Kostenvoranschlag überschritten: Was nun?

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Du hast einem Kunden einen Kostenvoranschlag gestellt und diesen überschritten? Oder du möchtest dich im Vorfeld gegen eine Überschreitung absichern? Hier liest du alle wichtigen Aspekte, um auf der sicheren Seite zu bleiben.

Erfahre hier:

  • Wie ein überschrittener Kostenvoranschlag zustande kommt
  • Wann ein überschrittener Kostenvoranschlag zulässig ist
  • Was du als Unternehmer tun solltest, wenn du dich verkalkuliert hast

Wie kommt es zu falschen Schätzungen eines Kostenvoranschlags?

Niemand ist davor gefeit, seinen KV falsch einzuschätzen. Zum Beispiel kann es passieren, dass der Aufwand eines Projekts falsch kalkuliert wurde oder dass ein versteckter Zusatzaufwand auf den Leistenden zukommt. Auch Änderungswünsche vonseiten des Kunden können dazu führen, dass der Kostenvoranschlag überschritten wird.

Ein Beispiel:

Ein Texter soll die Werbetexte der Website eines Unternehmens überarbeiten. Er überschlägt den Aufwand für die Überarbeitung der vorhandenen Texte und verfasst einen KV. Der Kunde hat ihm allerdings verschwiegen, dass eine Umstrukturierung der Webseite geplant ist und daher zusätzliche Seiten entstehen werden – und damit auch zusätzliche Texte erforderlich sind.

Im schlimmsten Fall beschwert sich der Kunde bei der Endabrechnung über erhebliche Zusatzkosten und betracht die Verrechnung der Mehrkosten als klaren Vertrauensbruch.

Es stellt sich also die Frage:

Wann ist es zulässig, den Kostenvoranschlag zu überschreiten?

Im Allgemeinen darf ein verbindlicher Kostenvoranschlag nicht überschritten werden, es sei denn, es handelt sich um Kosten, die der Kunde selbst (z.B. durch Änderungswünsche) verursacht hat. Bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag teilt man Fehlkalkulationen in „geringfügige“ und „beträchtliche“ Überschreitungen ein.

Geringfügige Überschreitung eines Kostenvoranschlages

Man spricht von einer geringfügigen Überschreitung des Kostenvoranschlages, wenn die Mehrkosten unvermeidlich und gering sind. Diese müssen detailliert angegeben werden und zusätzlich muss eine Erklärung vorliegen, wie es dazu kommen konnte. In so einem Fall muss der Kunde die geringfügigen Mehrkosten akzeptieren.

Beträchtliche Überschreitung eines Kostenvoranschlages

Erwartest du eine beträchtliche Fehleinschätzung des Kostenvoranschlages, musst du dies deinem Kunden unverzüglich mitteilen. So eröffnest du ihm zwei Möglichkeiten: Entweder, er akzeptiert die Überschreitung und nimmt auch die etwaigen, anfallenden Zusatzkosten in Kauf. Oder aber, er tritt vom Vertrag zurück und storniert das in Auftrag gegebene Projekt. In diesem Fall muss der Kunde allerdings jegliche bisher geleisteten Arbeiten angemessen vergüten.

Generell bist du als leistender Unternehmer IMMER dazu verpflichtet, eine voraussichtliche Überschreitung der geschätzten Kosten deinem Kunden mitzuteilen, egal, ob es sich um einen unverbindlichen oder einen verbindlichen KV handelt.

Was sind „beträchtliche“ Zusatzkosten?

Es gibt keine gesetzliche Regelung über den Überzugsrahmen eines Kostenvoranschlags. Die österreichische Rechtssprechung besagt allerdings, dass eine Überschreitung von mehr als 15 % dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen ist.

Achtung: Solltest du vergessen, eine derartige Verständigung an deinen Kunden zu richten oder erfolgt diese verspätet, so verlierst du jeglichen Mehranspruch auf geleistete Arbeit.

Unterschreitung des Kostenvoranschlages

Hast du die Preisschätzung zu hoch angesetzt, so darfst du nur das verrechnen, was du tatsächlich geleistet hast. Andernfalls würdest du deinen Kunden betrügen.

Wie verhalte ich mich, wenn der Kostenvoranschlag überschritten wurde?

Das sollten Sie tun
Schritt 1: Nimm Kontakt mit deinem Kunden auf.
Schritt 2: Mache ihn auf den eventuell hinzukommenden Mehraufwand und die Preisüberschreitung aufmerksam.
Schritt 3: Schätze die Kosten des Auftrags erneut ein und gib die anfallenden Zusatzkosten an.
Schritt 4: Frage ihn, ob er mit dieser Überschreitung einverstanden ist. Gib deinem Kunden ggf. Bedenkzeit, seine Entscheidung abzuwägen und Zusatzangebote einzuholen.
Schritt 5: Führe, falls gewünscht, das Projekt zu Ende.
Schritt 6: Kennzeichne den Mehraufwand auf deiner Rechnung und gib detailliert an, wie es zu diesem gekommen ist.

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Fazit

Im täglichen Geschäft kann es durchaus passieren, dass Aufwände falsch eingeschätzt werden und Kunden im Nachhinein mit unterwartenden Kosten konfrontiert werden. Um dies und etwaige rechtliche Streitigkeiten zu verhindern, solltest du unbedingt stets in Kontakt mit deinen Kunden bleiben und diese über mögliche Zusatzkosten aufklären. Beachte unsere oben genannten Tipps, um in jedem Fall abgesichert zu bleiben. Vergiss nie: Transparenz und Austausch auf Augenhöhe schaffen Vertrauen. Und Vertrauen ist der Nährboden von langen sowie ertragreichen Geschäftsbeziehungen.

Theres Preißler
Theres Preißler
Theres Preißler
Theres hat Anthropologie studiert und ist seit ihrer Kindheit leidenschaftliche Texterin. Während sie als Mädchen Pferdegeschichten schrieb, nutzt sie ihre Kreativität und Know-How heute, um der everbill Community wertvollen Content zu bieten. Egal ob es um Tipps & Tricks bezüglich Finanzen, Gründung oder Recht geht, sie gibt ihr für Unternehmer interessantes Wissen in Form von informativen Beiträgen weiter.

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