Wie mahne ich richtig? Das Mahnverfahren in Österreich

mahnverfahren

Das Szenario ist wohl jedem Unternehmer bekannt: Sie erbringen eine Leistung, doch der Kunde zahlt nicht. Klar, in der Hektik des Alltags kann man leicht mal eine Rechnung übersehen, doch wenn dies zur Gewohnheit wird, ist es höchst unangenehm – für beide Parteien. Wie gehen Sie aber als Unternehmer mit einem Kunden um, der einfach nicht bezahlt? Wie sieht das korrekte Mahnverfahren aus? Und welche rechtlichen Aspekte haben Sie zu beachten?

Das gängige Mahnverfahren im Überblick:

  • Die erste Mahnung (oder Zahlungserinnerung): Nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang
  • Die zweite Mahnung: Nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang
  • Die dritte Mahnung: Nach weiteren 7-10 Tagen ohne Zahlungseingang

Müssen Sie überhaupt Mahnungen versenden?

Nein! Rein rechtlich gibt es keine Verpflichtung, Mahnungen bzw. Zahlungserinnerungen zu verfassen. Sie könnten Ihre Forderungen also prinzipiell sofort gerichtlich einklagen. Ein solcher Ablauf zeugt allerdings nicht gerade von Seriosität, und auch Ihre Kundenbeziehungen könnten darunter leiden.

Für die Durchführung des Mahnverfahrens gibt es in Österreich keine gesetzlichen Vorschriften. Folgendes Schema hat sich über viele Jahre bewährt und wird von Unternehmen gerne so gehandhabt.

Vorlagen für Ihre Mahnungen und weitere Infos zu Mahnfristen finden Sie im everbill Magazin.

Die erste Mahnung (oder Zahlungserinnerung):

Versendet nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang.

Jede Rechnung, die Sie senden, hat eine Zahlungsfrist. Diese muss auf all Ihren Rechnungen festgehalten werden (z.B: zu bezahlen bis xx.xx.xxxx).10 bis 14 Tage nach Ablauf dieser Zahlungsfrist, ohne dass ein Zahlungseingang erfolgte, kommt die Zahlungserinnerung oder erste Mahnung ins Spiel. Rein rechtlich macht es keinen Unterschied, ob Sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung versenden. Es ändert nichts am gängigen Mahnverfahren. Manche Unternehmen bevorzugen das Wort „Zahlungserinnerung“, um eine höfliche Erinnerung an eine ausständige Zahlung zu verfassen.

Setzen Sie in dieser ersten Mahnung oder Zahlungserinnerung z.B. eine Mahnfrist von 10-14 Tagen, innerhalb welcher der Kunde seine Schulden begleichen soll. Wie lange Ihre Mahnfristen sein sollen, können Sie grundsätzlich selber entscheiden, da es keine gesetzlichen Regelungen gibt.

Unser Tipp: Achten Sie stets auf das Enddatum Ihrer Zahlungsfristen. Damit Ihre Kunden diese möglichst zeitgerecht einhalten können, sollten diese immer an einem Werktag ablaufen.

Die zweite Mahnung:

Nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang

Sobald die erste Mahnfrist verstrichen ist, aber Ihr Kunde immer noch nicht bezahlt hat, wird es Zeit für die zweite Mahnung. Diese ist exakt so aufgebaut wie die erste Mahnung. Jedoch sollte sie eine kürzere Mahnfrist beinhalten. Wir empfehlen Ihnen an dieser Stelle eine Frist von ca. 7-10 Tagen.

Zusatzkosten ab der zweiten Mahnung

Im Laufe der Zeit hat es sich etabliert, ab der zweiten Mahnung die anfälligen Zusatzkosten als Verzugsschaden vom Schuldner anzufordern. Diese Kosten beinhalten zum Beispiel Bearbeitungs-, Briefmarken- und Papierkosten und werden umgangssprachlich Mahnspesen genannt. Grundsätzlich können auch schon ab dem ersten Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist Verzugszinsen verrechnet werden. Die Höhe dieser Zinsen wird dabei entweder vertraglich oder gesetzlich geregelt.

Die dritte Mahnung:

Nach weiteren 7-10 Tagen ohne Zahlungseingang

Die dritte Mahnung ist zeitgleich auch die letzte Mahnung. Sie haben Ihren Kunden nun oft genug daran erinnert, seine Schulden zu begleichen. Nun wird es Zeit, ihn darauf aufmerksam zu machen, dass es sich um ein ernsthaftes Unterfangen handelt und er weitere rechtliche Konsequenzen zu fürchten hat. So wird üblicherweise mit dem Gang zum Rechtsanwalt, Gericht oder Inkassounternehmen gedroht. Dennoch wird ihm noch eine letzte Zahlungsfrist gewährt. Diese sollte allerdings die kürzeste sein (ca. 5 Tage).

Weitere rechtliche Schritte:

Ab jetzt wird es wirklich unangenehm. Da Ihr Kunde offensichtlich noch immer nicht bereit ist, seine Schulden zu begleichen und auf wiederholte Kontaktaufnahmen nicht reagiert hat, bietet sich nun die Möglichkeit an, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Außer einer Antragsgebühr entstehen dabei keine Kosten für Sie. Das Gericht erteilt im Zuge dieses Verfahrens dem Schuldner ohne Durchführung einer Verhandlung einen bedingten Zahlungsbefehl. Der Schuldner hat daraufhin die Wahl, entweder innerhalb von 14 Tagen die Forderung zu begleichen und somit das Verfahren abzuschließen oder innerhalb von vier Wochen Einspruch zu erheben. Wenn er Einspruch erhebt, werden beide Parteien zu einer mündlichen Verhandlung herangezogen. Wenn der Schuldner keinen Einspruch während der vierwöchigen Frist erhebt, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und es kann ein Vollstreckungsverfahren eingeleitet werden.

Das Mahnverfahren im Überblick

Zusammengefasst nochmal ein beispielhaftes Mahnverfahren, wie es in Österreich üblich ist:

 Zahlungserinnerung / erste Mahnung Nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang nach Ablauf der Zahlungsfrist
Die zweite Mahnung Nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang nach Ablauf der Zahlungsfrist
Die dritte Mahnung Nach weiteren 7-10 Tagen ohne Zahlungseingang
Weitere rechtliche Schritte Sobald das übliche Mahnverfahren abgeschossen ist

Fazit:

Mahnen ist immer eine unangenehme Sache. Sowohl für den, der die Mahnungen schreibt, als auch für die Partei, die die Mahnungen erhält. Wenn Sie allerdings unsere Tipps befolgen, sind Sie zumindest rechtlich auf der sicheren Seite. Wir empfehlen: Suchen Sie stets den Kontakt zu Ihren Kunden und wenn Sie mahnen, dann konsequent.

Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik ist Creative Director im Bereich Content in der namhaften Agentur Blue Monkeys. Er ist Blogger, Buchautor, Marketer und angehender Psychotherapeut mit Schwerpunkt auf Unternehmensberatung. Seine Fachgebiete sind holistische Konzepte im Digitalbereich. Ob Suchmaschinenoptimierung, Social Media, oder Ads - er will begeistern, nicht bloß verkaufen.

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