Musterrechnung Freiberufler 2026: Gratis Word-Vorlage

Eine Musterrechnung für Freiberufler in Österreich braucht laut § 11 UStG genau 8 Pflichtangaben — Abweichungen können zur steuerlichen Nichtanerkennung führen. Diese kostenlose Vorlage zeigt dir den korrekten Aufbau einer Freiberufler-Rechnung (Honorarnote) für Österreich 2026, inklusive Kleinunternehmer-Variante.

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Die 8 Pflichtangaben auf einer Freiberufler-Rechnung

Diese 8 Angaben müssen laut § 11 UStG auf jeder Rechnung über 400 EUR brutto stehen:

#	Pflichtangabe	Erklärung / Beispiel
1	Name & Adresse des Rechnungsausstellers	Dein vollständiger Name (Firma) + Anschrift
2	Name & Adresse des Empfängers	Vollständiger Name/Firma + Adresse des Kunden
3	Ausstellungsdatum	Datum der Rechnungserstellung, z.B. 15.06.2026
4	Fortlaufende Rechnungsnummer	Eindeutige Nummer, z.B. RE-2026-001 (nie doppelt vergeben)
5	Leistungsbeschreibung	Art und Umfang der erbrachten Leistung, z.B. „Webdesign Mai 2026, 20 Stunden“
6	Leistungsdatum / -zeitraum	Wann wurde die Leistung erbracht? (≠ Ausstellungsdatum!)
7	Nettobetrag & Steuersatz	Entgelt ohne USt + anzuwendender Steuersatz (20 %, 10 %, 13 %) oder Hinweis auf Befreiung
8	Steuerbetrag	Absoluter USt-Betrag in Euro (bei Kleinunternehmer: Hinweis statt Betrag)

Zusätzlich ab 400 EUR brutto: UID-Nummer des Rechnungsausstellers (wenn vorhanden). Ab 10.000 EUR brutto auch die UID-Nummer des Empfängers.

Kleinbetragsrechnung bis 400 EUR brutto: Vereinfacht — kein Empfänger erforderlich, keine Rechnungsnummer, kein Leistungsdatum als Pflicht. Brutto + Steuersatz reichen.

Honorarnote oder Rechnung: Was ist der Unterschied?

In Österreich gibt es rechtlich keinen Unterschied — beide unterliegen denselben § 11 UStG-Pflichtangaben. Der Begriff ist eine Frage der Branche:

Begriff	Wer verwendet ihn?	Typische Branchen
Honorarnote	Neue Selbständige (kein Gewerbeschein)	Berater, Trainer, Übersetzer, Grafiker, Texter, Therapeuten
Rechnung	Gewerbetreibende (mit Gewerbeschein)	Handwerker, IT-Dienstleister, Händler

Als Freiberufler ohne Gewerbeschein schreibst du eine Honorarnote — formal eine normale Rechnung mit denselben Pflichtangaben.

Musterrechnung ohne Umsatzsteuer: Kleinunternehmer-Variante

Falls dein Jahresumsatz unter der Kleinunternehmergrenze von 55.000 EUR brutto liegt (seit 1.1.2025, WKO Kleinunternehmerregelung), weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss auf deiner Rechnung folgender Pflichthinweis stehen:

„Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“

Die Folge: Dein Kunde kann keine Vorsteuer abziehen. Das ist für B2C-Kunden oft egal, für B2B-Kunden ein Nachteil. Sobald du die 55.000 EUR überschreitest (inklusive 10 % Toleranz), wechselst du automatisch in die Regelbesteuerung.

So befüllt everbill deine Pflichtangaben automatisch

Statt jede Rechnung manuell zu erstellen, erledigt everbill die gesetzlichen Pflichtangaben für dich:

✔ Deine Adresse, IBAN und UID-Nummer werden einmal im Profil hinterlegt und erscheinen automatisch auf jeder Rechnung
✔ Fortlaufende Rechnungsnummern werden automatisch vergeben — nie doppelt, nie übersprungen
✔ Leistungsdatum & Ausstellungsdatum werden getrennt erfasst (häufigster Fehler bei manuellen Vorlagen)
✔ Kleinunternehmer-Hinweis erscheint mit einem Klick auf der Rechnung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG
✔ USt-Sätze (20 %, 10 %, 13 %) werden korrekt berechnet und ausgewiesen
✔ Export als PDF — RKSV-konform und archivierbar

Was everbill nicht macht: direkte Übermittlung an FinanzOnline oder UVA-Erstellung — das bleibt beim Steuerberater. everbill exportiert deine Daten aber BMD/RZL-kompatibel für deinen Steuerberater.

