Rechnungsvorlage Österreich 2026: Kostenlos herunterladen [Word, Excel, PDF]

Du suchst eine rechtssichere Rechnungsvorlage für Österreich (Stand 2026)? Hier kannst du sie kostenlos in deinem Wunschformat downloaden. Erfahre außerdem, welche Pflichtangaben laut § 11 UStG zwingend auf deine Rechnung müssen — und warum die neue Kleinunternehmergrenze von 55.000 EUR (seit 1.1.2025) für dich relevant sein könnte.

Kostenlose Rechnungsvorlagen für Österreich

Wir stellen dir drei Rechnungsvorlagen zur Verfügung, die speziell auf das österreichische Steuerrecht abgestimmt sind. Jede Vorlage enthält alle Pflichtangaben nach § 11 UStG und ist sofort einsatzbereit — in den Formaten Word, Excel und PDF.

Standard-Rechnung (mit USt, 20 %) — Für reguläre Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind. Enthält automatische Berechnung von Nettobetrag, USt und Bruttobetrag.
Kleinunternehmer-Rechnung (ohne USt, mit Befreiungsvermerk) — Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz unter 55.000 EUR brutto. Enthält den Pflichthinweis auf die Steuerbefreiung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.
Dienstleistungsrechnung (Leistungszeitraum statt Lieferdatum) — Speziell für Berater, Freelancer und Agenturen. Hier wird der Leistungszeitraum statt eines einzelnen Lieferdatums angegeben.

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Word, Excel & PDF — mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG.

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Von everbill — Rechnungssoftware für österreichische Unternehmen

Frage 1 von 2

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Was muss auf einer Rechnung in Österreich stehen?

Das österreichische Umsatzsteuergesetz regelt in § 11 UStG exakt, welche Angaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Fehlt auch nur eine davon, riskierst du, dass dein Kunde den Vorsteuerabzug verliert — und das Finanzamt bei einer Prüfung nachhakt.

Die 11 Pflichtangaben im Überblick (§ 11 UStG)

Name und Anschrift des Leistungserbringers — Dein vollständiger Firmenname (oder Vor- und Nachname bei Einzelunternehmen) sowie die Geschäftsadresse.
Name und Anschrift des Leistungsempfängers — Der vollständige Name und die Adresse deines Kunden. Bei Firmenkunden ist der Firmenname ausreichend.
Ausstellungsdatum der Rechnung — Das Datum, an dem du die Rechnung erstellst. Nicht zu verwechseln mit dem Liefer- oder Leistungsdatum.
Datum der Lieferung/Leistung oder Leistungszeitraum — Wann wurde die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht? Bei laufenden Leistungen gibst du den Zeitraum an (z. B. „01.03.2026 – 31.03.2026").
UID-Nummer des Leistungsempfängers — Erst bei Rechnungen über 10.000 EUR inkl. USt verpflichtend. Bei EU-Geschäften (Reverse Charge) immer erforderlich.
Fortlaufende Rechnungsnummer — Muss einmalig und unveränderbar sein. Du darfst keine Nummern überspringen oder doppelt vergeben.
Beschreibung der Lieferung oder Leistung — Bei Waren: Menge und handelsübliche Bezeichnung. Bei Dienstleistungen: Art und Umfang der erbrachten Leistung.
Nettobetrag — Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung ohne Umsatzsteuer.
Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung — Der anzuwendende USt-Satz (20 %, 13 % oder 10 %) bzw. der Vermerk zur Steuerbefreiung (z. B. bei Kleinunternehmern).
Steuerbetrag in EUR — Der konkrete USt-Betrag in Euro, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, falls mehrere Sätze auf einer Rechnung vorkommen.
Kontodaten und UID-Nummer des Leistenden — Deine IBAN, BIC und deine eigene UID-Nummer (ATU + 8 Ziffern).

Detaillierte Infos findest du auch beim WKO Gründerservice.

Sonderfall: Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro

Für Rechnungen bis 400 EUR brutto (inkl. USt) gelten vereinfachte Anforderungen nach § 11 Abs. 6 UStG. Du brauchst in diesem Fall nicht anzugeben:

Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Fortlaufende Rechnungsnummer
UID-Nummer des Empfängers

Es reichen folgende Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung, der Bruttobetrag sowie der Steuersatz. Die Kleinbetragsrechnung ist ideal für Kassenbons, Parkscheine oder kleine Barverkäufe.

Rechnungen für Kleinunternehmer (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)

Seit 1. Jänner 2025 liegt die Kleinunternehmergrenze bei 55.000 EUR brutto pro Jahr (vorher: 35.000 EUR). Wenn dein Jahresumsatz unter dieser Grenze liegt, bist du von der Umsatzsteuer befreit und darfst keine USt auf deinen Rechnungen ausweisen.

Dafür musst du zwingend folgenden Vermerk auf jeder Rechnung anbringen:

„Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG"

⚠️ Vorsicht: Vergisst du den Befreiungsvermerk oder weist du trotzdem USt aus, schuldest du dem Finanzamt die Steuer — auch wenn du sie gar nicht eingenommen hast!

