Rechnungsprogramm Freiberufler 2026: Vergleich

Rechnungsprogramm Freiberufler Oesterreich 2026 Honorarnote digital vs Papier

Als Freiberufler in Österreich brauchst du keinen Gewerbeschein — aber du brauchst korrekte Rechnungen. Ob Honorarnote für eine Beratung, Therapie-Rechnung oder Vortragsvergütung: Die Pflichtangaben nach § 11 UStG gelten auch für dich. Mit dem richtigen Rechnungsprogramm erstellst du Honorarnoten in Minuten — mit dem passenden USt-Satz, Kleinunternehmer-Hinweis oder Steuerbefreiung.

In Österreich gibt es schätzungsweise 150.000 bis 200.000 Neue Selbständige (Freiberufler) — von Ärzten über Therapeuten bis zu IT-Freelancern und Trainern. Die meisten nutzen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die für Freiberufler unabhängig vom Umsatz erlaubt ist.

Wer gilt in Österreich als Freiberufler?

In Österreich heißt der gesetzliche Begriff „Neue Selbständige“ nach § 22 EStG. Typische Berufe:

Berufsgruppe	Beispiele	USt-Status
Gesundheitsberufe	Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Hebammen	Unecht befreit (§ 6 Abs. 1 Z 19 UStG)
Rechtsberufe	Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte	20 % USt (oder Kleinunternehmer)
Wirtschaftsberufe	Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater	20 % USt (oder Kleinunternehmer)
Kreativberufe	Journalisten, Dolmetscher, Übersetzer, Autoren	20 % USt (oder Kleinunternehmer)
IT & Beratung	IT-Freelancer, Trainer, Coaches, Vortragende	20 % USt (oder Kleinunternehmer)
Kunst	Künstler, Musiker, Schauspieler	13 % USt (künstlerische Tätigkeit)

Kein Gewerbeschein nötig: Freiberufler sind nicht Mitglied der Wirtschaftskammer und brauchen keine Gewerbeberechtigung. Sozialversicherung läuft über die SVS (Sozialversicherung der Selbständigen), nicht über die ÖGK. (WKO)

Rechnungsprogramm für Freiberufler: Was muss es können?

Pflicht-Features:

Honorarnoten erstellen — mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG, gestaffelt nach Betragsstufe (bis 400 EUR vereinfacht, darüber vollständig)
Verschiedene USt-Szenarien — 20 %, 10 %, 13 %, unecht befreit (§ 6 Abs. 1 Z 19) und Kleinunternehmer-Befreiung auf einen Klick
Einnahmen & Ausgaben erfassen — Freiberufler nutzen die E/A-Rechnung, keine doppelte Buchführung
Belegerfassung — Belege digital archivieren (BAO-konform, 7 Jahre)
Fortlaufende Rechnungsnummern — lückenlos und nachvollziehbar

Sollte es zusätzlich können:

Steuerberater-Export — Daten für den StB aufbereiten
Klientenverwaltung — Kontaktdaten, Rechnungshistorie pro Klient
Wiederkehrende Rechnungen — für monatliche Pauschal-Honorare
Mahnwesen — automatische Zahlungserinnerungen

Rechnungsprogramme für Freiberufler im Vergleich

Software	Fokus	Honorarnoten	Preis ab	Besonderheit
everbill	Österreich	Ja	14 Tage gratis	Rechnungen + Belege + Einnahmen/Ausgaben
ProSaldo	Österreich	Ja	~19 EUR/Mo	Bankimport, StB-Export
FreeFinance	Österreich	Ja	~15 EUR/Mo	FinanzOnline-Direkt
sevdesk	DE (AT-Anpassung)	Vorlage	~9 EUR/Mo	Starke OCR-Belegerfassung
kalkül	Österreich	Ja	Gratis	Einfach, wenig Features

Worauf achten: Viele Rechnungsprogramme kommen aus Deutschland und kennen die österreichischen Besonderheiten nicht — Kleinunternehmergrenze (55.000 EUR brutto statt 25.000 EUR in DE), USt-Befreiung nach § 6 Z 19, SVS statt GKV, E/A-Rechnung statt EÜR.

