Musterrechnung Psychotherapeut 2026: Gratis Honorarnote-Vorlage

Musterrechnung Psychotherapeut Honorarnote Vorlage – everbill 2026

Kurz gesagt: Als selbständige:r Psychotherapeut:in schreibst du eine Honorarnote statt einer klassischen Rechnung. Deine Therapieleistung ist nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG unecht umsatzsteuerbefreit – du weist also keine Umsatzsteuer aus, sondern einen Hinweis auf die Befreiung. Pflicht sind u. a. Name & Anschrift, Datum, fortlaufende Nummer, Leistung und Betrag. Ein Ausfallhonorar bei kurzfristiger Absage darfst du verrechnen, wenn es vorab vereinbart wurde. Die fertige Word-Vorlage für Österreich 2026 lädst du unten gratis herunter.

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Fertige Word-Vorlage für Psychotherapeut:innen mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG und Hinweis auf die Heilbehandlungs-Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG. Sofort ausfüllbar für Österreich 2026.

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Du bist selbständige:r Psychotherapeut:in und suchst eine Musterrechnung, die du deinen Patient:innen übermitteln kannst? Dann bist du hier richtig. Unten lädst du eine kostenlose Vorlage herunter – in diesem Beitrag liest du außerdem, was auf einer Honorarnote stehen muss, wie die Umsatzsteuerbefreiung funktioniert, wann Patient:innen einen Kostenzuschuss der Krankenkasse bekommen und wie du ein Ausfallhonorar korrekt verrechnest.

Was muss auf einer Honorarnote für Psychotherapie stehen?

Eine Honorarnote ist die Rechnung für deine Therapieleistung. Damit sie rechtsgültig ist und deine Patient:innen sie bei Bedarf bei der Krankenkasse einreichen können, gehören diese Angaben darauf:

Name und Anschrift des Therapeuten / der Praxis
Name und Anschrift des Patienten / der Patientin
Ausstellungsdatum
Leistungszeitraum (Datum der Sitzung/en)
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Leistungsumfang (Anzahl der Einheiten/Stunden)
Entgelt für die Leistung
Endbetrag
Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG
Kontodaten (IBAN) des Rechnungsstellers

Tipp – Kleinbetragsrechnung: Liegt der Gesamtbetrag (inkl. allfälliger Steuer) unter 400 EUR brutto, reicht eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung nach § 11 Abs. 6 UStG – Name/Anschrift des Empfängers und UID sind dann nicht zwingend. Die meisten Einzelsitzungen fallen darunter.

Nähere Infos zu den Angaben auf deiner Honorarnote

Angabe	Erklärung
Name & Anschrift des Therapeuten	Name und Anschrift deiner Praxis sowie dein Name.
Name & Anschrift des Patienten	Name und Anschrift der Patientin / des Patienten (Leistungsempfänger).
Ausstellungsdatum	Datum, an dem du die Honorarnote ausstellst.
Leistungszeitraum	Tag(e) der erbrachten Therapiesitzungen bzw. Zeitraum der Leistung.
Fortlaufende Rechnungsnummer	Einmalige, lückenlos fortlaufende Nummer (Zahlen und/oder Buchstaben).
Beschreibung der Leistung	Art der Leistung, z. B. „Psychotherapeutische Einzelsitzung, 50 Minuten“.
Entgelt	Betrag für die verrechnete Leistung.
Hinweis auf USt-Befreiung	Da keine Umsatzsteuer anfällt: Vermerk „Umsatzsteuerbefreit gem. § 6 Abs. 1 Z 19 UStG“.
Kontodaten (IBAN)	Bankverbindung, auf die der Betrag überwiesen werden soll.
Diagnose (optional)	Nur nötig, wenn die Patientin / der Patient eine Kostenrückerstattung beantragt – siehe unten.

Warum sind Psychotherapeut:innen umsatzsteuerbefreit?

Die selbständig ausgeübte psychotherapeutische Tätigkeit zählt zu den Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin und ist deshalb nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG unecht von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet:

Du weist auf deiner Honorarnote keine USt aus – stattdessen den Hinweis auf die Befreiung.
„Unecht“ heißt: Du darfst im Gegenzug keine Vorsteuer aus deinen Ausgaben (z. B. Praxismiete, Fortbildung) abziehen.
Die Befreiung gilt für die therapeutische Heilbehandlung. Leistungen ohne Heilbehandlungscharakter – etwa reines Coaching, Supervision oder Lehrtätigkeit – können umsatzsteuerpflichtig sein und zählen zur Kleinunternehmergrenze.

Psychotherapeut:innen sind im Sinne des Psychotherapiegesetzes (BGBl. Nr. 361/1990) bei selbständig ausgeübter therapeutischer Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit – ebenso Gesundheitspsycholog:innen und klinische Psycholog:innen. Maßgeblich ist der oben verlinkte § 6 Abs. 1 Z 19 UStG.

Kostenzuschuss der Krankenkasse: Diese Angaben braucht deine Honorarnote

Behandelst du als Wahltherapeut:in (ohne Kassenvertrag), zahlen deine Patient:innen zunächst selbst und reichen die Honorarnote danach bei ihrer Krankenkasse (z. B. ÖGK) ein, um einen Kostenzuschuss zu erhalten. Damit die Kasse den Zuschuss anerkennt, muss die Honorarnote zusätzlich enthalten:

Familien- und Vorname sowie Versicherungsnummer oder Geburtsdatum der Patientin / des Patienten
Diagnose (nach ICD-10)
Behandlungsmethode
Anzahl der Sitzungen und Angabe, ob Einzel- oder Gruppenbehandlung
Datum und Dauer jeder einzelnen Sitzung
Höhe des Honorars
Saldierungsvermerk (Bestätigung, dass der Betrag bezahlt wurde)
Unterschrift und Stempel der Psychotherapeutin / des Psychotherapeuten

Gut zu wissen: Die Höhe des Kostenzuschusses legt die jeweilige Krankenkasse fest und wird regelmäßig angepasst. Den aktuellen Betrag pro Sitzung erfragst du am besten direkt bei der ÖGK bzw. der zuständigen Kasse deiner Patient:innen.

