Eine Rechnung schreiben klingt nach viel Papierkram, ist aber in wenigen Schritten erledigt: Du brauchst die richtigen Pflichtangaben nach § 11 UStG, die passende Rechnungsart und eine fortlaufende Nummer — den Rest erledigt entweder eine Vorlage oder eine Software für dich. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, was auf eine österreichische Rechnung gehört, welche Fehler am häufigsten passieren und wann sich eine Software gegenüber Word oder Excel lohnt.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechnungen über 400 EUR brutto brauchen 10 Pflichtangaben (§ 11 UStG) — darunter fortlaufende Nummer, UID und Steuersatz.
- Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR brutto sind einfacher: keine Empfänger-UID, kein getrennter USt-Ausweis nötig.
- Als Kleinunternehmer:in weist du keine USt aus, sondern den Hinweis nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.
- Zahlungsfrist ohne andere Vereinbarung: 30 Tage (§ 907a UGB), B2B-Verzugszinsen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
- Software statt Word-Vorlage spart vor allem bei Wiederholung Zeit: Pflichtfelder, Nummerierung und Steuersatz sind mit einem Klick korrekt gesetzt.
Pflichtangaben auf einer Rechnung in Österreich (§ 11 UStG)
Jede Rechnung über 400 EUR brutto muss in Österreich diese zehn Angaben enthalten — fehlt eine davon, kann das Finanzamt bei einer Prüfung den Vorsteuerabzug deines Kunden verweigern:
| # | Pflichtangabe | Beispiel / Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift des Leistenden | Dein vollständiger Name oder Firmenname + Adresse |
| 2 | Name und Anschrift des Empfängers | Vollständiger Name und Adresse des Kunden |
| 3 | UID des Leistenden | Deine ATU-Nummer, sofern vorhanden |
| 4 | UID des Empfängers | Nur bei B2B-Rechnungen über 10.000 EUR Gesamtbetrag (brutto) Pflicht |
| 5 | Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungserstellung |
| 6 | Leistungszeitraum oder -datum | Wann wurde die Leistung erbracht? |
| 7 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutig, z. B. RE-2026-001 — muss nicht lückenlos sein, aber nachvollziehbar |
| 8 | Art und Umfang der Leistung | Konkret genug, dass Dritte nachvollziehen können, was geliefert wurde |
| 9 | Nettobetrag + Steuersatz | z. B. 500,00 EUR + 20 % USt |
| 10 | Steuerbetrag | z. B. 100,00 EUR USt → Brutto 600,00 EUR |
Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR brutto: UID des Empfängers und die getrennte Ausweisung von Netto- und Steuerbetrag sind nicht zwingend nötig.
Rechnung schreiben: Schritt für Schritt
1. Kundendaten und Leistung festhalten
Notiere Name und Adresse deines Kunden möglichst schon während des Auftrags — bei B2B-Rechnungen über 10.000 EUR brauchst du zusätzlich die UID-Nummer des Kunden.
2. Rechnungsnummer vergeben
Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein, aber nicht lückenlos. Ein Format wie RE-2026-001 reicht — wichtig ist nur, dass dein System nachvollziehbar bleibt. Mehrere Nummernkreise (z. B. nach Standort oder Geschäftsbereich) sind erlaubt.
3. Leistung, Betrag und Steuersatz eintragen
Beschreibe die Leistung so genau, dass sie ein:e Außenstehende:r versteht, und trage Nettobetrag, Steuersatz (in der Regel 20 %, teils 10 % oder 13 %) und Steuerbetrag ein.
4. Sonderfälle prüfen
Bist du Kleinunternehmer:in oder gilt für deine Leistung Reverse Charge? Dann ändert sich, wie du die Steuer ausweist (Details weiter unten).
5. Rechnung verschicken und Zahlungsfrist notieren
Halte die Zahlungsfrist auf der Rechnung fest — ohne andere Vereinbarung gelten gesetzlich 30 Tage.
Pflichtangaben automatisch statt manuell prüfen
Mit everbill trägst du nur Kunde, Leistung und Betrag ein — Rechnungsnummer, Kleinunternehmer-Hinweis und Steuersatz sind mit einem Klick korrekt gesetzt.
Rechnungsarten im Überblick
| Dokument | Wann verwenden |
|---|---|
| Angebot | Vor Auftragsstart, unverbindlicher Kostenvoranschlag |
| Rechnung | Nach Leistungserbringung, mit allen Pflichtangaben |
| Teilrechnung / Abschlagsrechnung | Bei länger laufenden Projekten, vor Projektabschluss |
| Schlussrechnung | Endabrechnung nach Teilrechnungen oder Anzahlung |
| Stornorechnung / Gutschrift | Korrektur einer fehlerhaften Rechnung — nie die Original-Rechnung einfach löschen |
Wichtig bei Korrekturen: Eine einmal vergebene Rechnungsnummer darf nicht geändert oder erneut verwendet werden. Ist eine Rechnung fehlerhaft, stellst du eine Stornorechnung (Gutschrift) aus und danach eine neue Rechnung mit neuer Nummer — die alte Nummer bleibt im System sichtbar, aber storniert.
