Eine Honorarnote ist eine Rechnung, die von Freiberuflern, freien Dienstnehmern und Personen ohne Gewerbeschein ausgestellt wird. In Österreich ist „Honorarnote“ kein gesetzlich definierter Begriff — es gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung nach § 11 UStG 1994.
Typische Aussteller: Ärzte (Privatordination), Anwälte, Therapeuten, Architekten, Berater, Vortragende und Übungsleiter. Laut WKO gibt es über 362.000 Ein-Personen-Unternehmen in Österreich (2024) — die größten Gruppen sind freiberufliche Dienstleister und Gesundheitsberufe.
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- Kleinunternehmer (ohne USt)
- Umsatzsteuerpflichtig (20 %)
- Gesundheitsberufe (§ 6 Z 19)
- Freier Dienstnehmer
- Kleinbetrag bis 400 EUR
Pflichtangaben auf einer Honorarnote
Die Pflichtangaben richten sich nach dem Rechnungsbetrag:
| Pflichtangabe | Bis 400 EUR | Über 400 EUR | Über 10.000 EUR |
|---|---|---|---|
| Name + Anschrift des Leistenden | Ja | Ja | Ja |
| Art und Umfang der Leistung | Ja | Ja | Ja |
| Leistungsdatum/-zeitraum | Ja | Ja | Ja |
| Entgelt (inkl. USt oder Befreiungshinweis) | Ja | Ja | Ja |
| Ausstellungsdatum | Ja | Ja | Ja |
| Name + Anschrift des Empfängers | — | Ja | Ja |
| Nettobetrag + USt-Satz + USt-Betrag | — | Ja | Ja |
| UID-Nummer des Leistenden | — | Ja | Ja |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | — | Ja | Ja |
| UID-Nummer des Empfängers | — | — | Ja |
Wichtig: Die Bezeichnung "Honorarnote" auf dem Dokument ist optional — entscheidend ist der Inhalt, nicht die Überschrift. Du kannst auch "Rechnung" schreiben (oesterreich.gv.at).
Honorarnote als Kleinunternehmer: Was auf die Note muss
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt (Umsatz bis 55.000 EUR brutto/Jahr, seit 1.1.2025), darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen brauchst du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung:
„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994)"
Ohne diesen Hinweis riskierst du, die fälschlich ausgewiesene USt ans Finanzamt abführen zu müssen (Steuerschuld kraft Rechnungslegung, § 11 Abs. 12 UStG).
Neu seit 2025: Die Kleinunternehmergrenze wurde von 35.000 EUR netto auf 55.000 EUR brutto angehoben. Dazu gibt es eine 10%-Toleranzregelung: Eine erstmalige Überschreitung im Kalenderjahr bis 60.500 EUR ist erlaubt.
Honorarnote für Gesundheitsberufe: Keine USt
Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Hebammen und andere Gesundheitsberufe sind gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer unecht befreit — das heißt: keine USt auf der Honorarnote, aber auch kein Vorsteuerabzug.
Voraussetzung: Die Leistung muss therapeutisch sein (Heilbehandlung oder Prävention). Coaching oder Supervision ohne therapeutischen Hintergrund sind nicht automatisch befreit.
Auf der Honorarnote steht dann:
„Steuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG 1994"
Betroffene Berufsgruppen:
- Ärzte und Zahnärzte (Privatordination) — eigene Honorarnote-Vorlage für Ärzte
- Psychotherapeuten und klinische Psychologen (eigene Musterrechnung inkl. Ausfallhonorar-Regelung)
- Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden
- Hebammen
- Heilmasseure (WKO)
- Berufe nach GuKG und MTD-Gesetz
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Honorarnote erstellen: Schritt für Schritt
- Leistung beschreiben: Art der Tätigkeit konkret angeben (z. B. "Rechtsberatung", "Psychotherapie-Sitzung", "Vortrag am 15.03.2026"). Pauschale Angaben wie "Beratung" reichen nicht für den Vorsteuerabzug des Empfängers.
- Betragsstufe prüfen: Bis 400 EUR reichen vereinfachte Angaben. Darüber brauchst du alle Pflichtangaben (Name/Adresse Empfänger, Nettobetrag, USt, Rechnungsnummer, UID).
- USt-Status klären: Bist du umsatzsteuerpflichtig (20 % ausweisen), Kleinunternehmer (Befreiungshinweis) oder Gesundheitsberuf (§ 6 Z 19 Befreiung)?
- Fortlaufende Nummer vergeben: Jede Honorarnote braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer (z. B. HN-2026-001).
- Zahlung verfolgen: Zahlungsziel angeben (z. B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen") und Eingang kontrollieren.
Honorarnote vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?
| Kriterium | Honorarnote | Rechnung |
|---|---|---|
| Aussteller | Freiberufler, freie Dienstnehmer | Gewerbetreibende, Unternehmen |
| Gesetzliche Grundlage | § 11 UStG (gleich!) | § 11 UStG |
| Pflichtangaben | Identisch | Identisch |
| Bezeichnung | "Honorarnote" (Konvention) | "Rechnung" (Konvention) |
| Typische Leistungen | Beratung, Behandlung, Vortrag | Warenverkauf, Handwerksleistung |
| Gewerbeschein nötig? | Meist nein (freier Beruf) | Ja (Gewerbe) |
Fazit: Rechtlich gibt es keinen Unterschied. "Honorarnote" ist eine Bezeichnungskonvention für Freiberufler-Rechnungen — die Pflichtangaben sind identisch.