Viele online verfügbare Vorlagen zeigen noch die alte Grenze von 35.000 EUR oder sogar 30.000 EUR. Das ist veraltet. Achte darauf, dass deine Vorlage den aktuellen Wert von 55.000 EUR enthält.

Schritt-für-Schritt: So füllst du deine Vorlage aus

Damit deine erste Rechnung in wenigen Minuten fertig ist, folge diesen fünf Schritten:

Stammdaten hinterlegen
Trage einmalig deinen Firmennamen, deine Geschäftsadresse, UID-Nummer und Kontodaten (IBAN, BIC) in die Vorlage ein. Diese Angaben bleiben bei jeder Rechnung gleich.
Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben
Verwende ein nachvollziehbares System, z. B. RE-2026-001, RE-2026-002 usw. Du kannst jedes Kalenderjahr neu starten, darfst aber innerhalb eines Jahres keine Nummern überspringen oder doppelt vergeben.
Leistungszeitraum korrekt definieren
Gib an, wann die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde. Bei einmaligen Lieferungen genügt ein Einzeldatum. Bei laufenden Projekten oder monatlichen Leistungen trägst du den Zeitraum ein (z. B. „März 2026").
Steuersätze richtig anwenden
In Österreich gibt es drei USt-Sätze: 20 % (Normalsatz für die meisten Waren und Dienstleistungen), 13 % (Beherbergung, kulturelle Veranstaltungen, Blumen) und 10 % (Lebensmittel, Personenbeförderung, Miete, Bücher). Wende den korrekten Satz auf jede Position an.
Als PDF exportieren und versenden
Exportiere die fertige Rechnung als PDF, bevor du sie verschickst. Ein PDF kann nachträglich nicht verändert werden — das ist ein wichtiger Aspekt der Revisionssicherheit. Die Word- oder Excel-Datei behältst du nur als interne Arbeitsvorlage.

Rechnungsvorlagen für verschiedene Anwendungsfälle

Rechnung schreiben als Freiberufler

Als Freiberufler in Österreich (z. B. Grafiker, Texter, Berater) schreibst du in der Regel Dienstleistungsrechnungen. Besonders wichtig ist dabei der Leistungszeitraum und eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung. Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, entfällt der USt-Ausweis. Unsere spezielle Vorlage deckt alle Fälle ab: → Musterrechnung für Freiberufler

Rechnungen für Privatpersonen

Auch ohne Gewerbeschein darfst du als Privatperson Rechnungen ausstellen — etwa beim Verkauf gebrauchter Gegenstände oder bei einmaligen Dienstleistungen. Hier gelten jedoch besondere Regeln: keine USt ausweisen, Zuverdienstgrenzen beachten und den Charakter als Privatverkauf kennzeichnen. → Rechnung als Privatperson schreiben

Vorlagen für Kleinunternehmer

Wenn dein Jahresumsatz unter 55.000 EUR brutto liegt, profitierst du von der Kleinunternehmerregelung. Du stellst Rechnungen ohne USt aus, musst aber den gesetzlichen Befreiungsvermerk anführen. Alles zur aktuellen Regelung und den häufigsten Fehlerquellen findest du hier: → Kleinunternehmerregelung

Warum eine Word-Vorlage oft nicht ausreicht

Die Risiken manueller Buchhaltung

Kostenlose Vorlagen sind ein guter Startpunkt — aber sie haben ihre Grenzen. Die häufigsten Probleme in der Praxis:

Zahlendreher und Rechenfehler: Wer die USt manuell berechnet, verrechnet sich schneller als gedacht. Schon ein falscher Betrag kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden.
Vergessene Pflichtangaben: Ohne automatische Prüfung passiert es leicht, dass eine UID-Nummer, der Leistungszeitraum oder der Befreiungsvermerk fehlt.
Probleme bei der Betriebsprüfung: Das Finanzamt prüft die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit deiner Belege (§ 132 BAO). Word- und Excel-Dateien sind technisch jederzeit änderbar — das kann zu kritischen Rückfragen führen.

Vergleich: Vorlage vs. Rechnungssoftware

Feature	Word / Excel Vorlage	everbill Software
Erstellungsdauer	10–15 Min. (manuelle Eingabe)	Unter 60 Sekunden
Umsatzsteuer	Manuell berechnen (Fehlerquelle!)	Automatische Berechnung
Rechnungsnummern	Manuell vergeben (Gefahr von Dubletten)	Lückenlos & automatisiert
Rechtssicherheit	Eigenverantwortung (§ 11 UStG)	BAO/RKSV-konform (AT-Recht)
Kundenverwaltung	Keine (jedes Mal neu tippen)	1-Klick Auswahl aus CRM
Belegarchivierung	Lokal am PC (Risiko Datenverlust)	7 Jahre sicher in der Cloud
Zahlungsstatus	Manuelle Liste führen	Automatischer Konto-Abgleich
Kosten	Kostenlos	Ab 0 € (14 Tage Testphase)

⚠️ Achtung: Das Risiko bei manuellen Vorlagen

In Österreich prüft das Finanzamt bei Betriebsprüfungen besonders streng die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Rechnungen (§ 132 BAO). Word- und Excel-Dateien sind technisch jederzeit änderbar, was ohne korrektes Buchungssystem zu Problemen führen kann. Zusätzlich: Bei Barumsätzen und Überschreiten der gesetzlichen Schwellen (Jahresumsatz > 15.000 EUR und Barumsätze > 7.500 EUR) greifen Registrierkassen- und Belegerteilungspflichten (§ 131b BAO / RKSV) — manuelle Vorlagen allein reichen dann nicht mehr aus. Mit everbill bist du rechtlich auf der sicheren Seite.

