Proforma-Rechnung 2026: Definition, Pflichtangaben + Tipps | Österreich

Eine Proforma-Rechnung ist ein unverbindliches Dokument, das den voraussichtlichen Wert einer Lieferung oder Leistung ausweist — ohne Zahlungsaufforderung. In Österreich wird sie vor allem im Export, bei Vorauszahlungen und für Zollanmeldungen verwendet. Anders als eine echte Rechnung gemäß § 11 UStG begründet sie keine Umsatzsteuerpflicht und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Der Begriff „Proforma“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „der Form halber“. Eine Proforma-Rechnung (englisch: proforma invoice) dient ausschließlich der Information — sie ist kein buchhalterischer Beleg im Sinne der BAO § 131.

Das bedeutet konkret:

• Keine Umsatzsteuer wird geschuldet
• Kein Vorsteuerabzug möglich
• Keine Aufnahme in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Kein Ersatz für eine ordnungsgemäße Rechnung

Proforma-Rechnung vs. echte Rechnung: Was ist der Unterschied?

Merkmal	Proforma-Rechnung	Echte Rechnung (§ 11 UStG)
Zahlungsaufforderung	Nein	Ja
Umsatzsteuerpflicht	Nein	Ja (bei steuerpflichtigen Umsätzen)
Vorsteuerabzug	Nicht möglich	Möglich
Fortlaufende Nummer	Optional (empfohlen)	Pflicht
UID-Nummer	Empfohlen bei EU-Export	Pflicht ab 400 EUR
Bezeichnung	Muss „Proforma-Rechnung“ tragen	„Rechnung“ oder „Faktura“
Buchhalterische Relevanz	Keine (kein Beleg)	Vollständiger Beleg
Zollrelevanz	Ja (Warenbegleitdokument)	Ja

Wann brauchst du eine Proforma-Rechnung?

In Österreich gibt es fünf typische Anwendungsfälle:

1. Export und Zollabwicklung

Bei Warenlieferungen in Drittländer (außerhalb der EU) ist die Proforma-Rechnung ein Standarddokument für die Zollanmeldung. Sie gibt den Warenwert, die Zolltarifnummer und das Ursprungsland an. Laut WKO Außenwirtschaft gehört sie zu den Pflichtdokumenten bei vielen Exportgeschäften.

2. Vorauszahlungen und Anzahlungen

Wenn du eine Vorauszahlung benötigst, bevor die Leistung erbracht ist, stellt die Proforma-Rechnung die Grundlage dar. Die echte Rechnung folgt nach Lieferung.

3. Warenmuster und Geschenksendungen

Kostenlose Warenmuster an Geschäftspartner benötigen für den Zoll trotzdem eine Wertangabe — die Proforma-Rechnung gibt den geschätzten Marktwert an, auch wenn keine Zahlung erfolgt.

4. Versicherungs- und Garantiefälle

Für Ersatzlieferungen im Rahmen von Garantie oder Gewährleistung dokumentiert die Proforma-Rechnung den Warenwert ohne Zahlungsverpflichtung.

5. Angebote und Kostenvoranschläge

In manchen Branchen wird die Proforma-Rechnung als detailliertes Angebot verwendet — sie zeigt dem Kunden den voraussichtlichen Preis, ohne rechtsverbindlich zu sein. Für ein rechtsverbindliches Angebot nutze besser einen Kostenvoranschlag.

Was muss auf einer Proforma-Rechnung stehen?

Obwohl es keine gesetzlichen Pflichtangaben wie bei einer echten Rechnung gibt, sollte eine Proforma-Rechnung folgende Angaben enthalten:

Angabe	Pflicht?	Empfehlung
Bezeichnung „Proforma-Rechnung“	Ja (zwingend)	Deutlich sichtbar im Dokumentkopf
Name und Adresse des Ausstellers	Empfohlen	Wie auf echten Rechnungen
Name und Adresse des Empfängers	Empfohlen	Vollständig mit Land
Datum der Ausstellung	Empfohlen	Immer angeben
Beschreibung der Waren/Leistungen	Empfohlen	Detailliert mit Menge und Einheit
Warenwert in EUR	Empfohlen	Auch bei kostenlosen Sendungen
Zolltarifnummer (HS-Code)	Bei Export: Ja	8-stellig für EU-Zollanmeldung
Ursprungsland	Bei Export: Ja	z. B. „Made in Austria“
Gewicht (brutto/netto)	Bei Export: Empfohlen	In Kilogramm
UID-Nummer	Bei EU-Geschäften: Empfohlen	Erleichtert innergemeinschaftlichen Handel
Vermerk „Kein Zahlungsbeleg“	Empfohlen	Vermeidet Verwechslung mit Rechnung

Wichtig: Fehlt die Bezeichnung „Proforma-Rechnung“, kann das Dokument vom Finanzamt als echte Rechnung gewertet werden — mit allen steuerlichen Konsequenzen.

