✈ Dienstreise absetzen als Selbständige/r

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In Österreich können Sie als Unternehmer beruflich getätigte Fahrten (Dienstreisen) im In- und Ausland als Reisekosten absetzen. Unter Reisekosten fallen Fahrtkosten, Aufwände für Verpflegungen und Unterkünfte (Reisespesen), sowie Nebenspesen. Wir erklären Ihnen hier, wie Sie vorgehen müssen, um Reisekosten abzusetzen.

Wie setzen sich Reisekosten von Dienstreisen zusammen?

Reisekosten ist der Sammelbegriff für folgende Aufwände:

  1. Fahrtkosten z. B. Flug, Taxi, PKW (Dienstwagen oder Mietwagen), öffentliche Verkehrsmittel usw.
  2. Aufwände für Verpflegung (Essen, Trinken und co.)
  3. Nächtigungsaufwände (Hotel, Pension, Airbnb, etc.)
  4. Sonstige Spesen (Nebenspesen)

Wann ist eine Reise eine Dienstreise?

Von einer Dienstreise ist lt. Einkommensteuergesetz die Rede, sobald ein beruflicher Auftrag außerhalb des üblichen Dienstortes getätigt wird.

Der Auftragnehmer muss hierzu:

  • Mindestens 25 km Fahrtstrecke in eine Richtung tätigen
  • Mehrere Stunden Fahrtdauer haben

Was sind Fahrtkosten?

Unter Fahrtkosten versteht man in Österreich:

  • Ausgaben, die Sie für Fahrten zwischen Wohnort und Dienstort tätigen und
  • alle Ausgaben für beruflich getätigte Fahrten.

Können Sie einen privaten PKW für eine Dienstreise nutzen?

Ja, Sie können auch private Fahrzeuge für Dienstreisen nutzen. Der PKW darf aber nicht mehr als 50 % für dienstliche Zwecke eingesetzt werden. Ist dies gegeben, können Sie auch das Kilometergeld von 0,42€ pro KM absetzen.

Achtung: Hierfür ist der Nachweis über ein Fahrtenbuch notwendig.

Nächtigungskosten

Um Nächtigungskosten abzuschreiben, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1.) Pauschalbetrag (ohne Beleg) abschreiben:
Innerhalb Österreichs können Sie 15,00 Euro als Pauschalbetrag absetzen. Diese Ausgabe inkludiert das Frühstück.

2.) Genaue Kosten für das Hotel, Pension etc. abschreiben
Hierzu müssen Sie die genauen Rechnungen vorweisen und abrechnen.

Wie Sie den Verpflegungsmehraufwand geltend machen

Unter einem Verpflegungsmehraufwand werden laut Steuergesetz jene Ausgaben zusammengefasst, die ihre Mahlzeiten und Getränke während Ihrer Geschäftsreise abdecken. Belege müssen Sie nicht aufbewahren, der Aufwand wird als Pauschale zusammengefasst. Der Reiseaufwand muss dabei mehr als 3 Stunden dauern. Die Cola von Wien nach Salzburg ist also leider nicht drin.

So berechnen Sie den Verpflegungsmehraufwand: (Stand 2019)

Ganzer Tag in Österreich: € 26,40
Ab 3 Stunden Reise (jede weitere Stunde) € 2,20

Inlandsreisen, die eine Dauer von 11 Stunden überschreiten, können mit dem vollen Tagessatz für Verpflegung berechnet werden.

So wir der Verpflegungsmehraufwand berechnet:

Ganzer Tag in Österreich: € 26,40
Jede angefangene Stunde (min. 3 Stunden): € 2,20
Wenn die Inlandsreise mehr als 11 Stunden dauert, können Sie den vollen Diätensatz geltend machen.
ACHTUNG: Sind Sie länger oder auch immer wieder an einem Einsatzort, stehen Ihnen unter Umständen keine Diäten zu und zwar

wenn Sie länger als fünf Tage durchgehend am gleichen Einsatzort waren ODER
wenn Sie an einem Einsatzort unregelmäßig – also immer wieder einmal, jedoch öfter als 15 Tage im Jahr – tätig sind.
Dann wird der neue Einsatzort nämlich zum „Mittelpunkt der Tätigkeit“.

Nebenspesen

Wenn bestimmte weitere Kosten auf einer dienstlichen Reise anfallen, können Sie diese ebenfalls abschreiben. Hierzu zählen:

  1. Kosten für Telefon
  2. Internet
  3. Trinkgelder (diese müssen durch Rechnungen oder einen Kreditkartenauszug bewiesen werden)

Können Sie auch Fortbildungen im Ausland absetzen?

Ja, Berufsfortbildung im Ausland oder zurückgelegte Wege zur Erlangung eines neuen Auftrages oder Arbeitsplatzes zählen ebenfalls zu den Aufwendungen, die Sie absetzen können (Reisekosten).
 

Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik ist Creative Director im Bereich Content in der namhaften Agentur Blue Monkeys. Er ist Blogger, Buchautor, Marketer und angehender Psychotherapeut mit Schwerpunkt auf Unternehmensberatung. Seine Fachgebiete sind holistische Konzepte im Digitalbereich. Ob Suchmaschinenoptimierung, Social Media oder Ads - er will begeistern, nicht bloß verkaufen.

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