Rechnungsvorlagen & Muster: Gratis Downloads für Österreich

Musterrechnungen, Angebotsvorlagen, Honorarnoten und Geschäftsbriefe — alle Vorlagen kostenlos zum Download. Jede Vorlage enthält die Pflichtangaben nach § 11 UStG und ist geprüft für österreichische Unternehmen. Von der Kleinbetragsrechnung bis zur Reverse-Charge-Rechnung: Die richtige Vorlage für jede Situation.

everbill Redaktion · Letzte Aktualisierung: April 2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung. Gilt für Österreich. Quellen: BMF, WKO, RIS.

Wichtige Begriffe

Pflichtangaben Rechnung: Name, Anschrift, UID-Nr., fortlaufende Nr., Leistungsbeschreibung, Netto/USt/Brutto (§ 11 UStG)
Kleinbetragsrechnung: Vereinfachte Rechnung bis 400 EUR brutto (ab 2025)
Reverse Charge: Umkehr der Steuerschuldnerschaft bei innergemeinschaftlichen Leistungen
Rechnungslegung: Gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen (§ 11 UStG)

Vorlagen

Honorarnote Österreich 2026: Pflichtangaben & Vorlage

Die Honorarnote ist die Rechnung für Freiberufler in Österreich. Mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG und kostenloser Vorlage zum Download.

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Die wichtigsten österreichischen Zahlen 2026 für Selbstständige & KMU

Alle zentralen Steuern, Grenzen, Pauschalen und Fristen für 2026 auf einen Blick — mit Rechtsgrundlage und offizieller Quelle. Stand: 15.04.2026.

Steuern & Abgaben

Position	Wert 2026	Gültig seit	Rechtsgrundlage
Körperschaftsteuer (GmbH/AG) auf den Gewinn	23 %	1.1.2024	§ 22 KStG
Einkommensteuer Tarifstufen (Grenzsteuersätze) 7 Stufen, Grenzen inflationsangepasst für 2026 (siehe Detail-Tabelle unten)	0 / 20 / 30 / 40 / 48 / 50 / 55 %	1.1.2026	§ 33 EStG
Umsatzsteuer Normalsatz Standard für die meisten Waren und Dienstleistungen	20 %	laufend	§ 10 Abs 1 UStG
Umsatzsteuer ermäßigt 10 %: Lebensmittel, Bücher, Vermietung Wohnraum; 13 %: Kulturveranstaltungen, lebende Pflanzen, Ab-Hof-Wein	10 % / 13 %	laufend	§ 10 Abs 2 u. 3 UStG

Grenzen & Schwellenwerte

Position	Wert 2026	Gültig seit	Rechtsgrundlage
Kleinunternehmergrenze Bruttoumsatz pro Jahr; Toleranz bis 60.500 EUR einmalig möglich	55.000 EUR	1.1.2025	§ 6 Abs 1 Z 27 UStG
Bilanzierungspflicht (Einzelunternehmen/Personengesellschaft) Umsatz in 2 aufeinanderfolgenden Jahren überschritten; GmbH/AG immer bilanzierungspflichtig	700.000 EUR	laufend	§ 189 UGB
UVA monatlich statt quartalsweise Vorjahresumsatz; darunter: quartalsweise UVA möglich	100.000 EUR	laufend	§ 21 Abs 2 UStG
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Netto; sofort absetzbar statt Abschreibung	1.000 EUR	1.1.2023	§ 13 EStG
Registrierkassenpflicht (Doppelschwelle) Gesamtumsatz 15.000 EUR UND Barumsatz 7.500 EUR pro Jahr — beide Grenzen müssen überschritten sein	15.000 / 7.500 EUR	laufend	§ 131b BAO

