Vorbereitende Buchhaltung 2026: Was gehört dazu + Kosten sparen | Österreich

Vorbereitende Buchhaltung bedeutet, alle Belege, Rechnungen und Zahlungen so aufzubereiten, dass dein Steuerberater sofort damit arbeiten kann — ohne Nachfragen, ohne Sortieren, ohne Rätselraten. In Österreich nutzen laut WKO rund 80 % aller EPU und KMU einen Steuerberater. Wer die Vorarbeit selbst übernimmt, spart dabei 30–50 % der Steuerberater-Kosten — durchschnittlich 100–250 EUR pro Monat.

Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Vorbereitende Buchhaltung ist keine Buchhaltung im eigentlichen Sinn. Du erstellst keine Bilanz, keine UVA und keine Steuererklärung. Stattdessen sammelst, sortierst und digitalisierst du alle Unterlagen, die dein Steuerberater für die eigentliche Buchführung braucht.

Die Abgrenzung ist wichtig:

Aufgabe	Vorbereitende Buchhaltung	Vollständige Buchhaltung	Steuerberatung
Belege sammeln	✓ Du	✓ StB	—
Belege sortieren und zuordnen	✓ Du	✓ StB	—
Rechnungen erstellen	✓ Du	✓ StB	—
Einnahmen/Ausgaben erfassen	✓ Du	✓ StB	—
Bankabgleich	✓ Du (Zuordnung)	✓ StB (Verbuchung)	—
Kontierung/Verbuchung	—	✓ StB	—
UVA erstellen	—	✓ StB	✓ StB
Jahresabschluss/Bilanz	—	✓ StB	✓ StB
Steuererklärung	—	—	✓ StB
FinanzOnline-Übermittlung	—	—	✓ StB

Kurz gesagt: Du machst die Vorarbeit, der Steuerberater macht die Buchhaltung und Steuer.

Was gehört zur vorbereitenden Buchhaltung?

Die fünf Kernaufgaben, die du als Unternehmer selbst übernehmen kannst:

1. Belege erfassen und digitalisieren

Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg — das ist die Belegpflicht nach § 131 BAO. Dazu gehören Eingangsrechnungen, Kassabelege, Bankbelege, Reisekostenabrechnungen und Verträge. Digitale Belege sind seit der BAO-Reform gleichwertig mit Papierbelegen — vorausgesetzt, sie sind manipulationssicher gespeichert.

2. Rechnungen schreiben

Ausgangsrechnungen mit allen Pflichtangaben gemäß § 11 UStG erstellen: Name, Adresse, UID-Nummer (ab 400 EUR), fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt, USt-Satz und -Betrag.

3. Einnahmen und Ausgaben kategorisieren

Jede Zahlung einer Kategorie zuordnen: Betriebseinnahmen, Wareneinkauf, Miete, Versicherung, Werbung, Reisekosten etc. Je sauberer die Zuordnung, desto weniger Rückfragen vom Steuerberater.

4. Bankbewegungen abgleichen

Kontoauszüge mit den erfassten Belegen abgleichen: Passt jede Zahlung zu einem Beleg? Gibt es offene Posten? Fehlen Belege?

5. Steuerberater-Export vorbereiten

Alle Daten in einem Format exportieren, das der Steuerberater direkt in sein System importieren kann — zum Beispiel im BMD- oder RZL-Format. Das spart dem Steuerberater Stunden an manueller Erfassung.

Warum vorbereitende Buchhaltung? Die Kostenrechnung

Die Rechnung ist einfach: Steuerberater verrechnen in Österreich durchschnittlich 80–150 EUR pro Stunde (WKO, 2025). Wer unsortierte Belege im Schuhkarton abgibt, zahlt für die Sortierarbeit — die der Steuerberater zum Stundensatz erledigt.

Szenario	StB-Kosten/Monat (EPU)	Dein Aufwand
Ohne Vorbereitung (Schuhkarton)	350–600 EUR	0 Stunden
Mit Vorbereitung (sortierte Belege)	200–350 EUR	2–3 Stunden
Mit Software + Export (BMD/RZL)	100–200 EUR	1–2 Stunden

Ersparnis mit Software: 150–400 EUR pro Monat — bei 1–2 Stunden eigenem Aufwand. Die Software kostet dabei oft unter 20 EUR monatlich.

Vorbereitende Buchhaltung mit everbill

everbill ist genau für diesen Anwendungsfall gebaut: Du erledigst die vorbereitende Buchhaltung, dein Steuerberater übernimmt den Rest.

