStG) von der Umsatzsteuer befreit. Eben dies wird durch die Kleinunternehmerregelung festgelegt. In diesem Fall musst du auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen, tust du dies nicht, schuldest du dem Finanzamt den Steuerbetrag, ohne die Vorsteuer abziehen zu dürfen. Im Normalfall reicht ein Hinweis wie „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“.
Rechnungen über 400 Euro müssen darüber hinaus diese Merkmale beinhalten:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer / Honorarnotennummer
- Entgelt ohne USt.
- der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag;
- im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt)
- UID des liefernden bzw. leistenden Unternehmers)
Wenn du Fragen oder Anregungen bezüglich der Erstellung von Honorarnoten oder einem ähnlichen Thema hast, dann hinterlasse einfach einen Kommentar unter diesem Beitrag. Ich werde dir schnellstmöglich antworten.
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