Buchhaltung & Steuern in Österreich: Praxiswissen für KMU
Wie funktioniert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung? Welche Steuerpflichten gelten für Selbstständige in Österreich? Dieser Hub sammelt die wichtigsten Praxisartikel rund um Buchhaltung, Umsatzsteuer, Gewinnermittlung und Belegpflicht — geprüft nach österreichischem Recht (UStG, BAO, EStG) und aktuell für 2026. Von der E/A-Rechnung bis zum Steuerberater-Export: Alles, was KMU und Einzelunternehmen wissen müssen.
Wichtige Begriffe
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Vereinfachte Gewinnermittlung (§ 4 Abs. 3 EStG) für Unternehmen unter 700.000 EUR Jahresumsatz
- Umsatzsteuer (USt)
- 20% Normalsteuersatz, 10%/13% ermäßigt (UStG 1994)
- Vorsteuerabzug
- Abzug der bezahlten USt von der eigenen USt-Schuld — setzt ordnungsgemäße Rechnungen voraus
- FinanzOnline
- Elektronisches Portal der österreichischen Finanzverwaltung für UVA, Steuererklärungen und Meldungen
- Kleinunternehmerregelung
- Umsatzsteuerbefreiung bis 35.000 EUR Nettoumsatz/Jahr (ab 2025, § 6 Abs. 1 Z 27 UStG)
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung — Grundlagen für Österreich
Die E/A-Rechnung ist die häufigste Gewinnermittlungsart für Selbstständige in Österreich. Wer unter 700.000 EUR Umsatz bleibt, kann sie nutzen.
Die wichtigsten österreichischen Zahlen 2026 für Selbstständige & KMU
Alle zentralen Steuern, Grenzen, Pauschalen und Fristen für 2026 auf einen Blick — mit Rechtsgrundlage und offizieller Quelle. Stand: 15.04.2026.
Steuern & Abgaben
| Position | Wert 2026 | Gültig seit | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Körperschaftsteuer (GmbH/AG) auf den Gewinn |
23 % | 1.1.2024 | § 22 KStG |
| Einkommensteuer Tarifstufen (Grenzsteuersätze) 7 Stufen, Grenzen inflationsangepasst für 2026 (siehe Detail-Tabelle unten) |
0 / 20 / 30 / 40 / 48 / 50 / 55 % | 1.1.2026 | § 33 EStG |
| Umsatzsteuer Normalsatz Standard für die meisten Waren und Dienstleistungen |
20 % | laufend | § 10 Abs 1 UStG |
| Umsatzsteuer ermäßigt 10 %: Lebensmittel, Bücher, Vermietung Wohnraum; 13 %: Kulturveranstaltungen, lebende Pflanzen, Ab-Hof-Wein |
10 % / 13 % | laufend | § 10 Abs 2 u. 3 UStG |
Grenzen & Schwellenwerte
| Position | Wert 2026 | Gültig seit | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Kleinunternehmergrenze Bruttoumsatz pro Jahr; Toleranz bis 60.500 EUR einmalig möglich |
55.000 EUR | 1.1.2025 | § 6 Abs 1 Z 27 UStG |
| Bilanzierungspflicht (Einzelunternehmen/Personengesellschaft) Umsatz in 2 aufeinanderfolgenden Jahren überschritten; GmbH/AG immer bilanzierungspflichtig |
700.000 EUR | laufend | § 189 UGB |
| UVA monatlich statt quartalsweise Vorjahresumsatz; darunter: quartalsweise UVA möglich |
100.000 EUR | laufend | § 21 Abs 2 UStG |
| Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Netto; sofort absetzbar statt Abschreibung |
1.000 EUR | 1.1.2023 | § 13 EStG |
