Du willst eine Rechnung auf Englisch schreiben und fragst dich, welche Pflichtangaben drauf müssen? In Österreich gilt: Das UStG schreibt keine bestimmte Sprache vor — eine englische Rechnung ist also grundsätzlich zulässig. Allerdings kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung eine deutsche Übersetzung verlangen (§ 131 BAO). Deshalb empfiehlt sich eine zweisprachige Rechnung. Hier findest du alle Pflichtangaben auf Englisch, Reverse-Charge-Formulierungen und Muster-Sätze für 2026.
Welche Pflichtangaben braucht eine englische Rechnung?
Jede Rechnung in Österreich muss die 11 Pflichtangaben nach § 11 UStG enthalten — unabhängig davon, ob sie auf Deutsch oder Englisch verfasst ist. Hier die Übersetzungstabelle:
| Pflichtangabe (Deutsch) | English Translation | Beispiel |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Lieferanten | Supplier name and address | Max Mustermann, Musterstraße 1, 1010 Wien, Austria |
| Name und Anschrift des Empfängers | Customer name and address | ABC Ltd, 10 High Street, London, UK |
| UID-Nummer des Lieferanten | VAT-ID (supplier) | ATU12345678 |
| UID-Nummer des Empfängers (ab 10.000 €) | VAT-ID (customer) | GB123456789 |
| Rechnungsnummer (fortlaufend) | Invoice number | INV-2026-0042 |
| Rechnungsdatum | Invoice date | 16 April 2026 |
| Lieferdatum / Leistungszeitraum | Date of supply / Service period | 01–31 March 2026 |
| Menge und Art der Leistung | Description of goods/services | Web design services – 40 hours |
| Nettobetrag (ohne USt) | Net amount (excl. VAT) | € 4.000,00 |
| Steuersatz | VAT rate | 20 % |
| Steuerbetrag | VAT amount | € 800,00 |
Wichtig: Bei Rechnungen über 10.000 € brutto ist die UID-Nummer des Empfängers ebenfalls Pflicht. Die UID deines Kunden kannst du über das VIES-System der EU prüfen.
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Reverse Charge auf englischer Rechnung: So formulierst du korrekt
Beim Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) bei B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU weist du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aus. Stattdessen muss ein Pflichthinweis gemäß Art. 196 der EU-Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie auf die Rechnung:
| Sprache | Formulierung |
|---|---|
| Englisch (Standard) | Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient pursuant to Art. 196, Council Directive 2006/112/EC |
| Englisch (kurz) | Reverse charge — Tax liability transfers to the recipient of the service |
| Deutsch | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß Art. 196 MwStSystRL |
Voraussetzungen für Reverse Charge:
- Beide Parteien sind Unternehmer (B2B)
- Beide haben eine gültige UID-Nummer
- Die Leistung wird in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbracht
- Auf der Rechnung: kein USt-Ausweis, aber der Reverse-Charge-Hinweis ist Pflicht
Mehr zum Thema: Reverse Charge in Österreich — Alles was du wissen musst
Kleinunternehmer-Hinweis auf Englisch
Bist du Kleinunternehmer nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG (Umsatz unter 55.000 € brutto/Jahr, seit 1.1.2025), darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Auf der englischen Rechnung brauchst du diesen Hinweis:
| Sprache | Formulierung |
|---|---|
| Englisch | VAT exempt — small business exemption pursuant to § 6 (1) Z 27 Austrian VAT Act (UStG) |
| Englisch (kurz) | No VAT charged — Austrian small business scheme (§ 6 para 1 no 27 UStG) |
| Deutsch | Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG |
Neu seit 2025: Die Kleinunternehmergrenze wurde von 35.000 € netto auf 55.000 € brutto angehoben. Außerdem können EU-weite Kleinunternehmer seit 2025 die Befreiung auch grenzüberschreitend nutzen (SME-Richtlinie).
Rechnung in Fremdwährung (USD, GBP, CHF)
Du darfst Rechnungen grundsätzlich in jeder Währung ausstellen. Es gibt aber eine wichtige Regel: Der Steuerbetrag (VAT amount) muss zusätzlich in Euro auf der Rechnung stehen (§ 20 Abs 6 UStG).
