Gratis Mahnungsvorlage herunterladen

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Mahnungen gehören zum Geschäftsalltag, und sie sind für beide Seiten oft nicht angenehm. Wir bieten Ihnen eine Mahnungsvorlage, um das Mahnen professionell abzuwickeln. Außerdem haben wir noch ein paar wichtige Informationen für Sie.

So bauen Sie eine Mahnung auf

Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Mahnung aufbauen, damit diese ihre Gültigkeit behält. Die Mahnungsvorlage können Sie am Ende des Textes herunterladen.

1. Mahnungsvorlage

Die Angaben auf der Mahnung

  1. Name und Anschrift des Mahnungsstellers.
  2. Name und Anschrift des Schuldners.
  3. Datum der Mahnung, Rechnungsnummer (bezogen auf die Rechnung) sowie Mahnungsnummer.
  4. Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung „1. Mahnung“.
  5. Charakterisierung des Verlaufs des Geschäftsauftrages. Und Leistungsbeschreibung
  6. Hinweis auf Verfall der Mahnung bei Bezahlung.
  7. Kontodaten des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers.

Hat ein Kunde eine Zahlung vergessen, geht es darum, diesen an seine Schuld zu erinnern beziehungsweise Ihn an die ausständige Zahlung zu erinnern. Der übliche Vorgang im Mahnprozess sieht dabei wie folgt aus:

Die Zahlungserinnerung: (versendet nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang)

Sobald die erste Zahlungsfrist der Rechnung verstrichen ist und der Kunde immer noch nicht bezahlt hat, wird es Zeit für eine Zahlungserinnerung. Viele Unternehmen versenden die erste Mahnung und nennen diese Zahlungserinnerung. Es bleibt Ihnen überlassen, wie Sie diese nennen möchten. Vergessen Sie aber nicht folgenden Hinweis anzumerken: „Falls Sie den Betrag schon bezahlt haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an“.

Die erste Mahnung: (versendet nach weiteren 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang)

Haben Sie auf das Erinnerungsschreiben keine Zahlung erhalten, kommt die erste Mahnung ins Spiel.

Die oben abgebildete Mahnung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Mahnung aufbauen sollten, um möglichst schnell an Ihr Geld zu gelangen. Charakterisieren Sie hier nochmals den Verlauf des Geschäftsauftrages und beschreiben Sie die Leistung erneut. Nehmen Sie dabei stets Bezug auf die ausständige Rechnung, um Ihre Forderungen nachvollziehbar zu machen.

kleiner Zusatztipp:

Um Ihren Schuldnern die Möglichkeit zu geben, die Frist auch einhalten zu können, sollte diese an einem Werktag ablaufen.

Die zweite Mahnung: (versendet nach weiteren 10 Tagen ohne Zahlungseingang)

Ist die erste echte Mahnfrist abgelaufen, ohne dass eine Zahlung eingegangen ist, senden Sie Ihrem säumigen Kunden eine zweite Mahnung. Diese ähnelt schematisch der ersten Mahnung. Die schriftlichen Angaben bleiben dieselben. Darüber hinaus sollten Sie eine weitere Mahnfrist von bis zu zehn Tagen setzen.

Diese sollte wiederum auf einem Werktag endet. Schließen Sie die Mahnung erneut mit einer Phrase wie:

„Sollten Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.“

Wichtig

Im Regelfall werden Zusatzkosten, die bei der Eintreibung von Schulden anfallen, als Verzugsschaden vom Schuldner eingefordert. Diese Ausgaben können Sie ab der zweiten Mahnung einfordern. Diese Mahngebühren richten sich im Normalfall am Aufwand, den die Mahnung verursacht hat (ca. 2.50€ für Papierkosten und Arbeitsaufwand).

Die dritte Mahnung: (nach weiteren 7 Tagen)

Die dritte Mahnung ist die unbedingte Zahlungsaufforderung. In dieser machen Sie Ihrem Kunden klar, dass es sich um ein ernsthaftes Unterfangen handelt und er auf wiederholte Zahlungsaufforderungen nicht reagiert hat. Üblicherweise wird in der dritten Mahnung mit dem Gang zum Rechtsanwalt, Gericht oder Inkassounternehmen gedroht. Zusätzlich wird der Kunde gewarnt, dass er mit sehr kostenintensiven Konsequenzen zu rechnen hat. Die dritte Mahnfrist sollte die Kürzeste sein (5 Tage).

Weitere rechtliche Schritte:

Ein Inkassobüro, Rechtsanwalt oder Gericht kann Ihnen helfen, ausständige Forderungen professionell einzufordern. Das Einbeziehen weiterer Instanzen ist allerdings meist mit hohen Kosten verbunden.

Offene Forderungen sollten so schnell wie möglich übergeben werden, denn nach 108 Tagen werden statistisch weniger als 10 % der offenen Forderungen beglichen.

Unsere „Mahnungsvorlagen“ als Downloads für Sie:

1. Mahnung

2. Mahnung

3. Mahnung

Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Der Salzburger Dominik Stelzig lebt inzwischen in Wien, ist Buchautor sowie Werbetexter und Creative Director. Für das everbill Marketing ist ihm eines klar: Egal ob digital oder handgeschrieben – Worte machen nur Sinn, wenn Taten folgen.

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