Hier findest du 3 Mahnschreiben-Muster für Österreich als Word-Download: für die 1., 2. und 3. Mahnung. Dazu erfährst du, wie ein Mahnschreiben aufgebaut ist, welche Fristen sinnvoll sind und wann du weitere Schritte setzen solltest.
Mahnschreiben im Überblick
Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt, erinnerst du ihn mit einem Mahnschreiben an die offene Forderung und setzt eine klare Frist. Der übliche Ablauf im Mahnprozess sieht in Österreich meist so aus:
- Die Zahlungserinnerung / 1. Mahnung: (Versendet nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang)
- Die zweite Mahnung: (Versendet nach weiteren 10 Tagen ohne Zahlungseingang)
- Die dritte Mahnung: (Nach weiteren 7 Tagen)
- Weitere rechtliche Schritte: z. B. Inkassobüro oder Mahnverfahren
Welche Mahnspesen in Österreich zulässig sind und wann du ein Mahnverfahren einleiten solltest, liest du in unseren weiterführenden Ratgebern.
Das Mahnschreiben: Aufbau und Text
Egal, ob es sich um die 1., 2. oder 3. Mahnung handelt: Der Aufbau ist grundsätzlich gleich. Diese Angaben sollten auf jedem Mahnschreiben enthalten sein:
- Name und Anschrift des Mahnungsstellers.
- Name und Anschrift des Schuldners.
- Datum der Mahnung, Rechnungsnummer (bezogen auf die Rechnung) sowie Mahnungsnummer.
- Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung „1. Mahnung“.
- Kurze Beschreibung des Auftrags und der offenen Leistung.
- Hinweis auf Verfall der Mahnung bei Bezahlung.
- Kontodaten des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers.
Die oben abgebildete Mahnung zeigt dir, wie du dein Mahnschreiben aufbauen kannst, um schneller an dein Geld zu kommen. Wenn du eine kompakte Einzelseite mit direktem Download suchst, findest du auf unserer Mahnungsvorlage für Österreich eine sofort nutzbare Word-Vorlage.
Der Text richtet sich nach der Mahnstufe. Beziehe dich dabei immer auf die offene Rechnung, beschreibe die erbrachte Leistung knapp und setze eine klare Zahlungsfrist, damit deine Forderung nachvollziehbar bleibt.
Kleiner Zusatztipp: Setze die Frist nach Möglichkeit auf einen Werktag, damit dein Kunde realistisch reagieren kann.
Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, wenn ein Schuldner nicht auf die ersten Mahnungen reagiert?
Reagiert der Schuldner nicht auf die erste Mahnung, folgt in der Regel nach etwa 10 bis 14 Tagen die zweite Mahnung mit kürzerer Frist. Bleibt auch diese ohne Wirkung, kannst du eine dritte und deutlichere Mahnung senden und danach je nach Forderung Inkasso, Anwalt oder das gerichtliche Mahnverfahren prüfen.
Mahnschreiben-Muster für Österreich zum Download
Noch mehr Vorlagen und Muster für österreichische Unternehmen findest du in unserem Vorlagen-Hub.
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