Häufige Fragen zu Rechnungsvorlagen

Was muss auf einer Rechnung in Österreich stehen?

Damit deine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie laut § 11 UStG mehrere Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, das Ausstellungsdatum, die fortlaufende Rechnungsnummer und der Steuersatz. Wichtig: Die UID-Nummer des Leistungsempfängers ist erst bei Rechnungen über 10.000 EUR (inkl. USt) anzuführen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR gelten vereinfachte Anforderungen. In unserer kostenlosen Vorlage sind alle Pflichtfelder je nach Rechnungstyp bereits korrekt angelegt.

Kann ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen?

Ja, das ist möglich, wenn du unter die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) fällst. Die Umsatzgrenze liegt seit 1.1.2025 bei 55.000 EUR brutto pro Jahr (vorher 35.000 EUR). In diesem Fall darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen, musst aber zwingend einen Hinweis auf der Rechnung platzieren (z. B. „Umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung"). Unsere speziellen Vorlagen für Kleinunternehmer enthalten diesen Satz bereits.

Welches Dateiformat ist besser: PDF, Word oder Excel?

Für den Versand ist das PDF-Format der empfohlene Standard. Es stellt sicher, dass deine Rechnung nicht einfach verändert werden kann — ein wichtiger Aspekt der Revisionssicherheit. Laut USP sind auch andere elektronische Formate (E-Mail, Textdatei) zulässig, sofern Herkunft, Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind. In der Praxis hat sich PDF jedoch als sicherstes Format etabliert. Word und Excel eignen sich hervorragend als ausfüllbare Vorlagen für die Erstellung, sollten aber nicht als bearbeitbare Datei an den Kunden geschickt werden.

Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Ja, auch Privatpersonen dürfen Rechnungen ausstellen (z. B. für einen einmaligen Verkauf). Wichtig ist hier: Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen und solltest den Vermerk „Privatverkauf" nutzen. Achte auf die jährlichen Zuverdienstgrenzen, um nicht ungewollt steuerpflichtig zu werden. → Mehr dazu in unserem Artikel: Rechnung als Privatperson schreiben

Wie lange muss ich Rechnungen in Österreich aufbewahren?

In Österreich gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken kann sich diese Frist auf 22 Jahre verlängern. Tipp: Ein digitales Archiv (Cloud) ist hier sicherer als ein Schuhkarton im Keller.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung und wann gilt sie?

Eine Kleinbetragsrechnung darf ausgestellt werden, wenn der Bruttobetrag (inkl. USt) 400 Euro nicht übersteigt. Hier gelten vereinfachte Pflichtangaben: Name/Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge/Bezeichnung der Leistung, Bruttobetrag und der Steuersatz reichen aus. Die Anschrift des Empfängers ist nicht zwingend erforderlich.

Muss eine Rechnungsnummer zwingend fortlaufend sein?

Ja, das Gesetz verlangt eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird". Du kannst jedes Jahr neu beginnen (z. B. 2026-001), darfst aber keine Nummern überspringen. Lücken in der Nummerierung führen bei Betriebsprüfungen sofort zu kritischen Rückfragen.

Wie funktioniert Reverse Charge auf einer Rechnungsvorlage?

Beim Reverse-Charge-System (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) verlagert sich die Umsatzsteuerpflicht auf den Empfänger — meist bei B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU. Auf der Rechnung muss zwingend deine UID-Nummer, die UID-Nummer des Kunden und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" stehen.

Muss ich ab 2025 eine E-Rechnung ausstellen?

In Österreich gilt die E-Rechnungspflicht aktuell nur für Rechnungen an Bundesdienststellen (über das USP — Unternehmensserviceportal). Für B2B und B2C gibt es derzeit keine generelle E-Rechnungspflicht. Die EU plant jedoch mit der ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) eine schrittweise Einführung ab 2028. Tipp: Wer jetzt schon digital und revisionssicher fakturiert, ist für die Zukunft gerüstet.

Stand: März 2026. Quellen: BMF, WKO.

Fazit: Der sicherste Weg zu deiner Rechnung

Eine kostenlose Vorlage hilft dir beim Einstieg — sie ersetzt aber keine professionelle Lösung. Für die ersten Rechnungen reicht ein gut aufgebautes Word- oder Excel-Template völlig aus. Sobald dein Geschäft wächst, steigen jedoch die Anforderungen: lückenlose Nummerierung, korrekte Steuerberechnung, revisionssichere Archivierung und schnelle Kundenverwaltung.

Schluss mit manuellen Vorlagen

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