Wenn du internationale Geschäftspartner hast, Kund*innen im Ausland oder ein englischsprachiges Business führst, musst du wahrscheinlich (auch) Rechnungen auf Englisch schreiben. Wie machst du das am besten? Was gibt es dabei zu beachten und wie kannst du die Rechnung formulieren? Das erfährst du hier!
Rechnung auf Englisch schreiben – Allgemeines
Wenn du eine Rechnung auf Englisch schreibst, verfasse diese immer auch auf Deutsch, damit du sie beim Finanzamt vorlegen kannst. Am besten wäre, du erstellst eine zweiseitige Rechnung.
Für Rechnungen auf Englisch gibt es wie bei Rechnungen auf Deutsch einige verpflichtende Angaben:
- Informationen zu Rechnungsempfänger und -steller: die Daten deines Unternehmens (personal information) sowie der Firmenname und die Adresse des Unternehmens, dem du die Rechnung stellst bzw. Name und Adresse des*der Privatkund*in (costumer information)
- deine Steuernummer und UID-Nummer sowie die des*der Kund*in (VAT-ID) – dies fällt bei Privatkund*innen natürlich weg.
- Rechnungsnummer (invoice number) und Rechnungsdatum (invoice date)
- Leistungszeitraum bzw. Lieferdatum (delivery date)
- Produktbeschreibung (product description), Produktpreis (product price – setzt sich aus Bruttobetrag + Umsatzsteuer zusammen) und Menge (amount)
Auf dieser Seite findest du weitere Tipps und auch Infos zu Angeboten auf Englisch.
Rechnung auf Englisch schreiben – Formulierungsbeispiele
| Im Anhang erhalten Sie die Rechnung für… | Please find attached our invoice for… |
| Für meine geleisteten Dienste erlaube ich mir, den folgenden Betrag in Rechnung zu stellen. | For my services I kindly request the following payment. |
| Gemäß unserer geschäftlichen Richtlinien rechnen wir ausschließlich in Euro ab. | It’s our company’s policy to invoice in euros only. |
| Die Zahlung ist innerhalb von 20 Tagen zu tätigen. | Payment is due within 20 days. |
| Der Gesamtbetrag beläuft sich auf… | The total amount due is… |
| Danke für Ihren Auftrag. | Thank you for your order. |
| Wir freuen uns darauf, wieder mit Ihnen zu arbeiten. | We look forward to doing business with you again. |
Zahlungserinnerung (payment reminder) – Formulierungsbeispiele
| Hiermit möchten wir Sie daran erinnern, dass die oben genannte Rechnung noch nicht beglichen wurde. | We would like to remind you that the above invoice is still unpaid. |
| Wir erlauben uns, Sie daran zu erinnern, dass Ihre Zahlung seit einem Monat überfällig ist. | May we remind you that your payment is overdue for one month. |
| Wir würden es wertschätzen, wenn Sie Ihre Rechnung innerhalb der nächsten Tage begleichen würden. | We would appreciate if you cleared your account within the next few days. |
| Sollten Sie den Betrag bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. | If you have sent your payment already, please disregard this letter. |
Umsatzsteuerregelung + Reverse-Charge-Verfahren
Ob und wieviel Umsatzsteuer du auf der Rechnung ausweisen musst, hängt davon ab, in welchem Land sich dein*e Geschäftspartner*in bzw. Kund*in befindet.
Innerhalb der EU kommt zwischen zwei Unternehmen, die sich nicht im selben Land befinden, das Reverse-Charge-Verfahren zur Geltung. Das bedeutet, dass die Rechnung umsatzsteuerfrei ist, da der*die Rechnungsempfänger*in die Umsatzsteuer selbst abführen muss. Voraussetzung ist, dass beide Unternehmen eine UID-Nummer vorweisen können. Du musst bei einer solchen Rechnung angeben, dass du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest. Ein Beispielsatz dafür: According to the reverse charge system, tax liability transfers to the recipient of the services.
Wenn du Kleinunternehmer*in bist, musst du, wie im Inland, keine Umsatzsteuer verrechnen.
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