Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 2026: Selbst machen | Anleitung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stellt alle Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber, um am Jahresende den Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Sie ist die einfachste der drei Gewinnermittlungsarten in Österreich — neben der Pauschalierung und der doppelten Buchführung — und für die meisten EPU, Freiberufler und Kleinunternehmer die richtige Wahl. Wer sie machen darf, was als Betriebseinnahme oder -ausgabe zählt, welche Aufzeichnungen nötig sind und wie du sie Schritt für Schritt selbst erledigst, erfährst du hier.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Mindestens einmal pro Geschäftsjahr wird der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens ermittelt — für die Steuererklärung, aber auch um die finanzielle Lage einschätzen zu können. Dafür stehen in Österreich drei Methoden zur Verfügung: die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die Pauschalierung und die doppelte Buchführung (Betriebsvermögensvergleich). Welche Methode gilt, richtet sich vor allem nach Umsatz und Rechtsform.

Bei der E/A-Rechnung werden Einnahmen und Ausgaben nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip erfasst: Ein Geschäftsfall zählt zu dem Zeitpunkt, an dem das Geld tatsächlich bar oder über ein Bankkonto zu- oder abfließt — nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Die gesetzliche Grundlage bilden § 4 Abs. 3 EStG und die Bundesabgabenordnung.

Wer darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?

Jedes Unternehmen, das nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist oder diese freiwillig führt, darf die E/A-Rechnung nutzen. Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Kapitalgesellschaften sowie Personengesellschaften ohne natürliche Person als Haftende. Für alle anderen gilt die Umsatzgrenze aus § 189 UGB:

Umsatz	Konsequenz
Unter 700.000 EUR	E/A-Rechnung weiterhin möglich
Über 700.000 EUR in 2 aufeinanderfolgenden Jahren	Buchführungspflicht ab dem zweitfolgenden Kalenderjahr
Über 1.000.000 EUR in einem Jahr	Buchführungspflicht bereits im Folgejahr

Land- und Forstwirte sowie freie Berufe (z. B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater) sind von der Buchführungspflicht generell ausgenommen — sie dürfen unabhängig vom Umsatz die E/A-Rechnung nutzen.

Was zählt zu Betriebseinnahmen und -ausgaben?

Betriebseinnahmen	Betriebsausgaben
Erlöse aus Waren- oder Dienstleistungsverkauf	Wareneinkauf
Erlöse aus Verkauf/Vermietung von Anlagevermögen	Miet- und Energiekosten
Provisionseinnahmen	Personalkosten und Sozialversicherung
Erhaltene Anzahlungen	Reisekosten
Versicherungsleistungen (Schadenersatz)	Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Betrieblich veranlasste Abfindungen	Honorare für Steuerberater oder Anwalt

Was im Detail dazugehört, hängt stark von Branche und Unternehmen ab — die Tabelle zeigt die häufigsten Fälle. Betriebsausgaben schmälern deinen Gewinn und damit die Bemessungsgrundlage der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selber machen: Schritt für Schritt

Als EPU, Freiberufler oder Kleinunternehmer unter 700.000 EUR Jahresumsatz kannst du deine E/A-Rechnung vollständig selbst erledigen — ein Steuerberater ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. So gehst du vor:

1. Laufend erfassen: Jede Einnahme und Ausgabe zeitnah, vollständig und chronologisch im Einnahmen-Ausgaben-Journal eintragen — nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip, nicht nach Rechnungsdatum.
2. Belege ordnen: Zu jedem Eintrag den passenden Beleg zuordnen und systematisch aufbewahren (7 Jahre Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO).
3. Pflichtaufzeichnungen führen: Je nach Tätigkeit zusätzlich Wareneingangsbuch, Anlageverzeichnis und ggf. Lohnkonten (siehe unten).
4. Registrierkasse prüfen: Überschreitest du 15.000 EUR Gesamtumsatz und 7.500 EUR Barumsatz, brauchst du eine RKSV-konforme Registrierkasse.
5. Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) einreichen: Über FinanzOnline (Eingaben → Erklärungen → Formular U30), quartalsweise bis 100.000 EUR Vorjahresumsatz, darüber monatlich. Frist: 15. des zweitfolgenden Monats.
6. Einkommensteuererklärung abgeben: Am Jahresende die Beilage E1a zur E1 über FinanzOnline einreichen, Frist 30.06. des Folgejahres.