SVS / Sozialversicherung

Position	Wert 2026	Gültig seit	Rechtsgrundlage
SVS Mindestbeitragsgrundlage = 6.613,20 EUR pro Jahr	551,10 EUR / Monat	1.1.2026	§ 25 GSVG
SVS Pensionsversicherung der Beitragsgrundlage	18,50 %	laufend	§ 27 GSVG
SVS Krankenversicherung der Beitragsgrundlage	6,80 %	laufend	§ 27 GSVG
SVS Neugründer-Regelung Fixe Mindestbeiträge ohne Nachbemessung; Pensionsbeitrag vorläufig auf Mindestbeitragsgrundlage	Jahre 1-2	laufend	§ 27d GSVG

Absetzbare Kosten & Pauschalen

Position	Wert 2026	Gültig seit	Rechtsgrundlage
Kilometergeld PKW max. 30.000 km/Jahr; Mitnahme weiterer Personen +0,15 EUR/km	0,50 EUR / km	1.1.2025	§ 26 Z 4 EStG
Kilometergeld Motorrad Halbiert seit 1.7.2025 (vorher 0,50 EUR); max. 30.000 km/Jahr	0,25 EUR / km	1.7.2025	§ 26 Z 4 EStG
Kilometergeld Fahrrad / E-Bike max. 3.000 km/Jahr (Senkung von 0,50 EUR seit 1.7.2025)	0,25 EUR / km	1.7.2025	§ 26 Z 4 EStG
Telearbeitspauschale (Arbeitnehmer) max. 100 Tage/Jahr = max. 300 EUR/Jahr; für Arbeitnehmer (Selbständige: Arbeitsplatzpauschale § 4 EStG)	3 EUR / Tag	1.1.2025	§ 26 Z 9 EStG
Gewinnfreibetrag Grundfreibetrag auf Gewinn bis 33.000 EUR, ohne Investitionserfordernis; darüber gestaffelt bis max. 46.400 EUR	15 % / max. 4.950 EUR	1.1.2024	§ 10 EStG
Sachbezug Firmenwagen 1,5 % bei CO₂ ≤ 126 g/km (max. 720 EUR/Monat); 2 % darüber (max. 960 EUR/Monat); Elektroauto 0 EUR	1,5 % / 2 %	1.1.2026	§ 15 Abs 2 EStG + Sachbezugswerteverordnung

Pflichten & Fristen

Position	Wert 2026	Gültig seit	Rechtsgrundlage
Jahresabschluss Einreichung Firmenbuch nach dem Bilanzstichtag; bei 31.12. Bilanzstichtag: bis 30.9. Folgejahr; Zwangsstrafen ab 700 EUR/Monat	9 Monate	laufend	§ 277 UGB
UVA Abgabefrist UVA Jänner → fällig 15. März; quartalsweise analog (Q1 → 15. Mai)	15. des zweitfolgenden Monats	laufend	§ 21 Abs 1 UStG
Anspruchszinsen (Einkommensteuer / KöSt) des Folgejahres; Zinssatz: Basiszinssatz + 2 % p.a.; Bagatellgrenze 50 EUR	ab 1. Oktober	laufend	§ 205 BAO

ESt-Tarifstufen 2026 — Detail-Tabelle (7 Stufen, inflationsangepasst)

Einkommensbereich	Grenzsteuersatz
bis 13.539 EUR	0 %
13.540 – 21.992 EUR	20 %
21.993 – 36.458 EUR	30 %
36.459 – 70.365 EUR	40 %
70.366 – 104.859 EUR	48 %
104.860 – 1.000.000 EUR	50 %
über 1.000.001 EUR	55 % (befristet bis 2029)

Grundlage: § 33 EStG. Inflationsanpassung 2026: +1,733 %. Quelle: BMF

Stand: 15.04.2026. Quellen: BMF, SVS, WKO, USP, RIS..

Alle Primärquellen einsehen (15 offizielle AT-Quellen)

Quelle	Themen (abgerufen 2026-04-15)
BMF	Koerperschaftsteuer.Html, Steuertarif Steuerabsetzbetraege.Html, Kilometergeld.Html, Home Office Pauschale.Html, Sachbezug Kraftfahrzeug.Html
USP	Steuersaetze Und Steuerbefreiungen Der Umsatzsteue, Kleinunternehmen.Html, Buchfuehrungspflicht Und Buchfuehrung.Html, Umsatzsteuervoranmeldung.Html, Geringwertige Wirtschaftsgueter.Html, Registrierkassen.Html
WKO	SVS-Beiträge Selbständige 2026, SVS Neugründer 2026, Gewinnfreibetrag FAQ
RIS	§ 205 BAO (Anspruchszinsen)

Was bedeutet Reverse Charge auf einer Rechnung in Österreich?

