Rechnungsnummer richtig anlegen und führen – so geht’s!

Wie ist in Österreich eine Rechnungsnummer aufgebaut? Welche gesetzliche Regelungen gibt es dabei zu beachten?  Wir zeigen dir, wie es geht.

Wie in Österreich eine Rechnungsnummer aufgebaut ist

Rechnungsnummern bilden die Bestandteile von Nummernkreisen. Nummernkreise definieren dabei die Abfolge innerhalb einer Gruppe von Rechnungen und ordnen sie auf diese Weise. Im Rechnungswesen spielen sie eine entscheidende Rolle, da bloß so Rechnungen im Falle einer Finanzprüfung eindeutig zugeordnet werden können.

Was bei der Nummerierung von Rechnungen zu beachten ist: 

• Eine Rechnungsnummer muss eindeutig sein und darf somit kein zweites Mal vergeben werden
• Rechnungsnummern müssen lückenlos geführt werden
• Rechnungsnummern können eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben darstellen
• Am Anfang jedes Geschäftsjahres sollte ein neuer Nummernkreis angefangen werden
• Rechnungsnummern dienen dazu, im Falle einer Finanzprüfung deine Rechnungsführung nachvollziehbar aufzeigen zu können.

Welches Gesetz regelt den Aufbau von Rechnungsnummern?

In Österreich bestimmt das Umsatzsteuergesetz, dass Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen. Aus dieser Abfolge entsteht ein Nummernkreis.

Zur besseren Übersicht empfehlen wir dir, die Rechnungen aufsteigend zu nummerieren. Dies ist jedoch eine bloße Empfehlung. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe diesbezüglich. Auch ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, mit der Zahl 1 zu beginnen. Auf diese Weise sollen kleine oder neu gegründete Unternehmen geschützt werden, da sie sonst mit ihrer Rechnungsnummer ihre Auftragslage preisgeben würden.

Ein Beispiel im Jahr 2020

Im Geschäftsjahr 2020 beginnst du deinen Nummernkreis zum Beispiel mit 2020. Danach hängst du ein paar Nullen an (je mehr Rechnungen du stellst, umso mehr Nullen solltest du anfügen) und endest anschließend mit der Nummer der jeweiligen Rechnung.

Fazit

Wenn du deine Rechnungsnummern lückenlos und konsequent führst, sparst du dir einiges an Aufwand und Stress im Falle einer Prüfung. Wie du deine Nummernkreise genau gestaltest, bleibt dabei dir überlassen, allerdings müssen diese für das Finanzamt nachvollziehbar und verständlich sein.