Rechnung Aufbewahrungspflicht 2026: 7 Jahre | Österreich

In Österreich musst du Rechnungen und andere Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre lang aufbewahren (§ 132 BAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder verbucht wurde. Bei Unterlagen zu Grundstücken gilt eine verlängerte Frist von 22 Jahren.

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen — Belege, Geschäftspapiere, Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben — gilt in Österreich eine einheitliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren (§ 132 BAO). Das gilt für Ausgangsrechnungen genauso wie für Eingangsrechnungen, unabhängig davon, ob du Einzelunternehmer, EPU oder GmbH bist.

Die Frist läuft nicht ab dem Rechnungsdatum, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgt, die Verbuchung stattgefunden hat bzw. auf das sich der Beleg bezieht.

Beispiel: Erhältst du 2026 eine Rechnung, läuft die 7-Jahres-Frist ab 31.12.2026 — die Rechnung muss also bis 31.12.2033 aufbewahrt werden. Ab dem 1. Jänner 2034 darfst du sie aussortieren.

Innerhalb der Frist solltest du Belege, Umsätze und Ausgaben lückenlos und jederzeit zugänglich aufbewahren — bei einer Betriebsprüfung musst du sie ohne Verzögerung vorlegen können.

Sonderfall: Rechnungen zu Grundstücken — 22 Jahre

Betreffen Belege ein Grundstück — etwa Kaufrechnungen, Baukosten, Sanierungen oder Mietverträge mit Vorsteuerabzug — verlängert sich die Aufbewahrungspflicht auf 22 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG). Hintergrund ist die 20-jährige Berichtigungsfrist für den Vorsteuerabzug bei Immobilien: Solange eine Korrektur des Vorsteuerabzugs theoretisch möglich ist, musst du die zugehörigen Unterlagen nachweisen können.

Betroffen sind insbesondere:

• Rechnungen zum Grundstückskauf
• Herstellungs- und Sanierungskosten am Gebäude
• Mietverträge und Betriebskostenabrechnungen bei vermieteten Objekten
• Alle Belege mit Vorsteuerabzug auf Gebäude-Investitionen

Eine ausführliche Aufschlüsselung aller Fristen findest du im Artikel zu den BAO-Aufbewahrungspflichten.

Papier oder digital: Wie musst du Rechnungen aufbewahren?

Beide Formate sind zulässig (§ 132 Abs. 2 BAO): Papier oder elektronisch, etwa über ein Rechnungsprogramm. Für digitale Belege gelten drei Bedingungen über die gesamte Aufbewahrungsdauer:

1. Lesbar — das Format muss auch nach 7 (bzw. 22) Jahren noch darstellbar sein, PDF/A ist dafür der anerkannte Standard
2. Unveränderbar — keine nachträgliche Bearbeitung möglich
3. Durchsuchbar — bei digital geführter Buchhaltung

Papier-Originale darfst du nach dem Scannen vernichten, wenn diese drei Bedingungen erfüllt sind. Ausnahme: Urkunden mit Original-Unterschrift, etwa Verträge oder Jahresabschlüsse mit Stempel, solltest du im Original behalten.

Was passiert, wenn du die Aufbewahrungspflicht nicht einhältst?

Fehlen Bücher, Aufzeichnungen oder Belege, kann das Finanzamt deine Besteuerungsgrundlagen schätzen — meist zu deinen Ungunsten. Rechtsgrundlage dafür ist § 184 BAO:

• „Soweit die Abgabenbehörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie diese zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind.
• Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Abgabepflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder weitere Auskunft über Umstände verweigert, die für die Ermittlung der Grundlagen wesentlich sind.
• Zu schätzen ist ferner, wenn der Abgabepflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Abgabenvorschriften zu führen hat, nicht vorlegt oder wenn die Bücher oder Aufzeichnungen sachlich unrichtig sind oder solche formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, die sachliche Richtigkeit der Bücher oder Aufzeichnungen in Zweifel zu ziehen.“

Läuft zusätzlich ein Finanzstrafverfahren oder ist ein Rechtsmittel gegen einen Bescheid offen, verlängert sich deine Aufbewahrungspflicht automatisch bis zum Abschluss des Verfahrens — auch über die 7 Jahre hinaus.

Wann verjährt eine Rechnung?

Aufbewahrungspflicht und Verjährung sind zwei verschiedene Dinge: Die Aufbewahrungspflicht regelt, wie lange du Belege vorhalten musst. Die Verjährung regelt, wie lange eine Forderung gerichtlich durchsetzbar ist.

Für Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von 3 Jahren ab Fälligkeit. Danach erlischt zwar nicht der Anspruch auf Zahlung, aber das Recht, ihn gerichtlich einzuklagen. Zahlt ein Kunde beispielsweise nach 4 Jahren doch noch, darfst du das Geld behalten — nur einklagen könntest du es nicht mehr. Mehr dazu im Artikel zur Rechnungsverjährung.

Anspruch	Verjährungsfrist
Rechnungen (allgemein)	3 Jahre
Schadenersatzansprüche	3 Jahre
Entgeltforderungen freier Berufe	3 Jahre
Finanzielle Ansprüche aus einem Arbeitsvertrag	3 Jahre
Miet- und Pachtzinsen	3 Jahre
Ansprüche eines Gesellschafters auf Gewinnanteile	30 Jahre
Ansprüche auf Rückzahlung eines Darlehens	30 Jahre
Ansprüche aus einem rechtskräftigen Urteil	30 Jahre
Forderungen aus einem bestätigten Konkurs	30 Jahre

Häufige Fragen zur Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen

Wie lange muss ich Rechnungen in Österreich aufbewahren?

Grundsätzlich 7 Jahre (§ 132 BAO), gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung bzw. Verbuchung. Bei Unterlagen zu Grundstücken sind es 22 Jahre.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Privatrechnungen?

Als Unternehmer oder EPU ja — jede ausgestellte oder erhaltene Rechnung mit steuerlicher Relevanz fällt unter die 7-Jahres-Pflicht. Reine Privatpersonen ohne unternehmerische Tätigkeit unterliegen keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, sollten Rechnungen für Garantie- und Gewährleistungsfälle aber trotzdem aufheben.

Muss ich Rechnungen im Original aufbewahren oder reicht eine Kopie?

Ein Scan reicht, wenn er lesbar, unveränderbar und durchsuchbar archiviert ist. Ausnahme: Urkunden mit Original-Unterschrift, etwa Verträge, solltest du im Original behalten.

Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungsfrist nicht einhalte?

Kann das Finanzamt deine Buchhaltung wegen fehlender Belege nicht prüfen, darf es die Besteuerungsgrundlagen gemäß § 184 BAO schätzen — in der Praxis meist zu deinen Ungunsten.

Wie lange muss ich Eingangsrechnungen von Lieferanten aufbewahren?

Genauso 7 Jahre wie eigene Ausgangsrechnungen — die Frist unterscheidet nicht zwischen Eingangs- und Ausgangsbelegen.

Darf ich Rechnungen nach 7 Jahren sofort löschen?

Erst wenn kein Finanzstrafverfahren und kein offenes Rechtsmittel läuft — sonst verlängert sich die Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss des Verfahrens.

Weiterführende Artikel

• Vorbereitende Buchhaltung
• Rechnungsprogramm für Freiberufler
• Private Rechnungen schreiben: Was ist erlaubt?
• Einzelunternehmer Haftung: Risiken & Schutz

Stand: Juli 2026. Quellen: BAO, UStG, WKO.