| Registrierkassenpflicht (Doppelschwelle) Gesamtumsatz 15.000 EUR UND Barumsatz 7.500 EUR pro Jahr — beide Grenzen müssen überschritten sein |
15.000 / 7.500 EUR | laufend | § 131b BAO |
SVS / Sozialversicherung
| Position | Wert 2026 | Gültig seit | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| SVS Mindestbeitragsgrundlage = 6.613,20 EUR pro Jahr |
551,10 EUR / Monat | 1.1.2026 | § 25 GSVG |
| SVS Pensionsversicherung der Beitragsgrundlage |
18,50 % | laufend | § 27 GSVG |
| SVS Krankenversicherung der Beitragsgrundlage |
6,80 % | laufend | § 27 GSVG |
| SVS Neugründer-Regelung Fixe Mindestbeiträge ohne Nachbemessung; Pensionsbeitrag vorläufig auf Mindestbeitragsgrundlage |
Jahre 1-2 | laufend | § 27d GSVG |
Absetzbare Kosten & Pauschalen
| Position | Wert 2026 | Gültig seit | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Kilometergeld PKW max. 30.000 km/Jahr; Mitnahme weiterer Personen +0,15 EUR/km |
0,50 EUR / km | 1.1.2025 | § 26 Z 4 EStG |
| Kilometergeld Motorrad Halbiert seit 1.7.2025 (vorher 0,50 EUR); max. 30.000 km/Jahr |
0,25 EUR / km | 1.7.2025 | § 26 Z 4 EStG |
| Kilometergeld Fahrrad / E-Bike max. 3.000 km/Jahr (Senkung von 0,50 EUR seit 1.7.2025) |
0,25 EUR / km | 1.7.2025 | § 26 Z 4 EStG |
| Telearbeitspauschale (Arbeitnehmer) max. 100 Tage/Jahr = max. 300 EUR/Jahr; für Arbeitnehmer (Selbständige: Arbeitsplatzpauschale § 4 EStG) |
3 EUR / Tag | 1.1.2025 | § 26 Z 9 EStG |
| Gewinnfreibetrag Grundfreibetrag auf Gewinn bis 33.000 EUR, ohne Investitionserfordernis; darüber gestaffelt bis max. 46.400 EUR |
15 % / max. 4.950 EUR | 1.1.2024 | § 10 EStG |
| Sachbezug Firmenwagen 1,5 % bei CO₂ ≤ 126 g/km (max. 720 EUR/Monat); 2 % darüber (max. 960 EUR/Monat); Elektroauto 0 EUR |
1,5 % / 2 % | 1.1.2026 | § 15 Abs 2 EStG + Sachbezugswerteverordnung |
Pflichten & Fristen
| Position | Wert 2026 | Gültig seit | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Jahresabschluss Einreichung Firmenbuch nach dem Bilanzstichtag; bei 31.12. Bilanzstichtag: bis 30.9. Folgejahr; Zwangsstrafen ab 700 EUR/Monat |
9 Monate | laufend | § 277 UGB |
| UVA Abgabefrist UVA Jänner → fällig 15. März; quartalsweise analog (Q1 → 15. Mai) |
15. des zweitfolgenden Monats | laufend | § 21 Abs 1 UStG |
| Anspruchszinsen (Einkommensteuer / KöSt) des Folgejahres; Zinssatz: Basiszinssatz + 2 % p.a.; Bagatellgrenze 50 EUR |
ab 1. Oktober | laufend | § 205 BAO |
ESt-Tarifstufen 2026 — Detail-Tabelle (7 Stufen, inflationsangepasst)
| Einkommensbereich | Grenzsteuersatz |
|---|---|
| bis 13.539 EUR | 0 % |
| 13.540 – 21.992 EUR | 20 % |
| 21.993 – 36.458 EUR | 30 % |
| 36.459 – 70.365 EUR | 40 % |
| 70.366 – 104.859 EUR | 48 % |
| 104.860 – 1.000.000 EUR | 50 % |
| über 1.000.001 EUR | 55 % (befristet bis 2029) |
Grundlage: § 33 EStG. Inflationsanpassung 2026: +1,733 %. Quelle: BMF
Stand: 15.04.2026. Quellen: BMF, SVS, WKO, USP, RIS..
