Nummernkreis bei Rechnungen: Was ist das?

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Sie schreiben viele Rechnungen und suchen ein effizientes System, einen Nummernkreis festzulegen bzw. Rechnungsnummern zu vergeben? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was ein Nummernkreis ist, nennen Ihnen die gesetzlichen Grundlagen und geben Ihnen Tipps, wie Sie die Nummernkreise richtig anlegen sollten.

Nummernkreis: Was gilt es zu beachten?

  • Was ist ein Nummernkreis bzw. eine „eindeutige Rechnungsnummer“?
  • Welche gesetzliche Grundlagen gibt es?
  • Wie können Sie Nummernkreise effizient verwalten?
  • Gibt es online Lösungen für Nummernkreise?

Was ist ein Nummernkreis?

Als Nummernkreis wird eine fix definierte Abfolge von Zahlen innerhalb einer Gruppe zu ordnender Elemente bezeichnet. Im Unternehmeralltag spielen Nummernkreise insofern eine wichtige Rolle, als dass Sie zum Vergeben einer eindeutigen Rechnungsnummer dienen. Es ist nämlich so: In Österreich, Deutschland sowie der Schweiz müssen Rechnungen eine Identifikationsnummer haben. Diese darf nur einmal vergeben werden und dient dazu, Zahlungen bestimmten Rechnungen leichter zuordnen zu können.

Darüber hinaus müssen Rechnungsnummern nach dem Umsatzsteuergesetz fortlaufend durchnummeriert sein. Aus dieser Abfolge entsteht ein Nummernkreis.

Achtung: „Fortlaufend“ bedeutet nicht zwingend „aufsteigend“! Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, nach der ein Nummernkreis bei der Zahl 1 beginnen müsse. Dadurch sollen kleine oder neu gegründete Unternehmen geschützt werden. Ansonsten müssten Sie mit der Rechnungsnummer ihre Auftragslage preisgeben.

Welche gesetzliche Grundlagen gilt es zu beachten?

Neben den bereits erwähnten Regelungen haben Rechnungssteller einen relativ freien Spielraum, um Rechnungen zu beziffern. Dennoch müssen vom Gesetz her gewisse Anforderungen immer erfüllt sein.

Nochmals zum Mitschreiben:

  • Jede Rechnungsnummer im Unternehmen nur einmal vergeben.
  • Rechnungsnummern müssen nicht ausschließlich Zahlen beinhalten. Auch Nummernkreise mit Rechnungsnummern, bei denen Zahlen und Buchstaben kombiniert werden, sind möglich.
  • Nummernkreis ist für den Unternehmer frei wählbar – muss aber für das Finanzamt nachvollziehbar sein.

Wie können Sie Nummernkreise effizient verwalten?

Nummernkreise gelten allgemein als Identifikation für Zahlungseingänge sowie als Gedächtnisstütze für die Unternehmer. Beliebte Abfolgen sind Nummernkreises mit einem speziellen Kürzel für den jeweiligen Auftraggeber und einer daran angehängten Zahl.

Experten empfehlen jedoch eine Kombination aus Datumsteilen, etwa dem Monat und dem Jahr, mit einer fortlaufenden Nummerierung der Rechnung. Dies schafft eine übersichtliche sowie sinnvolle Nummerierung.

Ein Beispiel im Jahr 2016

Im Jahr 2016 beginnen Sie Ihren Nummernkreis einfach mit 16. Anschließend füllen Sie die Zahl mit einigen Nullen (je mehr Rechnungen Sie stellen, umso mehr Nullen sollten Sie eintragen). Abschließend dann mit der jeweiligen Rechnungszahl.

Für die erste Rechnung 2016160001
für die 30.160030
für die 100.160100

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Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Der Salzburger Dominik Stelzig lebt inzwischen in Wien, ist Buchautor sowie Werbetexter und Creative Director. Für das everbill Marketing ist ihm eines klar: Egal ob digital oder handgeschrieben – Worte machen nur Sinn, wenn Taten folgen.

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