• Rechnungen erstellen: Alle Pflichtangaben gemäß § 11 UStG automatisch korrekt
• Belege erfassen: Eingangsrechnungen hochladen und Projekten zuordnen
• Einnahmen und Ausgaben: Übersichtlich kategorisieren und auswerten
• BMD- und RZL-Export: Daten im Format deines Steuerberaters exportieren — ohne Medienbruch
• Mahnwesen: Automatische Zahlungserinnerungen bei offenen Rechnungen
• Dashboard: Offene Posten, Zahlungsstatus und Umsatzübersicht auf einen Blick

Das Ergebnis: Dein Steuerberater bekommt saubere, strukturierte Daten statt eines Stapels Papier — und du sparst bei jeder Monatsabrechnung.

Aufbewahrungspflichten in Österreich (BAO § 132)

Alle Belege, Rechnungen und Aufzeichnungen müssen in Österreich mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden — ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde. Das gilt für:

• Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Bankbelege und Kontoauszüge
• Verträge und Vereinbarungen
• Kassabelege und Registrierkassenberichte
• Lohn- und Gehaltsunterlagen

Tipp: Digitale Archivierung ist zulässig. Eine Rechnungssoftware wie everbill speichert alle Belege automatisch — das erspart dir den Aktenschrank und ist bei einer Betriebsprüfung schneller durchsuchbar.

Häufige Fragen zur vorbereitenden Buchhaltung

Was genau ist vorbereitende Buchhaltung?

Vorbereitende Buchhaltung umfasst alle Tätigkeiten, die du als Unternehmer selbst erledigst, bevor dein Steuerberater die eigentliche Buchführung übernimmt: Belege sammeln und digitalisieren, Rechnungen schreiben, Einnahmen und Ausgaben kategorisieren, Bankbewegungen abgleichen und Daten für den Steuerberater exportieren.

Kann ich die vorbereitende Buchhaltung selbst machen?

Ja, und das ist sogar empfehlenswert. Für die vorbereitende Buchhaltung brauchst du keine Buchhaltungsausbildung — es geht um Sortieren, Erfassen und Zuordnen, nicht um Kontierung oder Steuererklärungen. Eine Rechnungssoftware unterstützt dich dabei mit automatischen Pflichtangaben und Steuerberater-Export.

Wie viel spare ich, wenn ich die vorbereitende Buchhaltung selbst mache?

Durchschnittlich 150–400 EUR pro Monat bei einem EPU oder kleinen KMU. Steuerberater verrechnen 80–150 EUR pro Stunde. Wer unsortierte Belege abgibt, zahlt für die Sortierarbeit zum Stundensatz. Wer die Daten sauber aufbereitet liefert — idealerweise als BMD- oder RZL-Export — reduziert die StB-Rechnung erheblich.

Brauche ich trotzdem einen Steuerberater?

Für die meisten Unternehmer in Österreich: Ja. Der Steuerberater übernimmt die Kontierung, erstellt die UVA, den Jahresabschluss und die Steuererklärung, und übermittelt alles an FinanzOnline. Vorbereitende Buchhaltung ersetzt den Steuerberater nicht — sie macht seine Arbeit effizienter und deine Rechnung kleiner.

Was ist der Unterschied zwischen E/A-Rechnung und vorbereitender Buchhaltung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung für Unternehmer mit Umsatz unter 700.000 EUR. Vorbereitende Buchhaltung ist der Prozess, mit dem du die Daten für die E/A-Rechnung sammelst und aufbereitest. Eine E/A-Rechnungssoftware unterstützt beide Aufgaben.

Welche Software eignet sich für vorbereitende Buchhaltung?

Ideal ist eine Rechnungssoftware, die Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Einnahmen und Ausgaben kategorisieren und Daten im Format des Steuerberaters exportieren kann (z. B. BMD oder RZL). everbill bietet all diese Funktionen — inklusive Steuerberater-Schnittstellen für BMD und RZL.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

In Österreich gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren gemäß BAO § 132 — gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Ein Beleg vom März 2026 muss also bis mindestens 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden. Digitale Archivierung ist zulässig.

Was passiert, wenn ich die vorbereitende Buchhaltung nicht mache?

Dann übernimmt dein Steuerberater die gesamte Arbeit — inklusive Sortieren und Zuordnen der Belege. Das kostet deutlich mehr (oft 200–400 EUR zusätzlich pro Monat) und führt häufig zu Rückfragen, weil der Steuerberater Belege nicht zuordnen kann. Im schlimmsten Fall fehlen Belege, was bei einer Betriebsprüfung problematisch wird.

Weiterführende Artikel

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Software 2026: Vergleich
• Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung — eine einfachere Art der Buchführung
• Das Kassenbuch führen — Grundlagen und Infos
• Fristen für Selbständige 2026 in Österreich
• Einzelunternehmen gründen 2026: 5 Schritte + Kosten