Alle Primärquellen einsehen (15 offizielle AT-Quellen)
EA-Rechnung & Gewinnermittlung
Welche Gewinnermittlung ist die richtige? Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, doppelte Buchführung oder Pauschalierung — die Wahl hängt von Rechtsform, Umsatz und Branche ab. Diese Artikel erklären die Grundlagen nach österreichischem Steuerrecht.
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug in Österreich?
Der Vorsteuerabzug ermöglicht es dir als Unternehmer, die auf Eingangsrechnungen bezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen neun Pflichtangaben gemäß § 11 UStG — darunter Name, Adresse, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag. Bei B2B-Rechnungen über 10.000 EUR brutto ist zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers Pflicht.
UID-Nummer beantragen
Die UID-Nummer beantragst du über FinanzOnline (steuerliche Erfassung) oder schriftlich mit dem Formular U 15 beim Finanzamt. Die Bearbeitung dauert in der Regel wenige Werktage. Achtung: Die UID wird nicht automatisch mit der Gewerbeanmeldung vergeben — du musst sie separat beantragen (Quelle: WKO).
Zusammenfassende Meldung (ZM)
Wenn du innergemeinschaftliche Lieferungen oder bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringst, musst du eine Zusammenfassende Meldung einreichen (Art. 21 UStG). Frist: bis Ende des Folgemonats nach dem Meldezeitraum, ausschließlich elektronisch via FinanzOnline (Quelle: USP).
Betriebsausgaben, Gewinnermittlung und Bilanzierungspflicht in Österreich
Betriebsausgaben mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn — aber nicht alle Ausgaben sind unbegrenzt absetzbar. Entscheidend ist die Zuordnung zum Betrieb und die korrekte Dokumentation mit Belegen.
| Ausgabenart | Absetzbar | Grenze / Regel (2026) |
|---|---|---|
| Kilometergeld (Pkw) | Ja | 0,50 EUR/km, max. 30.000 km/Jahr; Mitbeförderung +0,15 EUR/Person |
| Bewirtungskosten | 50 % | Nur bei nachgewiesenem Werbezweck; ohne Nachweis 0 % |
| Telefon & Internet | Anteilig | Betrieblicher Anteil (Nachweis via Einzelverbindungsnachweis) |
| Arbeitszimmer | Eingeschränkt | Nur wenn nachweislicher Mittelpunkt der Tätigkeit |
| Abschreibung (AfA) | Ja | Nutzungsdauer laut BMF-Tabelle; GWG bis 1.000 EUR sofort absetzbar (2026) |
Quelle: WKO Betriebsausgaben-Broschüre (2026)
Bilanzierungspflicht für Einzelunternehmen
Die Buchführungspflicht richtet sich nach § 189 UGB: Überschreitest du als Einzelunternehmer in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils 700.000 EUR Umsatz, wirst du bilanzierungspflichtig — allerdings erst nach einem Pufferjahr. Unterhalb dieser Schwelle genügt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) sind unabhängig vom Umsatz immer bilanzierungspflichtig. Für den Jahresabschluss gilt bei Kapitalgesellschaften eine Einreichungsfrist von 9 Monaten nach dem Bilanzstichtag.
FinanzOnline, Steuertermine und Meldepflichten für Selbständige
FinanzOnline ist die zentrale Plattform für alle steuerlichen Meldungen in Österreich — von der Umsatzsteuervoranmeldung bis zur Jahreserklärung. Der Zugang erfolgt seit 1. Oktober 2025 ausschließlich über ID Austria (die frühere Handy-Signatur wurde abgeschaltet).
