BAO-Aufbewahrungspflichten Österreich: 7 Jahre, 22 bei Grundstücken

Die Aufbewahrungspflichten für Buchhaltungsunterlagen sind in Österreich in § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) geregelt. Die Standard-Frist beträgt 7 Jahre, bei Grundstücken greift eine verlängerte Frist von bis zu 22 Jahren (§ 18 Abs. 10 UStG).

Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist oder der Beleg entstanden ist. Wer 2026 eine Rechnung erhält, muss diese bis 31.12.2033 aufbewahren.

§ 132 BAO — Der Kernparagraf

Laut § 132 BAO müssen Abgabepflichtige folgende Unterlagen 7 Jahre aufbewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Belege (Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine)
• Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen
• Geschäftsbriefe und E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt
• Arbeitsanleitungen und Organisationsunterlagen für EDV-Buchhaltung

Die Aufbewahrung muss geordnet, vollständig und lesbar erfolgen — unabhängig davon, ob in Papier oder digital.

Die 22-Jahres-Frist für Grundstücke

Bei Unterlagen, die Grundstücke betreffen, gilt eine längere Frist von 22 Jahren (§ 18 Abs. 10 UStG). Hintergrund ist die mögliche Berichtigung des Vorsteuerabzugs im Rahmen der 20-jährigen Berichtigungsfrist für Immobilien.

Betroffene Unterlagen:

• Rechnungen zum Grundstückskauf
• Herstellungskosten (Bau, Sanierung)
• Mietverträge und Betriebskostenabrechnungen bei vermieteten Objekten
• Alle Belege, die Vorsteuerabzug auf Gebäude-Investitionen betreffen

Digital oder Papier?

Beide Formate sind rechtlich zulässig (§ 132 Abs. 2 BAO). Elektronische Belege müssen jedoch während der gesamten Aufbewahrungsdauer:

1. Lesbar bleiben — Formate so wählen, dass sie auch in 7 Jahren noch dargestellt werden können (PDF/A ist ideal)
2. Unveränderbar abgelegt sein — keine nachträgliche Bearbeitung möglich
3. Durchsuchbar sein — bei digital geführter Buchhaltung

Originale Papier-Rechnungen dürfen gescannt und danach vernichtet werden, wenn die oben genannten Anforderungen erfüllt sind. Ausnahme: Urkunden mit Unterschriften (Verträge, Jahresabschlüsse mit Originalstempel) sollten im Original aufbewahrt werden.

Sonderfristen: Finanzstrafverfahren, hängende Verfahren

Wird ein Finanzstrafverfahren eingeleitet oder ist ein Rechtsmittel (Beschwerde gegen Bescheid) offen, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist bis zum Abschluss des Verfahrens — auch über die 7 Jahre hinaus (§ 132 Abs. 1 letzter Satz BAO).

Praxis: Sauberes Archiv aufbauen

Ein einfaches, robustes System:

• Digitaler Ordner pro Jahr (2026/), Unterordner eingangsrechnungen/, ausgangsrechnungen/, bank/, jahresabschluss/
• Belegerfassung direkt nach Erhalt — nicht sammeln
• Cloud + Lokales Backup (Versionierung)
• Vorbereitende Buchhaltung als laufender Prozess, nicht als jährliches Event

Tipp: Das richtige Rechnungsprogramm archiviert Belege automatisch und hält die Nummernkreise sauber — im Fall einer Betriebsprüfung zahlt sich das massiv aus.

Weiterführende Artikel

• Pillar-Hub: Buchhaltung & Steuern Österreich
• Betriebsprüfung Ablauf
• E-Signatur auf PDF-Rechnung
• Vorbereitende Buchhaltung
• Belegerfassung

Häufige Fragen zur Aufbewahrungspflicht

Wie lange muss ich Rechnungen in Österreich aufbewahren?

Standard 7 Jahre (§ 132 BAO), gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Bei Grundstücken 22 Jahre.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Ja, wenn der Scan unveränderbar, lesbar und durchsuchbar archiviert wird. Ausnahme: Originalurkunden mit Unterschrift (Verträge) sollten im Original bleiben.

Welches Dateiformat ist für die Langzeit-Archivierung am besten?

PDF/A ist der anerkannte Standard für Langzeit-Archivierung. Auch einfache PDFs werden akzeptiert, sofern sie lesbar bleiben.

Was passiert, wenn meine Unterlagen bei einem Brand oder Festplatten-Crash verloren gehen?

Abgabepflichtige tragen das Archivierungsrisiko. Deshalb: Cloud-Backup + lokales Backup parallel führen. Der Verlust entschuldigt keine Nicht-Vorlage.

Gilt die Frist auch für E-Mails?

Ja, wenn sie steuerrelevanten Inhalt haben (z. B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Vertragskorrespondenz). Private Chats sind nicht betroffen.