Beim Reverse-Charge-Verfahren geht die Umsatzsteuerschuld vom Leistenden auf den Leistungsempfänger über. Statt der üblichen Regelung, bei der der Rechnungsaussteller die USt abführt, übernimmt das der Empfänger — er berechnet und meldet die Steuer in seiner eigenen UVA. Rechtsgrundlage ist § 19 UStG.

Reverse Charge gilt in Österreich bei:

Grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen (Grundregel § 3a UStG)
Bauleistungen B2B (§ 19 Abs 1a UStG) — wenn beide Unternehmer üblicherweise Bauleistungen erbringen
Mobilfunkgeräte & elektronische Schaltkreise ab 5.000 EUR netto (§ 19 Abs 1e UStG)
Schrott und Altmetalle (§ 19 Abs 1c UStG)

Pflicht auf der Rechnung: Kein USt-Betrag ausweisen, dafür den Vermerk „Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger“ anbringen. Ohne diesen Hinweis riskiert der Empfänger den Vorsteuerabzug (Quelle: WKO).

Welche Angaben braucht eine Rechnung für den Vorsteuerabzug?

Damit dein Kunde den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss deine Rechnung alle Pflichtangaben nach § 11 Abs 1 UStG enthalten. Fehlt auch nur ein Merkmal, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug für diese Rechnung.

Nr.	Pflichtangabe	Hinweis
1	Name und Adresse des Leistenden	Wie im Gewerberegister
2	Name und Adresse des Empfängers	Entfällt bei Kleinbetragsrechnungen ≤ 400 EUR
3	Menge und Art der Leistung	Handelsübliche Bezeichnung
4	Leistungsdatum oder -zeitraum	Kann vom Rechnungsdatum abweichen
5	Entgelt (netto)	Aufgeschlüsselt nach Steuersatz
6	Steuersatz und Steuerbetrag	20 %, 13 %, 10 % oder 0 %
7	Rechnungsdatum	Ausstellungsdatum
8	Fortlaufende Rechnungsnummer	Einmalig vergeben
9	UID-Nummer des Leistenden	ATU + 8 Ziffern
10	UID des Empfängers	Nur bei Rechnungen > 10.000 EUR brutto
11	Hinweis auf Steuerbefreiung	Z. B. „Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG“

Brauche ich als EPU einen Firmenbucheintrag für Rechnungen?

Nein. Einzelunternehmer sind erst ab 700.000 EUR Umsatz (§ 189 UGB) firmenbuchpflichtig. Ohne Eintrag verwendest du auf Rechnungen deinen Familiennamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen — kein Fantasiename. Eingetragene Einzelunternehmen (e.U.) und GmbHs müssen zusätzlich Firmenbuchnummer, Rechtsform, Sitz und FB-Gericht angeben (§ 14 UGB). Quelle: USP.

Teilrechnung, E-Rechnung und Software-Pflichten in Österreich

Wie schreibe ich eine Teilrechnung bei Projekten?

Teilrechnungen sind vollwertige Rechnungen — sie müssen alle Pflichtangaben nach § 11 UStG enthalten. Die Umsatzsteuer wird im Voranmeldungszeitraum der Teilleistung fällig (Sollbesteuerung). Bei Anzahlungsrechnungen (vor Leistungserbringung) ist die USt im Zeitraum des Zahlungseingangs fällig. In der Schlussrechnung müssen alle Teilrechnungen und Anzahlungen gegengerechnet werden.

Brauche ich eine elektronische Signatur für PDF-Rechnungen?