| Regel | Details |
|---|---|
| Rechnungswährung | Frei wählbar (USD, GBP, CHF etc.) |
| Steuerbetrag | Muss in EUR angegeben werden |
| Umrechnungskurs | BMF-Durchschnittskurs oder letzter EZB-Referenzkurs |
| Kurs dokumentieren | Datum und Quelle des Kurses auf Rechnung angeben |
| Konsistenz | Gewählte Methode muss für das gesamte Geschäftsjahr beibehalten werden |
Praxis-Tipp: Notiere den verwendeten Wechselkurs direkt auf der Rechnung, z. B.: „Exchange rate EUR/USD 1.0850 (ECB reference rate, 15 April 2026)“
Formulierungsbeispiele: Nützliche Sätze auf Englisch
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| Im Anhang erhältst du die Rechnung für … | Please find attached our invoice for … |
| Für meine Leistungen erlaube ich mir, folgenden Betrag in Rechnung zu stellen. | For my services, I kindly request the following payment. |
| Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen fällig. | Payment is due within 14 days. |
| Der Gesamtbetrag beläuft sich auf … | The total amount due is … |
| Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto. | A 2 % discount is granted for payment within 7 days. |
| Bitte überweise den Betrag auf folgendes Konto. | Please transfer the amount to the following account. |
| Vielen Dank für deinen Auftrag. | Thank you for your order. |
Zahlungserinnerung auf Englisch (Payment Reminder)
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| Wir möchten dich daran erinnern, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde. | We would like to remind you that the above invoice is still unpaid. |
| Deine Zahlung ist seit einem Monat überfällig. | May we remind you that your payment is overdue for one month. |
| Wir bitten um Begleichung innerhalb der nächsten 7 Tage. | We would appreciate if you cleared your account within the next 7 days. |
| Solltest du den Betrag bereits überwiesen haben, betrachte dieses Schreiben als gegenstandslos. | If you have already sent your payment, please disregard this letter. |
Mehr zum Mahnwesen: Mahnschreiben in Österreich — Fristen, Muster und Tipps
Sonderfälle: EU-Kunden, Drittland und Proforma
Innergemeinschaftliche Lieferung (EU)
Lieferst du Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, ist die Lieferung umsatzsteuerfrei nach § 6a UStG. Auf der Rechnung:
- Kein USt-Ausweis (0 %)
- Pflichthinweis: „Tax-free intra-Community supply pursuant to Art. 138, Council Directive 2006/112/EC“
- UID-Nummern beider Parteien sind Pflicht
- Gelangensbestätigung oder CMR als Nachweis aufbewahren
Export in Drittländer (USA, UK, Schweiz)
Ausfuhrlieferungen in Nicht-EU-Länder sind umsatzsteuerfrei nach § 7 UStG. Hinweis auf der Rechnung:
- „VAT-exempt export supply“ oder „Export — VAT zero-rated“
- Ausfuhrnachweis (Zollerklärung) aufbewahren
- Bei B2B-Dienstleistungen: Leistungsort ist beim Empfänger — keine österreichische USt
Proforma Invoice vs. Commercial Invoice
| Proforma Invoice | Commercial Invoice | |
|---|---|---|
| Rechtliche Wirkung | Keine Zahlungspflicht | Verbindliche Zahlungsaufforderung |
| USt-Ausweis | Nein | Ja (nach § 11 UStG) |
| Vorsteuerabzug | Nicht möglich | Möglich |
| Verwendung | Angebote, Muster, Zollanmeldung | Alle echten Lieferungen/Leistungen |
Mehr dazu: Proforma-Rechnung 2026 — Definition und Tipps
Aufbewahrungspflicht für englische Rechnungen
Englische Rechnungen unterliegen der gleichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren nach § 132 BAO. Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gleichermaßen.
Tipp: Bewahre bei fremdsprachigen Rechnungen immer eine deutsche Übersetzung mit auf. Das spart Zeit bei der Betriebsprüfung — das Finanzamt ist nach § 131 BAO nicht verpflichtet, fremdsprachige Dokumente zu akzeptieren.
Häufige Fragen zur Rechnung auf Englisch
Akzeptiert das österreichische Finanzamt eine Rechnung nur auf Englisch?
Grundsätzlich ja — das UStG schreibt keine bestimmte Sprache vor. Das Finanzamt kann aber nach § 131 BAO (Amtssprache Deutsch) eine beglaubigte Übersetzung verlangen. Empfehlung: Zweisprachige Rechnung oder deutsche Kopie beilegen.
Muss ich auf einer englischen Rechnung den Steuerbetrag in Euro angeben?
Wenn du in einer Fremdwährung (z. B. USD oder GBP) fakturierst, muss der Steuerbetrag (VAT amount) zusätzlich in Euro auf der Rechnung stehen. Das schreibt § 20 Abs 6 UStG vor. Der verwendete Wechselkurs muss dokumentiert werden.
Wie schreibe ich den Kleinunternehmer-Hinweis auf Englisch?
Eine gängige Formulierung: „VAT exempt — small business exemption pursuant to § 6 (1) Z 27 Austrian VAT Act (UStG)“. Es gibt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Wortlaut, aber der Paragraphen-Verweis sollte enthalten sein.
Was ist der Unterschied zwischen Invoice und Bill?
Im Geschäftsverkehr ist „Invoice“ der korrekte Begriff für eine Rechnung. „Bill“ wird eher umgangssprachlich verwendet (z. B. Restaurantrechnung). Im internationalen B2B-Verkehr immer „Invoice“ verwenden.
Muss ich Reverse Charge auf der Rechnung angeben?
Ja, bei B2B-Dienstleistungen an EU-Unternehmen ist der Reverse-Charge-Hinweis Pflicht. Ohne den Hinweis riskiert dein Kunde Probleme beim Vorsteuerabzug. Die gängige englische Formulierung: „Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient“.
Wie lange muss ich englische Rechnungen aufbewahren?
Wie alle Geschäftsbelege in Österreich: 7 Jahre nach § 132 BAO. Das gilt unabhängig von der Sprache der Rechnung. Bewahre zusätzlich eine deutsche Übersetzung auf.
Brauche ich eine englische Rechnung für Kunden in der Schweiz?
Die Schweiz ist ein Drittland (nicht EU). Lieferungen sind nach § 7 UStG umsatzsteuerfrei. Du brauchst keine englische Rechnung — viele Schweizer Kunden akzeptieren Deutsch. Falls Englisch gewünscht: „VAT-exempt export supply“ als Hinweis.
Weiterführende Artikel
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