Kleinunternehmerregelung und Steuersatz auf der Rechnung
Bist du Kleinunternehmer:in (Jahresumsatz unter 55.000 EUR), weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst stattdessen: „Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 wird keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt (Kleinunternehmerregelung).“ Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag auf der Rechnung. Weist du trotzdem USt aus, schuldest du sie dem Finanzamt — ohne sie je eingenommen zu haben.
Für alle anderen gilt in der Regel der Normalsteuersatz von 20 %; für bestimmte Leistungen (z. B. Beherbergung, manche Lebensmittel) 10 % oder 13 %. Bei bestimmten B2B-Bauleistungen kann zusätzlich Reverse Charge greifen — dabei stellst du netto ohne USt-Ausweis mit dem Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 19 Abs. 1a UStG 1994“ aus. Im Zweifel klärt eine Steuerberatung, ob das für deine Leistung zutrifft.
Zahlungsfristen und Mahnwesen
- Zahlungsfrist: 30 Tage ab Rechnungsdatum (§ 907a UGB), sofern nichts anderes vereinbart ist
- Verzugszinsen B2B: 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB) — der Basiszins wird halbjährlich angepasst
- Mahnspesen-Pauschale B2B: 40 EUR Entschädigungspauschale bei Zahlungsverzug (§ 458 UGB), ohne Nachweis forderbar
Empfehlung für die Rechnung: „Zahlbar bis [Datum] (30 Tage netto). Bei verspäteter Zahlung berechnen wir Verzugszinsen sowie eine Mahnkostenpauschale von 40 EUR.“
Die häufigsten Fehler beim Rechnungen schreiben
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer: Führt bei einer Finanzamtsprüfung zu Problemen beim Vorsteuerabzug.
- USt trotz Kleinunternehmerregelung ausgewiesen: Die Steuer wird dann trotzdem geschuldet.
- Leistungsbeschreibung zu ungenau: „Diverse Arbeiten“ reicht nicht — konkret benennen, was geliefert wurde.
- Rechnungsnummer nachträglich geändert: Nicht erlaubt — stattdessen stornieren und neu ausstellen.
- Zahlungsfrist nicht auf der Rechnung: Erschwert das Mahnwesen, wenn nicht bezahlt wird.
Rechnung manuell schreiben oder Software nutzen?
Eine einzelne Rechnung lässt sich mit einer Word- oder Excel-Vorlage schreiben. Bei wiederkehrenden Rechnungen wird das schnell fehleranfällig: Nummernkreis von Hand pflegen, Steuersatz pro Kunde merken, Kleinunternehmer-Hinweis nicht vergessen. Eine Rechnungssoftware wie everbill nimmt dir diese Punkte ab: Du gibst Kunde, Leistung und Betrag ein, alle Pflichtangaben sind mit einem Klick korrekt gesetzt, und im Dashboard siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind. Wie das Rechnungen schreiben mit everbill im Detail aussieht, zeigt dir die Produktseite.
Weitere nützliche Seiten: Rechnungsprogramm für Freiberufler · Kleinunternehmerregelung Österreich · Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung · Mahnverfahren in Österreich · Rechnung privat schreiben (ohne Gewerbe)
Rechnungen schreiben ohne Nummernkreis-Chaos
everbill erstellt rechtskonforme Rechnungen für Österreich — fortlaufende Nummer, Pflichtangaben und Steuersatz sind mit einem Klick gesetzt, offene Zahlungen siehst du im Dashboard.
Häufige Fragen zum Rechnungen schreiben
Was muss auf einer Rechnung in Österreich stehen?
Rechnungen über 400 EUR brutto brauchen zehn Pflichtangaben: Name und Adresse von dir und deinem Kunden, deine UID-Nummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
Muss eine Rechnungsnummer fortlaufend sein?
Ja, jede Rechnung braucht eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer. Diese Nummer muss nicht lückenlos sein, aber das System muss nachvollziehbar bleiben. Mehrere Nummernkreise, etwa nach Standort, sind erlaubt.
Was schreibe ich auf die Rechnung als Kleinunternehmer:in?
Den Satz „Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 wird keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt (Kleinunternehmerregelung).“ Keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag ausweisen.
Was mache ich, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?
Eine fehlerhafte Rechnung stornierst du mit einer Stornorechnung (Gutschrift) und stellst danach eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus. Die ursprüngliche Nummer darf nicht verändert oder erneut vergeben werden.
Ab wann brauche ich die UID-Nummer meines Kunden auf der Rechnung?
Nur bei B2B-Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 EUR brutto ist die UID-Nummer des Empfängers Pflicht. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR brutto entfällt sie ganz.
Welche Zahlungsfrist gilt, wenn nichts vereinbart wurde?
Ohne andere Vereinbarung gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ab Rechnungsdatum (§ 907a UGB). Bei Zahlungsverzug im B2B-Bereich können Verzugszinsen und eine Mahnkostenpauschale von 40 EUR verrechnet werden.
Stand: August 2026.
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