Rechnungen in Minuten statt Stunden

Alle § 11 UStG-Pflichtangaben automatisch befüllt. Keine Excel-Tabellen, kein manuelles Nummerieren.

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Häufige Fehler auf Freiberufler-Rechnungen

Leistungsdatum vergessen: Das häufigste Problem — das Datum der Leistungserbringung ≠ das Ausstellungsdatum. Beide müssen auf der Rechnung stehen.
Keine fortlaufende Rechnungsnummer: Lücken oder doppelte Nummern gefährden die Anerkennung beim Finanzamt.
Falscher Kleinunternehmer-Hinweis: Entweder USt ausweisen ODER Hinweis nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG — beides auf einmal ist falsch.
Vage Leistungsbeschreibung: „Beratung“ reicht nicht. Korrekt: „Strategieberatung Digitalisierung, 4 Stunden, 10.06.2026“
UID-Nummer fehlt: Ab 400 EUR brutto muss deine eigene UID (falls vorhanden) auf der Rechnung stehen.

Häufige Fragen zur Musterrechnung für Freiberufler

Wie schreibe ich eine Honorarnote als Neue Selbständige in Österreich?

Eine Honorarnote ist rechtlich identisch mit einer Rechnung — beide brauchen die 8 Pflichtangaben nach § 11 UStG. Als Neue Selbständige gibst du deine Steuernummer (statt Gewerbenummer) an. Falls du keine UID-Nummer hast, entfällt das Feld. Lade dir die Word-Vorlage oben herunter und füll sie aus.

Muss ich als Freiberufler eine UID-Nummer angeben?

Nur wenn du umsatzsteuerpflichtig bist (Jahresumsatz über 55.000 EUR brutto). Als Kleinunternehmer hast du keine UID-Pflicht, kannst aber freiwillig eine beantragen — sinnvoll wenn du EU-Kunden hast. Die Beantragung ist kostenlos und dauert 3–5 Werktage via FinanzOnline (Formular U15).

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Honorarnote in Österreich?

Rein rechtlich keiner. Honorarnoten verwenden Freiberufler und Neue Selbständige ohne Gewerbeschein (Berater, Trainer, Therapeuten, Künstler). Gewerbetreibende mit Gewerbeschein stellen „Rechnungen“ aus. Beide unterliegen denselben Pflichtangaben nach § 11 UStG.

Welche Musterrechnung brauche ich als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer (Umsatz unter 55.000 EUR brutto/Jahr) weist du keine USt aus. Auf deiner Rechnung muss stehen: „Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“. Alle anderen Pflichtangaben (Name, Adresse, Datum, Nummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag) bleiben gleich. Die Word-Vorlage oben enthält diesen Hinweis als auswählbare Option.

Wie lange muss ich Rechnungen in Österreich aufbewahren?

Mindestens 7 Jahre laut § 132 BAO (Bundesabgabenordnung). Bei Grundstücken und Immobilien sogar 22 Jahre. Die Aufbewahrung kann digital erfolgen — wichtig ist, dass die Rechnungen unveränderlich archiviert sind (z.B. PDF/A oder via RKSV-zertifizierter Software wie everbill).

Brauche ich als Freiberufler eine Rechnungsnummer?

Ja — ab 400 EUR brutto Pflicht. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und eindeutig sein. Es gibt kein vorgeschriebenes Format: RE-2026-001, 2026/01 oder ähnliches sind alle korrekt. Lücken (z.B. von 001 auf 003 zu springen) sind rechtlich erlaubt, können aber Fragen beim Finanzamt auslösen.

Darf ich als Freiberufler Rechnungen auf Englisch schreiben?

Ja, für ausländische Kunden. Bei österreichischen Kunden akzeptiert das Finanzamt Rechnungen auf Deutsch und auf Englisch. Wichtig: Der Pflichthinweis bei Kleinunternehmern sollte auf Deutsch oder mit der deutschen Gesetzesstelle (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) ergänzt werden.

Rechnungen professionell erstellen — ohne Vorlage

Statt jede Rechnung neu aus der Vorlage zu befüllen, erstellst du in everbill eine Rechnung in wenigen Klicks — alle § 11 UStG-Pflichtangaben automatisch inklusive.