Privat Rechnungen schreiben – das gilt es 2020 zu beachten!

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Wer privat Waren verkauft oder eine “freundschaftliche” Dienstleistung erbringt, kann (muss aber nicht) privat Rechnungen schreiben. Denn gerade bei höheren Beträgen wird häufig nach einer solchen verlangt. Doch worauf musst du achten, wenn du privat Rechnungen ausstellst? Und was muss oben stehen? Wir sagen es dir!

Privatrechnung – was ist das und wann ist sie Pflicht?

Wenn eine natürliche Person (Privatperson) eine Rechnung stellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Als Privatperson ist es nicht deine Pflicht, eine Rechnung auszustellen, oftmals wird allerdings eine vom Geschäftspartner verlangt.

Dabei musst du, solange du den Veranlagungsfreibetrag von 730€/Jahr nicht überschreitest, keine Steuern abführen. In diesem Fall kannst du freiwillig eine Arbeitnehmerveranlagung durchführen, es handelt sich allerdings um kein Muss. Falls du als Steuerpflichtiger mit lohnsteuerpflichtigen Einkünften den Freibetrag von 730€ überschreitest und dein gesamtes Einkommen mehr als 12.000€ im Jahr beträgt, ist eine Einkommenssteuererklärung Pflicht. Gib dabei dein gesamtes Einkommen aus Nebenverdiensten an, ohne den Freibetrag von 730€ abzuziehen, da dieser automatisch berücksichtigt wird.

Unser Tipp: Behalte die Höhe deiner Privatrechnungen stets im Auge.

Privat Rechnung schreiben – Was muss die Rechnung enthalten?

Folgende Punkte sind Pflichtangaben auf deiner privaten Rechnung:

  • Dein Name und deine Anschrift als Dienstleister oder Verkäufer
  • Name und Anschrift des Kunden bzw. der Firma des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Leistungszeitraum bzw. Zeitraum des Verkaufs
  • Leistungsumfang bzw. Menge und Beschreibung der Ware
  • Wichtig: Hinweis auf Privatverkauf/Privatdienstleistung

Keine Umsatzsteuer bei Privatrechnungen

Wichtig: Wenn du privat Rechnungen schreibst, darfst du KEINE Umsatzsteuer, auch bekannt als Mehrwertsteuer, ausweisen.

Egal, ob die Firma deines Kunden ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist – du Privatleister bist es nicht! Wenn du als Privatperson eine Rechnung schreibst, welche Umsatzsteuer enthält, schuldest du diese anschließend dem Finanzamt.

Tipp: Ergänze deine Rechnung mit einem kurzen Text mit Hinweis auf einen Privatverkauf und der Befreiung von der Umsatzsteuer (Ust.).

Bei den oben angeführten Leistungen handelt es sich um privat durchgeführte Arbeiten. Unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG erfolgt die Verrechnung somit umsatzsteuerbefreit.

Andere mögliche Formulierungen auf Basis der Kleinunternehmerregelung sind.

  • „Der Rechnungsbetrag enthält gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 keine Umsatzsteuer.”
  • „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“
  • „Aus Gründen der Kleinunternehmerregelung erfolgt die Verrechnung der o.a. Leistung umsatzsteuerfrei.“

Ab wann bin ich keine Privatperson mehr?

Wann bist du keine Privatperson mehr sondern bereits (nebenberuflich) selbständig? Hier können keine allgemeinen Aussagen getroffen werden, da es von deiner Branche abhängt, ab wann du als selbständig zu bezeichnen bist. Für viele Berufe ist allerdings die österreichische Gewerbeordnung anzuwenden. Diese bestimmt, dass du ein Gewerbe anmelden musst, sobald du die Tätigkeit selbständig, regelmäßig und in Ertragserzielungsabsicht ausübst.

Selbständig bedeutet dabei, dass du der Tätigkeit auf eigene Gefahr und Rechnung nachgehst und somit das Unternehmerrisiko selbst trägst. Regelmäßig führst du die Tätigkeit aus, wenn du sie in bestimmten Zeitabständen wiederholst. Ertragserzielungsabsicht wird gleich gesetzt mit der Absicht, einen Ertrag zu erzielen, der die mit der Tätigkeit verbundenen Kosten übersteigt. Eine genauere Definition der Bestimmungen findest du auf der Seite der WKO.

Viele Berufen bilden Ausnahmen von der Gewerbeordnung, wie z. B. die freien Berufe (Arzt, Rechtsanwälte, Notare, etc.). Für diese gelten andere Gesetze. Für manche Tätigkeiten gibt es allerdings auch gar keine Regelungen (z. B. Künstler, Journalisten, Schriftsteller).

Wenn du (nebenberuflich) selbständig bist, ändern sich natürlich die Angaben auf deinen Rechnungen. Für deine privaten Rechnungen hast du hier die Möglichkeit, dir eine kostenlose, gesetzeskonforme Musterrechnung downzuloaden:

Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik ist Creative Director im Bereich Content in der namhaften Agentur Blue Monkeys. Er ist Blogger, Buchautor, Marketer und angehender Psychotherapeut mit Schwerpunkt auf Unternehmensberatung. Seine Fachgebiete sind holistische Konzepte im Digitalbereich. Ob Suchmaschinenoptimierung, Social Media oder Ads - er will begeistern, nicht bloß verkaufen.

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