Mahnungen gehören zum Geschäftsalltag und sind für beide Seiten oft nicht angenehm. Wir versorgen dich hier mit den wichtigsten Infos und bieten dir eine Mahnungsvorlage zum Download, um dir den Prozess zu erleichtern.
So verfasst du eine Mahnung
An unserem Beispiel erkennst du, was eine professionelle Mahnung beinhaltet:
Die Angaben auf einer Mahnung
- Name und Anschrift des Mahnungsstellers
- Name und Anschrift des Schuldners
- Datum der Mahnung, Rechnungsnummer (bezogen auf die Rechnung) sowie Mahnungsnummer
- Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung “1. Mahnung”
- Charakterisierung des Verlaufs des Geschäftsauftrages und Leistungsbeschreibung
- Hinweis auf Verfall der Mahnung bei Bezahlung
- Kontodaten des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers.
Hat ein Kunde eine Zahlung vergessen, geht es darum, diesen an seine Schuld zu erinnern beziehungsweise ihn an die ausständige Zahlung zu erinnern. Der übliche Vorgang im Mahnprozess sieht dabei wie folgt aus:
Die Zahlungserinnerung (versendet nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang)
Sobald die erste Zahlungsfrist der Rechnung verstrichen ist und der Kunde immer noch nicht bezahlt hat, wird es Zeit für eine Zahlungserinnerung. Viele Unternehmen nennen ihre erste Mahnung Zahlungserinnerung. Die genaue Bezeichnung bleibt dir überlassen.Vergiss aber nicht, folgenden Hinweis zu inkludieren: „Falls Sie den Betrag schon bezahlt haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an”.
Die erste Mahnung (versendet nach weiteren 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang)
Hast du auf das Erinnerungsschreiben keine Zahlung erhalten, kommt die erste Mahnung ins Spiel.
Die oben abgebildete Mahnung zeigt dir, was eine Mahnung enthalten sollte, damit du möglichst schnell an dein Geld gelangst. Charakterisiere nochmals den Verlauf des Geschäftsauftrages und beschreibe die Leistung. Nimm dabei stets Bezug auf die ausständige Rechnung, um deine Forderungen nachvollziehbar zu machen.
Kleiner Zusatztipp:
Um deinen Schuldnern die Möglichkeit zu geben, die Frist auch einhalten zu können, sollte diese an einem Werktag ablaufen.
Die zweite Mahnung (versendet nach weiteren 10 Tagen ohne Zahlungseingang)
Ist die erste echte Mahnfrist abgelaufen, ohne dass eine Zahlung eingegangen ist, sendest du deinem säumigen Kunden eine zweite Mahnung. Diese ähnelt schematisch der ersten Mahnung. Die schriftlichen Angaben bleiben dieselben. Darüber hinaus solltest du eine weitere Mahnfrist von bis zu zehn Tagen setzen.
Diese sollte wiederum an einem Werktag endet. Schließe die Mahnung erneut mit einer Phrase wie:
“Sollten Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.”
Wichtig
Im Regelfall werden Zusatzkosten, die bei der Eintreibung von Schulden anfallen, als Verzugsschaden vom Schuldner eingefordert. Diese Mahngebühren orientieren sich im Normalfall am Aufwand, den die Mahnung verursacht hat (ca. 2.50€ für Papierkosten und Arbeitsaufwand).
Die dritte Mahnung: (nach weiteren 7 Tagen)
Die dritte Mahnung ist die unbedingte Zahlungsaufforderung. In dieser machst du deinem Kunden klar, dass es sich um ein ernsthaftes Unterfangen handelt und er auf wiederholte Zahlungsaufforderungen nicht reagiert hat. Üblicherweise wird in der dritten Mahnung mit dem Gang zum Rechtsanwalt, Gericht oder Inkassounternehmen gedroht. Zusätzlich wird der Kunde gewarnt, dass er mit sehr kostenintensiven Konsequenzen zu rechnen hat. Die dritte Mahnfrist sollte die Kürzeste sein (5 Tage).
Weitere rechtliche Schritte:
Ein Inkassobüro, Rechtsanwalt oder Gericht kann dir helfen, ausständige Forderungen professionell einzufordern. Das Einbeziehen weiterer Instanzen ist allerdings meist mit hohen Kosten verbunden.
Offene Forderungen sollten so schnell wie möglich übergeben werden, denn statistisch gesehen werden nach 108 Tagen weniger als 10 % der offenen Forderungen beglichen.
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