UVA-Termine und das U30-Formular
Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) reichst du mit dem Formular U30 über FinanzOnline ein. Die Häufigkeit hängt vom Vorjahresumsatz ab:
| Vorjahresumsatz | UVA-Intervall | Frist |
|---|---|---|
| Ab 100.000 EUR | Monatlich | 15. des zweitfolgenden Monats |
| 30.000 – 100.000 EUR | Vierteljährlich | 15. des zweitfolgenden Monats |
| Unter 30.000 EUR | Keine UVA-Pflicht | Nur Jahreserklärung |
Beispiel: Die UVA für Jänner ist bis 15. März fällig. Die Jahreserklärung (Formular U1) muss bis 30. Juni des Folgejahres eingereicht werden — bei elektronischer Einreichung via FinanzOnline bis 30. September (Quelle: WKO).
Gewerbeanmeldung und Buchhaltungspflichten
Die Gewerbeanmeldung erfolgt online über das GISA-Portal oder persönlich bei der Bezirksverwaltungsbehörde (in Wien: MA 63). Die Anmeldung ist kostenlos — die frühere Bundesverwaltungsabgabe wurde abgeschafft. Laufend fällt die WKO-Grundumlage an (ca. 50–150 EUR/Jahr, branchenabhängig). Mit der Gewerbeanmeldung beginnen auch deine Aufzeichnungs- und Buchhaltungspflichten gemäß BAO.
Betriebsprüfung in Österreich — Ablauf und Konsequenzen
Das Finanzamt darf deine Buchhaltung jederzeit prüfen — die Rechtsgrundlage dafür ist § 147 BAO. Geprüft werden typischerweise: Vollständigkeit der Belege, korrekte Zuordnung von Betriebsausgaben, Übereinstimmung von UVA und Jahreserklärung sowie die ordnungsgemäße Kassenführung (bei Bargeschäften).
Eine Betriebsprüfung wird meist schriftlich angekündigt und kann mehrere Wochen dauern. Der Prüfer hat Zugang zu allen steuerlich relevanten Unterlagen. Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre gemäß § 132 BAO (Ausnahme: grundstücksbezogene Unterlagen 22 Jahre).
Konsequenzen bei Buchhaltungsfehlern
Werden bei einer Prüfung Fehler entdeckt, unterscheidet das Finanzstrafgesetz (FinStrG) zwischen:
- Fahrlässige Abgabenverkürzung (§ 34 FinStrG): Geldstrafe bis zum Einfachen des verkürzten Betrags
- Vorsätzliche Abgabenhinterziehung (§ 33 FinStrG): Geldstrafe bis zum Zweifachen des verkürzten Betrags, bei schweren Fällen Freiheitsstrafe bis zu 4 Jahre
Tipp: Werden Fehler vor einer Prüfung erkannt, kannst du eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 29 FinStrG einbringen — aber nur, wenn noch keine Prüfung angekündigt wurde (Quelle: BMF).
Häufige Fehler und Sonderfälle bei der Buchhaltung in Österreich
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Was ist die Basispauschalierung und wer kann sie nutzen?
Die Basispauschalierung ermöglicht es dir, Betriebsausgaben pauschal abzusetzen, ohne jeden Beleg einzeln nachzuweisen. Ab 2026 gelten: 15 % des Nettoumsatzes (max. 63.000 EUR) bei einer Umsatzgrenze von 420.000 EUR. Für bestimmte Berufe (Berater, Aufsichtsräte, Lehrende) gilt ein reduzierter Satz von 6 %. Zusätzlich kannst du eine Vorsteuerpauschalierung von 1,8 % des Nettoumsatzes (max. 7.560 EUR) nutzen (Quelle: USP).
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Häufig gestellte Fragen
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und wer darf sie nutzen?
Welche Steuersätze gelten in Österreich?
Wie lange muss ich Belege in Österreich aufbewahren?
Was bedeutet Reverse Charge und wann gilt es?
Wann muss ich meine Steuererklärung abgeben?
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