Mahnschreiben Muster 2026: 3 Word-Vorlagen

Ein Mahnschreiben erinnert einen säumigen Kunden schriftlich an eine offene Rechnung und setzt eine neue Zahlungsfrist. In Österreich sind rechtlich keine bestimmte Anzahl oder Wortwahl vorgeschrieben — üblich sind 3 Stufen vor weiteren Schritten wie Inkasso oder gerichtlichem Mahnverfahren. Laut KSV1870 wird in Österreich jede sechste Rechnung (17 %) zu spät bezahlt. Unten findest du 3 fertige Word-Vorlagen (1., 2., 3. Mahnung) zum Download sowie Aufbau, Fristen und die aktuellen Verzugszinsen 2026.

Stand: Juli 2026. Quellen: RIS, WKO, OeNB, KSV1870.

Ist eine Mahnung überhaupt Voraussetzung?

Nein — das ist ein weit verbreitetes Missverständnis. Der Zahlungsverzug tritt automatisch mit Ablauf der Zahlungsfrist ein, unabhängig davon, ob vorher gemahnt wurde. Die WKO stellt klar: Eine Mahnung ist bei Zahlungsverzug nicht Voraussetzung für die gerichtliche Geltendmachung der Forderung. „Zahlungserinnerung“ ist zudem kein Rechtsbegriff, sondern nur die gängige Bezeichnung für die erste, mildere Stufe. Trotzdem lohnt sich der schriftliche Weg: Er dokumentiert deine Bemühungen, wahrt die Geschäftsbeziehung und ist oft schneller als der Gang zum Gericht.

Die 3 Mahnstufen im Überblick

Stufe	Übliche Frist	Ton	Nächster Schritt bei Ausbleiben
1. Mahnung / Zahlungserinnerung	10–14 Tage	Freundlich, sachlich — geht von einem Versehen aus	2. Mahnung
2. Mahnung	7–10 Tage	Bestimmter, Verzugsfolgen werden benannt	3. Mahnung
3. Mahnung	7 Tage	Deutlich, mit Fristsetzung und Ankündigung weiterer Schritte	Inkasso, Anwalt oder gerichtliches Mahnverfahren

Diese Staffelung ist Marktpraxis, kein Gesetz — du kannst Fristen und Stufenzahl frei anpassen. Wichtig ist nur, dass die Fristen für den Schuldner nachvollziehbar und angemessen sind.

Mahnungen automatisch statt manuell verschicken

everbill hat ein eingebautes Mahnwesen: Offene Rechnungen im Blick behalten und Zahlungserinnerungen direkt aus dem Dashboard verschicken.

14 Tage gratis testen →

Mahnschreiben richtig aufbauen: Diese Angaben gehören rein

Der Aufbau ist bei allen 3 Stufen grundsätzlich gleich — nur Ton und Fristsetzung ändern sich:

Name und Anschrift von Aussteller und Schuldner
Datum der Mahnung, Rechnungsnummer und Mahnungsnummer
Deutliche Kennzeichnung („1. Mahnung“, „2. Mahnung“ …)
Kurze Beschreibung der offenen Leistung bzw. Rechnung
Konkrete, neue Zahlungsfrist (idealerweise auf einen Werktag)
Bankverbindung für die Zahlung
Ab der 2. Mahnung: Hinweis auf Verzugszinsen und mögliche Mahnspesen

Verzugszinsen und Mahnspesen 2026: Was ist zulässig?

	B2B (Unternehmen)	B2C (Verbraucher)
Verzugszinsen	10,73 % p.a. (9,2 Prozentpunkte über OeNB-Basiszinssatz 1,53 %, § 456 UGB)	4 % p.a. pauschal (§ 1333 ABGB)
Mahnspesen	Pauschal 40 EUR ohne Nachweis zulässig (§ 458 UGB), darüber hinaus nur mit Nachweis	Kein gesetzlicher Fixbetrag — nur angemessener tatsächlicher Aufwand zulässig

Der OeNB-Basiszinssatz wird zu jedem 1.1. und 1.7. neu festgelegt — die 10,73 % gelten für den aktuellen Stichtag, prüfe den Wert bei länger zurückliegenden Forderungen neu. Ausführliche Details zu Verzugszinsen und Mahnspesen findest du in unserem Mahnspesen-Ratgeber.

