Software für Freelancer: Diese 8 Anforderungen sollte sie erfüllen

So flexibel wie das Leben eines Freelancers – so muss auch die optimale Softwarelösung sein: Mobil, verlässlich und einfach bedienbar. Lesen Sie hier, was heute verlangt wird, um auf dem letzten Stand der Dinge zu sein:

8 Anforderungen für die optimale Software für Freelancer:

  • Arbeitszeiten aufzeichnen und managen
  • Ein- und Ausgänge der Rechnungen sowie Angebote verwalten
  • Geschäftsdokumente folgerichtig verknüpfen
  • Integriertes Mahnwesen
  • Effizientes Kundenmanagement
  • Eine elektronische Signatur, eventuell Bon-Drucker
  • Umfangreiche Statistik
  • Sicherheit im World Wide Web

1. Arbeitszeiten aufzeichnen und managen

Mit einem Timetracker werden Arbeitszeiten lückenlos aufgezeichnet und Abrechnungen – zur Freude des Kunden – transparent verrechnet. Dazu erhalten Freelancer eine Übersicht, wie viel Zeit welches Projekt bzw. Kunde aufgewendet wurde und bietet Raum zu einer Effizienzanalyse. Mit einem Klick wird aus einem abgeschlossenen Projekt idealerweise eine Rechnung generiert.

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2. Rechnungsein- und Ausgänge sowie Angebote erstellen und verwalten

… bilden den Kern einer Freelancer Software. Mit einem Klick erstellen Sie von unterwegs aus eine Rechnung und versenden diese. Auf einen Blick sehen Sie, welche Rechnung noch offen ist und welcher Kunde noch nicht gezahlt hat. So fällt keine unbezahlte Rechnung mehr unter den Tisch und Sie bleiben liquide.

Dazu beeindrucken Sie Ihre Kunden durch das professionelle Design Ihrer Angebote.

3. Rechnungen folgerichtig verwalten

Die Krönung der Effizienz von modernen ERP-Rechnungsprogrammen zeigt sich anhand des folgenden Beispiels:

Angenommen Sie verrechnen 14 Stunden als Grafiker. Der Rechnung geht in der Regel ein Angebot hervor. Wenn dieses vom Kunden abgesegnet wurde, geht nach Erbringen der Leistung, die mit einem Timetracker aufgezeichnet wurde, mit einem Klick die Rechnung hinaus. Der Kunde zahlt nicht innerhalb der Frist? Eine Mahnung wird mit einem weiteren Klick generiert und gesendet. Endlich: Die Zahlung geht ein – ein modernes ERP-Rechnungsprogramm verknüpft diese Abläufe automatisch und folgerichtig:

  • Einem neu angelegten Kunden wird ein Angebot erstellt.
  • Die Arbeitszeit des Projekts wird mit einem Zeiterfassungstool aufgezeichnet.
  • Mit einem Klick wird aus dem Angebot oder der aufgezeichneten Arbeitszeit eine Rechnung.
  • (Bei Bedarf generieren Sie beim Warenverkehr mit einem weiteren Klick einen Warenausgang
  • … und Lieferschein.
  • Der Lagerstand mindert sich automatisch.)
  • Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn die Zahlungsfrist überschritten wird.
  • Mit einem weiteren Klick wird eine Mahnung erstellt.
  • Endlich, die Zahlung ist eingegangen und der Auftrag wurde vollständig verbucht.
  • Die Statistik erfasst den Zahlungseingang und verknüpft bei Bedarf die Warenwirtschaft.
  • Das Kundenmanagement führt das getätigte Geschäft zum jeweiligen Kunden, damit Sie Übersicht über diesen bewahren.
  • Der Kunde beauftragt Sie jetzt öfter? Erstellen Sie einfach „wiederkehrende Rechnungen“.

4. Effizientes Mahnwesen inklusive

Säumige Kunden sind nicht nur lästig, sie gefährden auch Ihre Liquidität. Mit einem effizienten Mahnwesen fordern Sie die offenen Rechnungen effizient ein. everbill kooperiert mit Inkasso-Blum, welches kostenlos offene Forderungen eintreibt.

5. Kundenmanagement im 21. Jahrhundert

Welcher Kunde hat schon lange nichts mehr bestellt? Welcher Kunde hat bald Geburtstag? Und welchem gebührt ein Treue-Rabatt? Je mehr Sie über Ihre Kunden wissen, desto genauer können Sie auf seine Bedürfnisse eingehen und ihn mit speziellen Angeboten und Rabatten füttern.

Auf der anderen Seite haben Sie Ihre online Kundendatenbank stets in Ihrer Westentasche griffbereit: Von überall aus können Sie Adressen, Telefonnummern oder den Status-Quo einer Bestellung abrufen. Schließlich wollen Ihre Kunden jederzeit persönlich und in Echtzeit betreut werden.

6. Elektronische Signatur und Bon-Drucker

Seit 1. Jänner 2014 werden elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgesetzt. Verträge werden anhand der elektronischen Signatur unterzeichnet und gespeichert. Der österreichische Bund beispielsweise akzeptiert ausnahmslos elektronische Rechnungen. Dazu ist die 7-jährige Aufbewahrungspflicht auch in elektronischer Form gültig.

Mit 1.1.2016 gilt die Registrierkassenpflicht. Freelancer, die mehr als 15.000 Jahresumsatz oder 7.500 Euro Barerlöse erwirtschaften, benötigen seit diesem Zeitpunkt eine Registrierkasse. Ein modernes Rechnungsprogramm sollte daher eine Registrierkassenlösung sowie einen mobilen Kassabon-Drucker anbieten.

7. Umsatzstatistik

Die Statistik gibt Aufschluss über alle Bereiche Ihres Unternehmens und lässt Analysen über Stärken und Schwächen zu. Welche Bereiche sind ausbaufähig? Welche gehören abgespeckt? Wo liegt das meiste Geld vergraben? Die Umsatzstatistik sagt es Ihnen.

8. Sicherheit Dank SSL-Verschlüsselung

Ihre Firmendaten gehören zuverlässig verschlüsselt und lückenlos gespeichert. Ein tägliches Back-up bei einem seriösen Anbieter gehört ebenso dazu, wie die SSL-Verschlüsselung, die die Browserdaten mit jenen des Systems unkenntlich macht.

Mit diesen 8 Features im Gepäck kann sich ein Rechnungsprogramm sehen lassen. everbill ist auf dem letzten Stand, wenn es um moderne Rechnungsprogramme geht, und kann bei allen 7 Punkten ein Häkchen machen. Testen Sie everbill jetzt 1 Monat gratis und unverbindlich!

Stephanie Fischer
Stephanie Fischer
Stephanie Fischer
Stephanie betreut als Digital Marketing Expertin die Online Kommunikation von everbill. Die studierte Geisteswissenschaftlerin ist ansonsten Freelancerin und kennt die Höhenflüge - aber auch die Herausforderungen - die die Selbständigkeit mit sich bringt.

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