Honorarnoten erstellen — mit allen Pflichtangaben

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USt-Szenarien für Freiberufler: Ein Überblick

Als Freiberufler kannst du in verschiedene USt-Kategorien fallen — dein Rechnungsprogramm muss alle beherrschen:

Szenario	USt-Satz	Vorsteuerabzug	Hinweis auf Rechnung
Regelbesteuert	20 %	Ja	Nettobetrag + 20 % USt + Brutto ausweisen
Kleinunternehmer	0 % (befreit)	Nein	„Umsatzsteuerfrei gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“
Gesundheitsberuf	0 % (unecht befreit)	Nein	„Steuerbefreit gem. § 6 Abs. 1 Z 19 UStG“
Künstler	13 %	Ja	13 % USt auf künstlerische Leistungen

Achtung: Wenn du als Kleinunternehmer versehentlich USt auf der Honorarnote ausweist, schuldest du den Betrag dem Finanzamt (§ 11 Abs. 12 UStG). Umgekehrt: Als Arzt bist du für Heilbehandlungen befreit, aber ein Gutachten oder Vortrag kann steuerpflichtig sein.

E/A-Rechnung: Der Vorteil für Freiberufler

Freiberufler (Neue Selbständige) dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unabhängig vom Umsatz verwenden — auch über 700.000 EUR. Das ist ein großer Vorteil gegenüber Gewerbetreibenden, die ab dieser Grenze zur doppelten Buchführung verpflichtet werden.

Das bedeutet für dein Rechnungsprogramm:

Du brauchst keine Bilanz-Software — E/A-Rechnung reicht
Einnahmen zählen bei Zahlungseingang, Ausgaben bei Zahlung (Zufluss-Abfluss-Prinzip)
Weniger Verwaltungsaufwand = mehr Zeit für deine eigentliche Arbeit

Honorarnote vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?

Rechtlich gibt es keinen Unterschied — „Honorarnote“ ist der branchenübliche Begriff bei Freiberuflern, „Rechnung“ bei Gewerbetreibenden. Die Pflichtangaben nach § 11 UStG sind identisch.

In der Praxis verwenden Freiberufler den Begriff „Honorarnote“, weil:

Er die geistige/beratende Leistung betont (statt Warenverkauf)
Klienten von Ärzten, Anwälten und Therapeuten ihn erwarten
Er in der Branche als professioneller gilt

Häufige Fragen: Rechnungsprogramm für Freiberufler

Brauche ich als Freiberufler einen Gewerbeschein?

Nein. Freiberufler (Neue Selbständige nach § 22 EStG) brauchen keinen Gewerbeschein und sind nicht WKO-Mitglied. Du meldest dich direkt beim Finanzamt und bei der SVS (Sozialversicherung der Selbständigen) an.

Muss ich als Arzt Umsatzsteuer auf meinen Honorarnoten ausweisen?

Nein — Heilbehandlungen sind gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit (unechte Befreiung). Auf der Honorarnote steht: „Steuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG 1994“. Achtung: Gutachten, Vorträge oder Coaching können steuerpflichtig sein.

Was ist die Kleinunternehmergrenze für Freiberufler 2026?

55.000 EUR brutto pro Jahr (seit 1.1.2025). Darunter darfst du keine USt ausweisen und musst den Hinweis „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ auf jede Honorarnote setzen. Erstmalige Überschreitung bis 60.500 EUR (10 % Toleranz) ist erlaubt.

Darf ich als Freiberufler immer die E/A-Rechnung verwenden?

Ja. Neue Selbständige (Freiberufler) dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unabhängig vom Umsatz verwenden — auch über 700.000 EUR. Das ist ein Vorteil gegenüber Gewerbetreibenden, die ab dieser Grenze zur doppelten Buchführung verpflichtet werden.

Welche Pflichtangaben muss meine Honorarnote haben?

Bis 400 EUR: Name und Anschrift des Leistenden, Art der Leistung, Datum, Betrag inkl. USt oder Befreiungshinweis. Ab 400 EUR zusätzlich: Name des Empfängers, Nettobetrag, USt-Satz, USt-Betrag, UID-Nummer, fortlaufende Rechnungsnummer. Ab 10.000 EUR: auch UID des Empfängers.

Was kostet ein Rechnungsprogramm für Freiberufler?

Von kostenlos (kalkül) bis ca. 20 EUR/Monat (ProSaldo, FreeFinance). Die meisten bieten einen kostenlosen Test an. Achte darauf, dass die Software österreichische Besonderheiten kennt — viele deutsche Programme verwenden die EÜR statt E/A-Rechnung und kennen die AT-Kleinunternehmergrenze nicht.

Bin ich bei der SVS oder ÖGK versichert?

Als Freiberufler (Neue Selbständige) bist du bei der SVS (Sozialversicherung der Selbständigen) pflichtversichert — nicht bei der ÖGK. Die SVS-Pflichtversicherung greift ab einem Jahresgewinn von ca. 6.613 EUR (Stand 2025).

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