Betriebsausgaben Österreich 2026: Was ist absetzbar?

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs 4 EStG). Solche Ausgaben mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn — je sauberer du sie erfasst, desto weniger Steuern zahlst du. Vom Büromaterial über die Miete bis zur Fortbildung: Was betrieblich veranlasst ist, kannst du in Österreich grundsätzlich absetzen. Rein private Ausgaben dagegen nicht. Dieser Ratgeber zeigt dir, was absetzbar ist, was nicht — und wie du den Überblick behältst.

Was sind Betriebsausgaben?

Das Einkommensteuergesetz definiert Betriebsausgaben knapp: Es sind „die Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind“ (§ 4 Abs 4 EStG). Entscheidend ist der betriebliche Zusammenhang — nicht, ob die Ausgabe notwendig oder besonders klug war. Was du für dein Unternehmen aufwendest, mindert deinen Gewinn und damit deine Steuerlast.

Die Kehrseite: Rein private Ausgaben sind nie abzugsfähig (§ 20 EStG). Schwierig wird es bei gemischten Aufwendungen, die betrieblich und privat veranlasst sind. Lässt sich der private Anteil klar abgrenzen (etwa beim Auto oder Handy), darfst du den betrieblichen Teil absetzen. Ist keine klare Trennung möglich, gilt in der Regel das Aufteilungsverbot — die Ausgabe bleibt zur Gänze privat.

Welche Betriebsausgaben kannst du absetzen?

Die Bandbreite ist groß. Diese Kategorien sind für EPU und KMU am wichtigsten:

Kategorie	Beispiele
Raumkosten	Miete, Betriebskosten, Strom, Reinigung des Büros
Arbeitsmittel & Material	Werkzeug, Software, Büromaterial, Waren
Fahrzeug & Reisen	Kilometergeld (0,50 €/km), Diäten, Öffi-Tickets
Versicherungen & SVS	betriebliche Versicherungen, Pflichtbeiträge zur SVS
Fortbildung & Beratung	Kurse, Fachliteratur, Steuerberater, Rechtsberatung
Werbung & Marketing	Website, Anzeigen, Drucksorten

Für einzelne dieser Bereiche haben wir eigene, ausführliche Ratgeber:

• Reisekosten absetzen — Kilometergeld, Diäten und Nächtigung
• Homeoffice und Steuern — Arbeitsplatzpauschale und Ausstattung
• Laptop absetzen — sofort oder über die Abschreibung
• Spenden absetzen — begünstigte Empfänger

Geringwertige Wirtschaftsgüter und Abschreibung

Bei angeschafften Gütern kommt es auf den Wert an. Kostet ein Wirtschaftsgut bis zu 1.000 € netto (geringwertiges Wirtschaftsgut, § 13 EStG), darfst du es im Jahr der Anschaffung sofort voll absetzen. Teurere Anschaffungen verteilst du dagegen über die Nutzungsdauer — das nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA). Ein Laptop um 1.500 € wird also über mehrere Jahre abgeschrieben, ein Bürostuhl um 300 € sofort.

Was ist nicht absetzbar?

Nicht jede Ausgabe im Zusammenhang mit dem Betrieb ist abzugsfähig. § 20 EStG zählt die wichtigsten Ausnahmen auf:

• Kosten der privaten Lebensführung — auch wenn sie beruflich mitveranlasst sind
• Bewirtung von Geschäftsfreunden — nur zu 50 % absetzbar, und nur bei überwiegend betrieblicher Veranlassung mit Werbezweck
• Unangemessen hohe Kosten — etwa der Teil eines Pkw über der Angemessenheitsgrenze von rund 40.000 €
• Strafen und Geldbußen sowie die Einkommensteuer selbst

Die Betriebsausgabenpauschale als Alternative

Wer sich das Sammeln vieler kleiner Belege sparen will, kann unter Umständen pauschalieren. Bei der Basispauschalierung (§ 17 EStG) setzt du ab der Veranlagung 2026 pauschal 15 % deines Nettoumsatzes als Betriebsausgaben an (höchstens 63.000 €), für bestimmte Tätigkeiten gilt ein reduzierter Satz von 6 %. Voraussetzung ist ein Vorjahresumsatz bis 420.000 €. Bestimmte Ausgaben (etwa Wareneinkauf, Löhne, SVS-Beiträge) darfst du zusätzlich absetzen. Ob sich die Pauschale lohnt, hängt von deiner tatsächlichen Kostenquote ab — ein Vergleich mit dem Steuerberater lohnt sich.

Belege richtig aufbewahren

Ohne Beleg keine Betriebsausgabe. Jede abgesetzte Ausgabe muss durch einen Beleg nachgewiesen werden, und diese Belege musst du in Österreich sieben Jahre aufbewahren (§ 132 BAO); in Sonderfällen wie bei Grundstücken auch länger. Wie du deine Belege ordnest und digital revisionssicher archivierst, erfährst du im Ratgeber zu den Aufbewahrungspflichten nach der BAO.

Wie everbill deine Ausgaben erfasst

Zur Klarstellung: everbill erstellt keine Steuererklärung, kein Anlageverzeichnis und berechnet keine Abschreibung automatisch. Was everbill übernimmt, ist die saubere Erfassung deiner Ausgaben: Du erfasst Eingangsrechnungen und Belege, ordnest sie Kategorien, Projekten oder Kostenstellen zu und behältst so den Überblick über deine Betriebsausgaben. Diese Daten sind die ideale Grundlage für deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung — und lassen sich per BMD- oder RZL-Export direkt an deinen Steuerberater übergeben.

Häufige Fragen zu Betriebsausgaben

Was zählt als Betriebsausgabe?

Alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs 4 EStG) — von Miete und Material über Fahrzeug und Fortbildung bis zu Werbung und Versicherungen. Entscheidend ist der betriebliche Zusammenhang. Rein private Ausgaben sind nicht abzugsfähig.

Bis zu welchem Betrag kann ich eine Anschaffung sofort absetzen?

Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 € netto (§ 13 EStG) darfst du im Jahr der Anschaffung sofort voll als Betriebsausgabe absetzen. Teurere Güter werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA).

Sind Geschäftsessen absetzbar?

Nur eingeschränkt. Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist zu 50 % absetzbar, und das auch nur, wenn sie überwiegend betrieblich veranlasst ist und einen Werbezweck erfüllt. Der Anlass sollte dokumentiert werden.

Was ist die Betriebsausgabenpauschale?

Bei der Basispauschalierung (§ 17 EStG) setzt du ab 2026 pauschal 15 % deines Nettoumsatzes als Betriebsausgaben an (höchstens 63.000 €), bei bestimmten Tätigkeiten 6 %. Voraussetzung ist ein Vorjahresumsatz bis 420.000 €. Bestimmte Ausgaben wie Wareneinkauf und SVS-Beiträge kommen zusätzlich dazu.

Wie lange muss ich Belege für Betriebsausgaben aufheben?

Sieben Jahre (§ 132 BAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. In Sonderfällen wie bei Grundstücken gelten längere Fristen.

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• Reisekosten absetzen: Kilometergeld, Diäten und Nächtigung
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Stand: Juli 2026. Steuerliche Angaben ohne Gewähr — im Einzelfall Steuerberatung einholen. Quellen: RIS (§ 4, § 13, § 17, § 20 EStG), WKO, USP.