Mahngebühren: Alle Infos auf einen Blick

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Lesen Sie alles zum Thema Mahngebühren und die häufigsten damit verbundenen Fragen:

Die häufigsten Fragen zum Thema Mahngebühren:

  • Wann dürfen Sie Gebühren erheben?
  • Wie ist der übliche Mahnrythmus?
  • Wie hoch dürfen die Gebühren sein?
  • Welche Kosten dürfen Sie verrechnen, welche nicht?

Wann dürfen Sie Mahngebühren erheben?

Sobald die vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist abgelaufen ist und sich ein Schuldner im Zahlungsverzug befindet, dürfen Sie als Leistungserbringer bzw. Rechnungssteller mahnen und eine Zahlungserinnerung versenden. Die Verrechnung von Mahngebühren ist erst ab der zweiten Zahlungsaufforderung, welche der 1. Mahnung entspricht, zulässig.

Wie ist der übliche Mahnrythmus?

In der Regel wird dem Rechnungsempfänger eine vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist gewährt (in der Regel 10 bis 14 Tage).

Ist diese Zahlungsfrist verstrichen, schicken Sie an den säumigen Kunden ein Erinnerungsschreiben – eine Zahlungserinnerung. In dieser gewähren Sie erneut einige Tage Aufschub (üblicherweise weitere 14 Tage).

Ist auch diese Frist abgelaufen beginnt der eigentliche Mahnprozess: 

  • nach 33 Tagen ohne Zahlungseingang: 1. Mahnung mit Nachfrist von 5-8 Tagen
  • 41. Tage Ohne Zahlung: 2. Mahnung
  • anschließend: „unmissverständliche“ 3. und letzte Mahnung. Androhung von rechtlichen Schritten
  • ca. 50. Tag: gerichtliche Mahnverfahren

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Die Höhe der Mahngebühren sind nicht gesetzlich geregelt. Die Mahngebühren müssen sich nur in einem angemessenen und verhältnismäßigen Rahmen befinden. Üblicherweise werden durch die Mahngebühren der tatsächliche Mehraufwand des Gläubigers abgedeckt.

Laut Rechtsprechung gelten Beträge von 2, 50 bis 10,00 EUR als zulässig:

  • 1. Mahnung = 2,50 – 5,00 EUR
  • 2. Mahnung = 5,00 – 7,50 EUR
  • 3. Mahnung = 7,50 – 10,00 EUR

Welche Kosten dürfen Sie verrechnen, welche nicht?

Folgende Kosten dürfen Sie in den unterschiedlichen Mahntypen verrechnen: 

 Portokosten für die  Zahlungserinnerung ✓
 Portokosten für die 1. Mahnung ✓
 Portokosten für die 2. Mahnung ✓
 Material wie Papier,   Briefumschläge ✓
 Briefmarken ✓
 Verwaltungskosten X
 Personalkosten X
 Technik X

Die oben angeführten Kosten, die mit „X“ markiert wurden, gelten als Ausgaben für den allgemeinen Geschäftsbetrieb und nicht dem Schuldner gegenüber geltend gemacht werden.

Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Der Salzburger Dominik Stelzig lebt inzwischen in Wien, ist Buchautor sowie Werbetexter und Creative Director. Für das everbill Marketing ist ihm eines klar: Egal ob digital oder handgeschrieben – Worte machen nur Sinn, wenn Taten folgen.

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