Nein. Seit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 ist eine qualifizierte elektronische Signatur für B2B-PDF-Rechnungen in Österreich keine Pflicht. Authentizität und Integrität können auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (z. B. Buchungsabgleich) sichergestellt werden. Quelle: USP.

Muss ich Rechnungen elektronisch an das Finanzamt übermitteln?

Für B2B-Rechnungen gibt es in Österreich derzeit keine E-Rechnungspflicht (Stand 2026) — PDF per E-Mail ist zulässig. Für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) gilt seit 2014 die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung via erechnung.gv.at oder PEPPOL. Die EU-Richtlinie ViDA sieht eine B2B-E-Rechnungspflicht ab 2030/2032 vor — in Österreich noch nicht umgesetzt (Quelle: WKO).

Software-Tipp: FinanzOnline ist das Portal für UVA-Einreichung und Steuererklärungen — nicht für die Rechnungsübermittlung selbst. Eine spezielle Software für Rechnungen ist nicht vorgeschrieben. Buchhaltungsprogramme wie everbill können UVA-Daten direkt für FinanzOnline aufbereiten.

Häufige Fehler und Sonderfälle bei Rechnungen in Österreich

Welche Strafe droht bei einer fehlerhaften Rechnung?

Der Rechnungsempfänger verliert den Vorsteuerabzug, wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind (§ 12 UStG). Für den Aussteller gilt: Wer Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, die er nicht schuldet, schuldet sie dennoch — bis zur Rechnungskorrektur (§ 11 Abs 12 UStG). Bei vorsätzlich falschen Rechnungen droht zusätzlich ein Finanzstrafverfahren nach § 33 FinStrG.

Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung nachträglich?

Der Standard-Weg: Stornorechnung erstellen (negative Spiegelung der Originalrechnung mit Verweis darauf) und eine neue korrekte Rechnung mit neuer Nummer ausstellen. Alternativ ist eine direkte Berichtigungsrechnung möglich. Wichtig: Die Korrektur nach § 11 Abs 12 UStG wirkt rückwirkend — es gibt keine Befristung (bestätigt durch VwGH-Entscheidung 2023).

Was passiert, wenn ich keine Rechnung ausstelle?

Bei Bargeschäften besteht eine Belegerteilungspflicht. Ab einem Jahresumsatz über 15.000 EUR und Barumsätzen über 7.500 EUR greift die Registrierkassenpflicht (RKSV). Verstöße kosten bis zu 5.000 EUR Verwaltungsstrafe, Manipulation der Registrierkasse bis zu 25.000 EUR (§ 51a FinStrG). Vorsätzliche Nichterfassung von Umsätzen gilt als Abgabenhinterziehung nach § 33 FinStrG.

Was prüft das Finanzamt bei meinen Rechnungen?

Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert das Finanzamt alle 11 Pflichtangaben nach § 11 UStG: Name und Adresse beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Datum, Entgelt, Steuersatz, fortlaufende Nummer und UID. Besonders genau werden Rechnungsnummern-Lücken, die Übereinstimmung mit der UVA und die betriebliche Zuordnung geprüft.

Was passiert bei doppelt vergebenen Rechnungsnummern?

§ 11 Abs 1 UStG verlangt eine „einmalig vergebene“ Rechnungsnummer. Doppelte Nummern sind ein Formalmangel, der bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet. Das Finanzamt kann zudem Mehrfachumsätze unterstellen und eine Hinzuschätzung vornehmen. Mehrere Nummernkreise (z. B. RE-2026-001, GS-2026-001) sind erlaubt, solange innerhalb jedes Kreises keine Dopplung vorkommt.

Welche Rechnungsvorlage brauche ich für Dropshipping in Österreich?

Dropshipping ist umsatzsteuerlich ein Reihengeschäft (§ 3 Abs 15 UStG) — es liegen zwei separate Liefervorgänge vor. Bei einem EU-Dreiecksgeschäft (3 Unternehmer, 3 EU-Länder, direkte Lieferung) musst du auf der Rechnung vermerken: „Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft“ und „Übergang der Steuerschuld auf den Empfänger“. Für B2C-Verkäufe in der EU ist ab 10.000 EUR der One-Stop-Shop (OSS) relevant. Empfehlung: Steuerberater hinzuziehen — eine falsche USt-Zuordnung im Reihengeschäft hat schwerwiegende Folgen (Quelle: WKO).

