Rechnungsnummer richtig anlegen und führen – so geht’s!

rechnungsnummer titelbild

Wie bauen Sie in Österreich eine Rechnungsnummer auf? Muss diese im neuen Jahr stets mit Null beginnen? Halten Sie Ihre Rechnungsnummern lückenlos! Wir zeigen Ihnen, wie es geht.

Wie eine Rechnungsnummer in Österreich aufgebaut sein muss

Sicher ist Ihnen der Begriff Nummernkreis geläufig. Nummernkreise definieren eine Abfolge innerhalb einer bestimmten Gruppe, um gewisse Elemente zu ordnen. Im Rechnungswesen spielen sie eine entscheidende Rolle, da bloß so Ihre Rechnungen im Falle einer Finanzprüfung eindeutig zugeordnet werden können.

Wichtig zu beachten ist:

  • Eine Rechnungsnummer muss eindeutig sein und darf somit kein zweites Mal vergeben werden
  • Dass Sie einen Nummernkreis am Anfang jedes Geschäftsjahres definieren sollten
  • Rechnungsnummern müssen lückenlos geführt werden
  • Die Rechnungsnummern können eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben darstellen

Rechnungsnummern korrekt führen

Rechnungsnummern dienen dazu, im Falle einer Finanzprüfung Ihre Rechnungsführung nachvollziehbar aufzeigen zu können. Hierfür ist es von Vorteil, dass in jedem neuen Geschäftsjahr ein neuer Nummernkreis gestartet wird. Wir empfehlen Ihnen, diesen stets mit der Jahreszahl des Geschäftsjahres zu beginnen.

Welches Gesetz regelt die Rechnungsnummern?

Die Bestimmung erfolgt nach dem Umsatzsteuergesetz. Hier wird festgehalten, dass Rechnungsnummern fortlaufend durchnummeriert sein müssen. Aus dieser Abfolge entsteht eben ein Nummernkreis.

Zur besseren Übersicht empfehlen wir stets, die Rechnungen „aufsteigend“ zu nummerieren. Dies ist jedoch eine bloße Empfehlung. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, nach der Sie Ihre Rechnungsführung mit der Zahl 1 beginnen müssen. Auf diese Weise sollen kleine oder neu gegründete Unternehmen geschützt werden. Ansonsten müssten Sie mit der Rechnungsnummer Ihre Auftragslage preisgeben.

Ein Beispiel im Jahr 2017

Im Geschäftsjahr 2017 beginnen Sie Ihren Nummernkreis einfach mit 17. Anschließend füllen Sie die Zahl mit einigen Nullen (je mehr Rechnungen Sie stellen, umso mehr Nullen sollten Sie eintragen) und enden anschließend mit der Nummer der jeweiligen Rechnung.

beispielrechnung Rechnungsnummer 2017

20170001Für die erste Rechnung
20170002Für die zweite Rechnung
20170003etc.

Fazit

Wenn Sie Ihre Rechnungsnummern lückenlos und konsequent führen, sparen Sie sich einiges an Aufwand und Stress im Falle einer Prüfung. Nummernkreise per se sind für Sie als Unternehmer frei wählbar, diese müssen aber für das Finanzamt nachvollziehbar sein.

Rechnungsführung leicht gemacht mit everbill

  • Angebote, Rechnungen und Mahnungen online
  • Genauer Überblick über Ihr gesamtes Unternehmen
  • Detaillierte Grafiken zu Umsatz und Gewinn
  • Jetzt neu: mit Online Registrierkasse

Wenn Sie also in Zukunft noch effizienter Angebote, Rechnungen und Mahnungen versenden wollen bzw. Ihr gesamtes Unternehmen online verwalten möchten, legen wir Ihnen unsere online Buchhaltungssoftware everbill ans Herz.

Jetzt kostenlosen Zugang sichern

Michael Kunz
Michael Kunz
Michael Kunz
Michael ist Co-Founder und CEO von everbill. Als Gründer und Geschäftsführer hat er über die Jahre viel Erfahrung gesammelt. Expertise, die er im everbill Magazin weitergibt, um Ihnen den Business-Alltag zu erleichtern.

    Kommentare