Mahnschreiben-Vorlagen für Österreich zum Download

Alle 3 Vorlagen sind sofort einsetzbare Word-Dateien — kein E-Mail-Formular, kein Login nötig:

📥 1. Mahnung kostenlos herunterladen

📥 2. Mahnung kostenlos herunterladen

📥 3. Mahnung kostenlos herunterladen

Suchst du eine einzelne, besonders kompakte Vorlage statt der 3-stufigen Serie? Dann passt unsere Mahnungsvorlage für Österreich besser. Reagiert ein Kunde auch auf die 3. Mahnung nicht, erklären wir dir im Ratgeber Mahnverfahren einleiten, wie der gerichtliche Weg (Zahlungsbefehl, bis 75.000 EUR Streitwert) abläuft.

Häufige Fragen zum Mahnschreiben

Muss ich vor Gericht zuerst gemahnt haben?

Nein. Der Zahlungsverzug tritt automatisch mit Fälligkeit der Rechnung ein — eine Mahnung ist keine gesetzliche Voraussetzung, um die Forderung gerichtlich geltend zu machen. Trotzdem ist die Mahnung sinnvoll, weil sie deine Bemühungen dokumentiert und oft schneller zum Ziel führt als ein Gerichtsverfahren.

Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?

Gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl vorgeschrieben. Üblich sind 3 Stufen (Zahlungserinnerung, 2. und 3. Mahnung) mit je 7–14 Tagen Frist, danach folgt Inkasso, Anwalt oder das gerichtliche Mahnverfahren.

Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026 in Österreich?

Im B2B-Bereich (§ 456 UGB) 10,73 % p.a. — das sind 9,2 Prozentpunkte über dem OeNB-Basiszinssatz von aktuell 1,53 %. Gegenüber Verbrauchern (§ 1333 ABGB) gilt ein pauschaler Zinssatz von 4 % p.a.

Darf ich Mahnspesen verrechnen?

Im B2B-Bereich ja: § 458 UGB erlaubt eine Pauschale von 40 EUR ohne gesonderten Nachweis. Gegenüber Verbrauchern gibt es keinen gesetzlichen Fixbetrag — nur der tatsächliche, angemessene Aufwand darf verrechnet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Rechtlich keiner — „Zahlungserinnerung“ ist kein Rechtsbegriff, sondern nur die gängige, freundlichere Bezeichnung für die erste Mahnstufe. Ab der 2. Mahnung wird meist von „Mahnung“ statt „Erinnerung“ gesprochen, weil der Ton bestimmter wird.

Was gehört zwingend in ein Mahnschreiben?

Name und Anschrift beider Parteien, Datum, Rechnungs- und Mahnungsnummer, eine klare Kennzeichnung der Mahnstufe, eine kurze Leistungsbeschreibung, eine konkrete neue Zahlungsfrist und deine Bankverbindung. Ab der 2. Mahnung zusätzlich der Hinweis auf Verzugszinsen.

Wie oft wird in Österreich zu spät bezahlt?

Laut KSV1870 wird in Österreich jede sechste Rechnung (17 %) verspätet bezahlt. Der durchschnittliche Zahlungsverzug bei Firmenkunden ist zuletzt von 1 auf 3 Tage gestiegen, bei einem üblichen Zahlungsziel von rund 12 Tagen.

Was passiert, wenn auch die 3. Mahnung nicht wirkt?

Dann bleiben dir Inkassobüro, Anwalt oder das gerichtliche Mahnverfahren (Zahlungsbefehl) — bis 75.000 EUR Streitwert der übliche Weg. Details dazu findest du in unserem Ratgeber zum Mahnverfahren einleiten.

Weiterführende Artikel

Nie wieder von Hand hinterhertelefonieren

Mit everbill siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen offen sind — und verschickst Zahlungserinnerungen direkt aus der Software.