Wichtig zur Klarstellung: Keine Software übermittelt deine UVA automatisch „auf Knopfdruck“ an FinanzOnline — die Einreichung machst du immer selbst im Portal oder dein Steuerberater übernimmt sie. Eine Software wie everbill liefert dir dafür die saubere Grundlage: Belege erfassen, Einnahmen und Ausgaben nach den österreichischen Steuersätzen (20 %, 10 %, 13 %) kategorisieren und die Daten per BMD/RZL-Export für den Steuerberater aufbereiten.

Welche Aufzeichnungen brauchst du für die E/A-Rechnung?

Aufzeichnung	Wann nötig
Einnahmen-Ausgaben-Journal	Immer — Bar- und Kontobewegungen chronologisch
Wareneingangsbuch	Bei Wareneinkauf zur Verarbeitung oder zum Verkauf
Anlageverzeichnis	Bei Anlagegütern (AfA über die Nutzungsdauer)
RKSV-Registrierkasse	Ab 15.000 EUR Gesamtumsatz und 7.500 EUR Barumsatz
Lohnkonten	Bei angestellten Mitarbeiter:innen
Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen	Außer bei Kleinunternehmerregelung

Fristen im Überblick

Pflicht	Frist
SVS-Anmeldung als Selbständige:r	Binnen 1 Monat nach Tätigkeitsbeginn (SVS-Portal)
UVA (bis 100.000 EUR Vorjahresumsatz)	Quartalsweise, 15. des zweitfolgenden Monats
UVA (über 100.000 EUR Vorjahresumsatz)	Monatlich, 15. des zweitfolgenden Monats
Einkommensteuererklärung (E1 + E1a)	30.06. des Folgejahres

Details zur UVA-Frist findest du auf USP.gv.at.

Hilfe bei deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Für die meisten EPU ist die E/A-Rechnung gut selbst machbar: laufende Buchungen, Belegerfassung, RKSV-Konformität und die UVA in FinanzOnline. Sinnvoll ist ein Steuerberater trotzdem bei der Einkommensteuererklärung (E1a), beim Investitionsfreibetrag oder bei komplexeren AfA-Fragen. Viele Einzelunternehmer führen ihre Buchhaltung auch ganz ohne Steuerberater — mit der passenden Software ist das gut umsetzbar. Einen Vergleich geeigneter Programme findest du unter E/A-Rechnung Software im Vergleich.

Alle wichtigen Themen rund um Buchhaltung und Steuern für österreichische Unternehmen findest du in unserem Ratgeber Buchhaltung & Steuern in Österreich.

Häufige Fragen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Kann ich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selber machen?

Ja. Als EPU, Freiberufler oder Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz unter 700.000 EUR darfst du deine E/A-Rechnung vollständig selbst erstellen. Du erfasst Einnahmen und Ausgaben laufend nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip, ordnest Belege zu, reichst die UVA selbst über FinanzOnline ein und gibst am Jahresende die Beilage E1a ab.

Was ist der Unterschied zur doppelten Buchführung?

Die E/A-Rechnung erfasst Zahlungsflüsse (Zufluss-Abfluss-Prinzip) und ist einfacher. Die doppelte Buchführung bildet zusätzlich Forderungen, Verbindlichkeiten und Bestände ab und ist ab 700.000 bzw. 1.000.000 EUR Jahresumsatz verpflichtend.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Überschreitest du 700.000 EUR in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, wirst du ab dem zweitfolgenden Kalenderjahr buchführungspflichtig. Bei über 1.000.000 EUR in einem einzigen Jahr greift die Pflicht bereits im Folgejahr.

Brauche ich für die E/A-Rechnung eine Registrierkasse?

Nur wenn du sowohl 15.000 EUR Gesamtumsatz als auch 7.500 EUR Barumsatz überschreitest (RKSV-Doppelschwelle). Darunter reicht die normale Belegerfassung.

Wie und wann reiche ich die Umsatzsteuervoranmeldung ein?

Über FinanzOnline (Eingaben → Erklärungen → Formular U30), bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Bis 100.000 EUR Vorjahresumsatz quartalsweise, darüber monatlich.

Brauche ich für die E/A-Rechnung einen Steuerberater?

Gesetzlich nicht vorgeschrieben, solange dein Jahresumsatz unter 700.000 EUR liegt. Laufende Buchungen und die UVA kannst du selbst übernehmen; bei der Einkommensteuererklärung (E1a) und komplexeren AfA-Fragen ist ein Steuerberater trotzdem sinnvoll.

Weiterführende Artikel:

• E/A-Rechnung Software im Vergleich
• Die Pauschalierung als Gewinnermittlung
• Buchhaltung ohne Steuerberater
• Eingangsrechnungen verwalten

Stand: Juli 2026. Quellen: EStG, BAO, WKO, USP.