Honorarnote als freier Dienstnehmer
Auch ohne eigenen Gewerbeschein stellst du eine Honorarnote aus. Entscheidend ist aber, welche Vertragsart du hast: Freier Dienstvertrag und Werkvertrag klingen ähnlich, sind in der Sozialversicherung aber zwei verschiedene Dinge — anderes Gesetz, anderer Träger, andere Grenze. Vor allem meldet dich in einem Fall jemand anderer an als im anderen.
| Kriterium | Echter freier Dienstvertrag | Werkvertrag (Neue Selbständige) |
|---|---|---|
| Gesetzliche Grundlage | ASVG | GSVG |
| Versicherungsträger | ÖGK (Österreichische Gesundheitskasse) | SVS (Sozialversicherung der Selbständigen) |
| Maßgebliche Grenze 2026 | Geringfügigkeitsgrenze: 551,10 EUR pro Monat | Versicherungsgrenze: 6.613,20 EUR pro Jahr |
| Wer meldet an? | Dein Auftraggeber — ausnahmslos vor Arbeitsbeginn, unabhängig von der Höhe des Honorars | Du selbst bei der SVS |
| Was die Grenze bewirkt | Darunter nur Unfallversicherung, darüber zusätzlich Kranken-, Pensions- und Arbeitslosenversicherung | Darüber beginnt die Pflichtversicherung bei der SVS |
| Wer zahlt die Beiträge ein? | Der Auftraggeber (dein Anteil wird einbehalten) | Du selbst |
Was das praktisch bedeutet: Hast du einen echten freien Dienstvertrag, musst du dich nicht selbst bei der SVS melden — das erledigt dein Auftraggeber bei der ÖGK, und zwar vor deinem ersten Arbeitstag. Die Jahresgrenze von 6.613,20 EUR gilt für dich dann gar nicht; für dich zählt die monatliche Grenze von 551,10 EUR, und sie entscheidet nur darüber, wie umfangreich du versichert bist. Beim Werkvertrag ist es umgekehrt: Dort meldet dich niemand an. Sobald dein Jahresgewinn über 6.613,20 EUR liegt, ist die Meldung bei der SVS deine eigene Aufgabe.
Wenn du unsicher bist, welche Vertragsart bei dir vorliegt: Entscheidend ist nicht die Überschrift auf dem Papier, sondern wie du tatsächlich arbeitest. Beim freien Dienstvertrag schuldest du deine Arbeitskraft auf Dauer, beim Werkvertrag ein fertiges Werk.
In beiden Fällen gilt gleichermaßen:
- Du bist selbst für die Versteuerung verantwortlich (Einkommensteuer)
- Unter der Kleinunternehmergrenze (55.000 EUR): Keine USt ausweisen, Befreiungshinweis angeben
- Mehr zur monatlichen Grenze in unserem Ratgeber zur Geringfügigkeitsgrenze
Offizielle Quellen: ÖGK zum freien Dienstverhältnis · SVS-Versicherungsgrenze für Neue Selbständige · WKO zum freien Dienstvertrag. Das AMS stellt zusätzlich Infos und Vorlagen bereit.
Stand: 21.09.2026. Sozialversicherungswerte 2026, Quellen: ÖGK, SVS, WKO.
Alle Vorlagen und Muster für österreichische Unternehmen findest du in unserem Vorlagen-Hub.
Häufige Fragen zur Honorarnote
Was ist eine Honorarnote?
Eine Honorarnote ist eine Rechnung, die von Freiberuflern und freien Dienstnehmern ausgestellt wird. Der Begriff ist nicht gesetzlich definiert — es gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung nach § 11 UStG 1994.
Muss ich "Honorarnote" draufschreiben?
Nein. Die Bezeichnung ist frei wählbar — du kannst auch "Rechnung" schreiben. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind. In der Praxis verwenden Freiberufler meist "Honorarnote", weil es professioneller wirkt.
Muss ich als Arzt Umsatzsteuer auf der Honorarnote ausweisen?
Nein. Ärzte sind gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit (unechte Befreiung), wenn die Leistung eine Heilbehandlung ist. Auf der Note steht: "Steuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG 1994". Achtung: Gutachten oder Vorträge können steuerpflichtig sein.
Was muss auf einer Honorarnote unter 400 EUR stehen?
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR reichen: Name und Anschrift des Leistenden, Art und Umfang der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt inkl. USt (oder Befreiungshinweis) und Ausstellungsdatum. Name des Empfängers und Rechnungsnummer sind nicht erforderlich.
Brauche ich für eine Honorarnote einen Gewerbeschein?
Nein. Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Therapeuten, Architekten etc.) brauchen keinen Gewerbeschein. Auch freie Dienstnehmer und Werkvertragsnehmer benötigen keinen. Nur bei gewerblicher Tätigkeit ist ein Gewerbeschein Pflicht.
Wie nummeriere ich meine Honorarnoten?
Vergib eine fortlaufende, eindeutige Nummer — z. B. HN-2026-001, HN-2026-002 etc. Die Nummernfolge muss lückenlos und nachvollziehbar sein. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 400 EUR) ist die Nummer nicht Pflicht.
Was ist die Kleinunternehmergrenze für Honorarnoten 2026?
Seit 1. Jänner 2025 liegt die Grenze bei 55.000 EUR brutto pro Jahr. Darunter darfst du keine USt ausweisen und musst den Hinweis "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung" auf jede Honorarnote setzen. Neu: Eine erstmalige Überschreitung im Kalenderjahr bis 60.500 EUR (10 % Toleranz) ist erlaubt — ab dem Umsatz über 60.500 EUR gilt die USt-Pflicht sofort für alle weiteren Rechnungen im selben Jahr.
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