Ausfallhonorar bei Terminabsage: Was darfst du verrechnen?

Sagt eine Patientin oder ein Patient einen Termin sehr kurzfristig ab oder erscheint gar nicht, kannst du ein Ausfallhonorar (auch: Terminausfallgebühr) verrechnen. Die wichtigste Voraussetzung: Das muss vorab vereinbart sein – am besten schriftlich im Behandlungsvertrag oder auf einem Aushang in der Praxis, mit einer klaren Absagefrist (in der Praxis üblich sind 24 oder 48 Stunden).

Rechtsgrundlage: Das Ausfallhonorar stützt sich auf die Vereinbarung mit der Patientin / dem Patienten. Ohne eine solche Vereinbarung gibt es keinen automatischen Anspruch.
Höhe: üblich ist das vereinbarte Sitzungshonorar, gegebenenfalls abzüglich ersparter Aufwendungen. Eine transparente, im Voraus kommunizierte Regelung vermeidet Streit.
Umsatzsteuer: Nach überwiegender Auffassung gilt ein echtes Ausfallhonorar als Schadenersatz – es steht keine Gegenleistung gegenüber, daher ist es nicht umsatzsteuerbar. Das setzt voraus, dass eine Vereinbarung vorab bestand und sich die Höhe am tatsächlichen Ausfall orientiert. Eine ausdrückliche Klarstellung des BMF für diesen Spezialfall gibt es nicht – im Zweifel mit deiner Steuerberatung abklären.

Auf dem Beleg für das Ausfallhonorar verwendest du dieselbe fortlaufende Nummernlogik wie bei einer normalen Honorarnote und bezeichnest die Position eindeutig, z. B. „Ausfallhonorar gem. Vereinbarung für nicht rechtzeitig abgesagten Termin am TT.MM.JJJJ“. Weil es sich um Schadenersatz und nicht um eine Heilbehandlung handelt, gehört hier kein Verweis auf § 6 Abs. 1 Z 19 UStG darauf.

Brauchst du als Psychotherapeut:in eine Registrierkasse?

Die Registrierkassenpflicht (RKSV) greift erst bei einer Doppelschwelle: mehr als 15.000 EUR Nettojahresumsatz und mehr als 7.500 EUR davon in bar. Als Barumsatz zählen dabei nicht nur Bargeld, sondern auch Karten- und Bankomatzahlungen vor Ort – nur klassische Überweisungen (Online-Banking) zählen nicht dazu. Wer sein Honorar überwiegend per Überweisung erhält, bleibt daher meist unter der Barumsatz-Grenze und braucht keine Registrierkasse. Mehr dazu liest du im Beitrag zur Registrierkassenpflicht für Psychotherapeut:innen.

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Häufige Fragen zur Honorarnote für Psychotherapie

Muss ich als Psychotherapeut:in Umsatzsteuer verrechnen?

Nein. Die selbständig ausgeübte psychotherapeutische Heilbehandlung ist nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG unecht umsatzsteuerbefreit. Du weist auf der Honorarnote keine USt aus, sondern einen Hinweis auf die Befreiung. Im Gegenzug kannst du keine Vorsteuer abziehen.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Honorarnote?

Inhaltlich dasselbe: Eine Honorarnote ist die in freien Berufen übliche Bezeichnung für die Rechnung über eine erbrachte Leistung. Die Pflichtangaben nach § 11 UStG sind ident.

Darf ich ein Ausfallhonorar bei Terminabsage verrechnen?

Ja, wenn es vorab vereinbart wurde – etwa im Behandlungsvertrag mit einer klaren Absagefrist (üblich sind 24 bis 48 Stunden). Nach überwiegender Auffassung gilt ein echtes Ausfallhonorar als Schadenersatz und ist dann nicht umsatzsteuerbar. Eine ausdrückliche BMF-Klarstellung für diesen Spezialfall gibt es nicht – im Zweifel mit der Steuerberatung abstimmen.

Welche Angaben braucht die Krankenkasse für den Kostenzuschuss?

Zusätzlich zu den üblichen Pflichtangaben: Versicherungsnummer bzw. Geburtsdatum, Diagnose, Behandlungsmethode, Anzahl und Dauer der Sitzungen, Honorar, Saldierungsvermerk sowie Unterschrift und Stempel. Die Höhe des Zuschusses legt die jeweilige Kasse fest.

Brauche ich eine Registrierkasse?

Nur, wenn du mehr als 15.000 EUR Nettojahresumsatz und davon mehr als 7.500 EUR in bar erzielst. Als Barumsatz gelten Bargeld sowie Karten-/Bankomatzahlungen vor Ort; klassische Überweisungen zählen nicht dazu – wer überwiegend per Überweisung abrechnet, bleibt meist unter der Grenze.

Reicht bei kleinen Beträgen eine vereinfachte Rechnung?

Ja. Bis 400 EUR brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 11 Abs. 6 UStG. Name/Anschrift des Empfängers und UID sind dann nicht zwingend erforderlich. Die meisten Einzelsitzungen liegen darunter.

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