Rechnung Aufbewahrungspflicht: Das müssen Sie darüber wissen!

Rechnung aufbewahrungspflicht

Sie haben eine Rechnung gestellt oder erhalten und wollen nun wissen, wie lange Sie diese aufbewahren müssen? Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen und Co.? Wie lange sitzt Ihnen der Fiskus im Nacken? Damit Sie keine Fristen übersehen, haben wir folgenden Beitrag für Sie verfasst.

Die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen und Co.

  • Wann verjährt die Aufbewahrungspflicht einer Rechnung?
  • Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
  • Was tun, wenn die Frist abgelaufen ist?
  • Was passiert bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht?
  • Wann verjährt eine Rechnung generell?

Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

In Österreich gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.) eine Aufbewahrungspflicht. Wie bei allen vorhin erwähnten Unterlagen und Aufzeichnungen beträgt die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen sieben Jahre. Der Fristlauf startet mit Ende des Kalenderjahres, in der die Zahlung erfolgt ist, die Verbuchung stattfand bzw. auf das sich der Beleg bezieht.

Innerhalb dieser Aufbewahrungsfrist ist es empfehlenswert, Umsätze, Gewinne etc. genauestens aufschlüsseln und jederzeit zugänglich aufzubewahren. Man weiß ja nie, wann der Steuerprüfer bei einem anklopft.

Beispiel: Eine mit 3. Jänner 2013 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31. Dezember 2020 aufbewahrt werden. Erst am 1. Jänner 2021 darf man die betreffenden Buchhaltungsunterlagen von 2013 samt den zugehörigen Belegen ausscheiden.

In welcher Form müssen Belege und Rechnungen aufbewahrt werden?

Belege können entweder in Papierform oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte oder per Rechnungsprogramm), also elektronisch gespeicherter Form, aufbewahrt werden.

Was tun, wenn die Frist abgelaufen ist?

Wie bereits erwähnt, dürfen, sofern kein gerichtliches Verfahren gegen das Unternehmen vorliegt, nach Verjährung der Frist (ab dem 8. zurückliegenden Jahr) die Bücher aussortiert werden.

Was passiert bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht?

Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis gemäß § 184 BAO ergeben.

Auszug aus der Bundesabgabenordnung (BAO)

 

  • „Soweit die Abgabenbehörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie diese zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind.
  • Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Abgabepflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder weitere Auskunft über Umstände verweigert, die für die Ermittlung der Grundlagen (Abs. 1) wesentlich sind.
  • Zu schätzen ist ferner, wenn der Abgabepflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Abgabenvorschriften zu führen hat, nicht vorlegt oder wenn die Bücher oder Aufzeichnungen sachlich unrichtig sind oder solche formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, die sachliche Richtigkeit der Bücher oder Aufzeichnungen in Zweifel zu ziehen.“

Wann verjährt eine Rechnung generell?

Bei Rechnungen gilt eine Frist von 3 Jahren nach der Rechnungserstellung. Allerdings erlischt nicht das Recht auf die Begleichung der offenen Rechnung, sondern nur das Recht auf die gerichtliche Klagbarkeit! Falls eine Rechnung beispielsweise nach 4 Jahren überwiesen wird, kann das Geld nicht zurückgefordert werden. Mehr dazu hier.

Wann verjähren Rechnungen?

BeispielVerjährung
Rechnungen3 Jahre
Schadensersatzansprüche3 Jahre
Entgeldforderungen Freier Berufe3 Jahre
Finanzielle Ansprüche aus einem Arbeitsvertrag3 Jahre
Miet- und Pachtzinsen3 Jahre
Ansprüche eines Gesellschafters auf Gewinnanteile30 Jahre
Ansprüche auf Rückzahlung eines Darlehens30 Jahre
Ansprüche aus einem rechtskräftigen Urteil30 Jahre
Forderungen aus einem bestätigtem Konkurs30 Jahre
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Der Salzburger Dominik Stelzig lebt inzwischen in Wien, ist Buchautor sowie Werbetexter und Creative Director. Für das everbill Marketing ist ihm eines klar: Egal ob digital oder handgeschrieben – Worte machen nur Sinn, wenn Taten folgen.

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