Häufige Fehler bei Proforma-Rechnungen

• Bezeichnung fehlt: Ohne den Vermerk „Proforma-Rechnung“ kann das Finanzamt USt nachfordern
• USt ausgewiesen: Wer auf einer Proforma-Rechnung USt ausweist, schuldet diese kraft Rechnungslegung (§ 11 Abs. 12 UStG)
• Verwechslung mit Anzahlungsrechnung: Sobald tatsächlich bezahlt wird, brauchst du eine echte Rechnung
• Nummernkreis gemischt: Proforma-Rechnungen sollten einen eigenen Nummernkreis haben, getrennt von echten Rechnungen
• Fehlende Zolldaten: Bei Export ohne Zolltarifnummer wird die Ware am Zoll aufgehalten

Proforma-Rechnung mit everbill erstellen

Mit everbill erstellst du Proforma-Rechnungen genauso einfach wie normale Rechnungen — inklusive separatem Nummernkreis und professionellem Layout. Dein Vorteil: Sobald aus der Proforma-Rechnung ein echtes Geschäft wird, wandelst du sie mit einem Klick in eine ordnungsgemäße Rechnung um — mit allen Pflichtangaben gemäß § 11 UStG.

Häufige Fragen zur Proforma-Rechnung

Ist eine Proforma-Rechnung eine echte Rechnung?

Nein. Eine Proforma-Rechnung ist kein Beleg im steuerlichen Sinn. Sie begründet keine Zahlungspflicht, keine Umsatzsteuerschuld und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Sie dient ausschließlich der Information — zum Beispiel für Zoll, Versicherung oder Vorauszahlungen.

Muss ich auf einer Proforma-Rechnung USt ausweisen?

Nein — und du solltest es auch nicht tun. Wer auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese kraft Rechnungslegung gemäß § 11 Abs. 12 UStG. Das bedeutet: Du müsstest die USt an das Finanzamt abführen, obwohl gar kein steuerpflichtiger Umsatz vorliegt.

Braucht eine Proforma-Rechnung eine fortlaufende Nummer?

Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Ein eigener Nummernkreis (z. B. PF-2026-001) hilft bei der internen Organisation und verhindert Verwechslungen mit echten Rechnungen.

Wann wird aus einer Proforma-Rechnung eine echte Rechnung?

Sobald die Ware tatsächlich geliefert oder die Leistung erbracht wurde und eine Zahlung erfolgt, musst du eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß § 11 UStG ausstellen. Die Proforma-Rechnung wird durch die echte Rechnung ersetzt — nicht ergänzt.

Welche Angaben braucht eine Proforma-Rechnung für den Zoll?

Für die Zollanmeldung benötigst du mindestens: Absender und Empfänger mit vollständiger Adresse, detaillierte Warenbeschreibung, Menge und Gewicht, Warenwert in EUR, Zolltarifnummer (HS-Code), Ursprungsland und den Grund der Sendung (z. B. „Warenmuster, kein Verkauf“).

Kann ich eine Proforma-Rechnung für innergemeinschaftliche Lieferungen verwenden?

Ja, aber sie ersetzt nicht die Zusammenfassende Meldung (ZM) an das Finanzamt. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU brauchst du für die Steuerbefreiung gemäß Art. 6 UStG eine echte Rechnung mit UID-Nummern beider Parteien.

Muss ich Proforma-Rechnungen aufbewahren?

Proforma-Rechnungen sind keine Belege im steuerlichen Sinn und unterliegen daher nicht der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht der BAO. Trotzdem empfiehlt es sich, sie mindestens so lange aufzubewahren wie die zugehörigen Geschäftsvorgänge — vor allem bei Export- und Zolldokumentation.

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