Als selbstständige Person oder EPU kannst du beruflich veranlasste Reisekosten in Österreich steuerlich geltend machen. Das umfasst Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand (Diäten), Nächtigungskosten und sonstige Spesen. Hier erfährst du, welche Voraussetzungen gelten, welche Pauschalen 2026 aktuell sind – und wo die häufigsten Fehler passieren.
Was sind Reisekosten? – Die 4 Kategorien
| Kategorie | Was zählt dazu | Beleg nötig? |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | PKW (Kilometergeld), Taxi, Bahn, Flug, Mietwagen | Ja (Fahrtenbuch oder Tickets) |
| Verpflegungsmehraufwand | Mehrverpflegung während der Dienstreise (Diäten) | Nein – Pauschale reicht |
| Nächtigungskosten | Hotel, Pension, Airbnb | Nur bei Einzelabrechnung |
| Sonstige Spesen | Telefon, Internet, Trinkgeld | Ja (Rechnungen oder KK-Auszug) |
Wann gilt eine Reise als Dienstreise?
Eine Dienstreise nach § 26 EStG liegt vor, wenn du beruflich außerhalb deines üblichen Arbeitsortes tätig wirst. Dabei gelten folgende Mindestvoraussetzungen:
- Fahrtstrecke von mindestens 25 km (einfache Wegstrecke)
- Reisedauer von mehr als 3 Stunden (für Verpflegungspauschale)
Achtung bei Stammkunden-Standorten: Wenn du an einem Einsatzort regelmäßig tätig bist – mehr als 15 Tage im Jahr oder länger als 5 Tage in Folge –, gilt der Standort als neuer Mittelpunkt der Tätigkeit. Dann entfällt die Diäten-Berechtigung für diesen Ort.
Kilometergeld 2026: 0,50 € pro Kilometer
Nutzt du deinen privaten PKW für Dienstreisen, kannst du seit 2022 0,50 € pro Kilometer als Betriebsausgabe geltend machen (§ 26 Z 4 lit. a EStG). Das Kilometergeld ist steuerfrei und pauschal – du brauchst keine Tankbelege.
| Fahrzeug | Kilometergeld 2026 | Bedingung |
|---|---|---|
| PKW / Motorrad | 0,50 € / km | Privat-Kfz, max. 30.000 km/Jahr |
| Fahrrad / E-Bike | 0,38 € / km | Beruflich genutztes Fahrrad |
| Mitfahrer (PKW) | 0,05 € / km pro Person | Zusatz je mitgenommenem Kollegen |
Voraussetzung Fahrtenbuch: Du musst die Fahrten nachweisen – Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand. Ein Fahrtenbuch ist Pflicht. Liegt der berufliche Nutzungsanteil über 50 %, kann alternativ eine Kfz-Kostenabrechnung sinnvoller sein.
Verpflegungsmehraufwand (Diäten) 2026
Für Mahlzeiten während Dienstreisen brauchst du keine Belege aufheben – es gilt eine gesetzliche Pauschale. Voraussetzung: Die Reise dauert mehr als 3 Stunden. (Stand: 2026)
| Reisedauer | Pauschale |
|---|---|
| 3 Stunden bis unter 11 Stunden | 2,20 € pro angefangener Stunde |
| 11 Stunden und mehr (voller Tagessatz) | 26,40 € / Tag |
Beispiel: Du bist 8 Stunden auf Dienstreise → 8 × 2,20 € = 17,60 € ansetzbar. Bei 12 Stunden greifst du zum vollen Tagessatz von 26,40 €.
Nächtigungskosten absetzen
Für Übernachtungen hast du zwei Möglichkeiten:
- Pauschale ohne Beleg: 15,00 € pro Nacht (inkl. Frühstück) – gilt für Übernachtungen innerhalb Österreichs
- Tatsächliche Kosten: Hotellrechnung im vollen Betrag absetzbar – kein Tagessatz-Limit, aber Belege nötig
Für Auslandsreisen gelten eigene Tagessätze je Land (BMSVS-Verordnung). Diese liegen teils deutlich höher als die Inlandspauschalens.
Sonstige Spesen (Nebenspesen)
Weitere beruflich veranlasste Kosten auf Dienstreisen kannst du ebenfalls abschreiben:
- Telefon- und Internetkosten (Rechnungen aufbewahren)
- Trinkgelder – müssen durch Rechnungen oder Kreditkartenauszug belegt werden
- Parkgebühren
- Fortbildungen im Ausland und Fahrten zur Akquisition neuer Aufträge
Privater Aufwand ist nicht abzugsfähig – nur Ausgaben mit direktem Zusammenhang zum Beruf können angesetzt werden.
Ausgaben einfach erfassen – mit everbill
Alle Betriebsausgaben – von Kilometergeld bis Hotelrechnung – digital erfassen, kategorisieren und für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorbereiten.
Häufige Fragen zu Reisekosten in Österreich
Wie hoch ist das Kilometergeld 2026 in Österreich?
Das Kilometergeld beträgt seit 2022 0,50 € pro Kilometer für private PKW (§ 26 Z 4 lit. a EStG). Für Mitfahrer kommen zusätzlich 0,05 € / km pro Person dazu. Das Kilometergeld ist steuerfrei und setzt kein Fahrtenbuch-Limit voraus – aber die Fahrten müssen nachgewiesen werden.
Ab wie vielen Kilometern kann ich Dienstreisen absetzen?
Für die Anerkennung als Dienstreise ist keine Mindest-km-Grenze vorgeschrieben – es kommt auf den beruflichen Zweck an. Für den Verpflegungsmehraufwand (Diäten) gilt aber eine Fahrtstrecke von mindestens 25 km einfache Wegstrecke als Richtwert.
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Der Tagessatz für Verpflegung bei Inlandsreisen beträgt 26,40 € pro Tag (ab 11 Stunden Reisedauer). Bei kürzeren Reisen (ab 3 Stunden) gilt ein Stundensatz von 2,20 € pro angefangener Stunde. Belege brauchst du dafür keine aufbewahren.
Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten und Fahrtkosten?
Fahrtkosten sind ein Teil der Reisekosten – sie bezeichnen speziell die Transport-Ausgaben (PKW-Kilometergeld, Bahn, Taxi, Flug). Reisekosten ist der Oberbegriff und umfasst zusätzlich Verpflegungsmehraufwand (Diäten), Nächtigungskosten und sonstige Spesen.
Brauche ich ein Fahrtenbuch für das Kilometergeld?
Ja. Das Finanzamt kann den Nachweis verlangen. Ein Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten: Datum, Abfahrts- und Zielort, beruflicher Zweck sowie Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt. Digitale Fahrtenbücher sind genauso gültig wie handschriftliche – sie müssen aber zeitnah und lückenlos geführt sein.
Kann ich als EPU alle Reisekosten absetzen?
Grundsätzlich ja – alle Reisekosten mit beruflichem Zusammenhang sind als Betriebsausgaben absetzbar. Als EPU (Einzel-Personenunternehmen) mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung trägst du Reisekosten direkt als Betriebsausgabe ein. Wichtig: Der berufliche Anlass muss klar nachweisbar sein – Mischreisen (teils privat, teils beruflich) sind aufzuteilen.
Kommentare