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze von 55.000 EUR überschreite?

Seit 2025 gilt die Grenze von 55.000 EUR brutto. Bei Überschreitung bis maximal 10 % (60.500 EUR) bleibt die Befreiung bis Jahresende bestehen — USt-Pflicht beginnt erst im Folgejahr. Bei Überschreitung über 10 % greift die USt-Pflicht sofort ab dem Zeitpunkt der Überschreitung. Bereits fakturierte Umsätze bleiben umsatzsteuerfrei (Quelle: USP).

Wie rechne ich als Fotograf mit Privatpersonen ab?

An Privatpersonen musst du keine vollständige Rechnung ausstellen — eine Quittung reicht. Die Belegerteilungspflicht gilt aber weiterhin. Steuerlich relevant: Fotografie-Shooting unterliegt 20 % USt, die Einräumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte (künstlerische Fotografie) nur 13 % USt. Als Kleinunternehmer weist du keine USt aus und führst den Vermerk „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG“ an.

Muss ich als Gründer im ersten Jahr eine Umsatzsteuer-Vorausschau machen?

Nein, eine formelle „Vorausschau“ gibt es nicht. Du bist aber verpflichtet, deinen voraussichtlichen Jahresumsatz beim Finanzamt anzugeben (steuerliche Erfassung via FinanzOnline). Daraus ergibt sich, ob du monatlich (ab 100.000 EUR), vierteljährlich (30.000–100.000 EUR) oder gar keine UVA abgeben musst. Im Gründungsjahr wird der erwartete Umsatz herangezogen — eine Korrektur ist jederzeit möglich.

Muss ich nach einer Coding-Ausbildung eine UID beantragen?

Nur wenn du als Freelancer oder Unternehmer tätig wirst. Die UID brauchst du für innergemeinschaftliche Geschäfte und B2B-Rechnungen über 10.000 EUR. Als Kleinunternehmer unter 55.000 EUR brutto mit rein inländischen Kunden ist die UID nicht zwingend — aber empfehlenswert für die Zusammenarbeit mit internationalen Auftraggebern. Die Beantragung erfolgt kostenlos über FinanzOnline.

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Häufig gestellte Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Österreich enthalten?

Nach § 11 UStG: Name und Anschrift des Leistenden und Empfängers, UID-Nummer (ab 10.000 EUR brutto), fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag, USt-Satz und -Betrag, Bruttobetrag. Musterrechnung ansehen

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Rechnungen bis 400 EUR brutto (ab 2025) dürfen vereinfacht ausgestellt werden: Name des Leistenden, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz genügen. UID-Nummer und Empfängerdaten können entfallen.

Muss ich als Kleinunternehmer USt auf Rechnungen ausweisen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (unter 35.000 EUR Nettoumsatz/Jahr) dürfen keine USt ausweisen und müssen den Hinweis „Umsatzsteuerbefreit gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“ auf die Rechnung schreiben. Formulierung ansehen

Was ist der Unterschied zwischen Honorarnote und Rechnung?

Die Honorarnote ist die Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten (z.B. Psychotherapie, Beratung, Coaching). Inhaltlich gelten dieselben Pflichtangaben nach § 11 UStG. Der Begriff „Honorarnote“ ist in Österreich gebräuchlicher als in Deutschland. Honorarnote-Guide

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (BAO § 132). Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gleichermaßen. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, sofern die Belege jederzeit lesbar und vollständig reproduzierbar sind.

Kann ich Rechnungsvorlagen kostenlos verwenden?

Ja. Alle Vorlagen auf everbill sind kostenlos als Word- oder PDF-Download verfügbar. Für automatisierte Rechnungserstellung mit allen Pflichtangaben bietet everbill eine 14-Tage-Testversion an.

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