Eine Auftragsbestätigung ist ein schriftliches Dokument, mit dem du einen erteilten Auftrag bestätigst – und damit Missverständnisse über Inhalt, Preis und Fristen von vornherein vermeidest. In Österreich ist sie rechtlich nicht verpflichtend, aber in jedem B2B-Verhältnis empfehlenswert. Als kaufmännisches Bestätigungsschreiben kann sie nach österreichischem Handelsgewohnheitsrecht bindende Wirkung entfalten, wenn der Empfänger nicht sofort widerspricht.
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Was muss eine Auftragsbestätigung enthalten?
| Pflichtangabe | Details |
|---|---|
| Daten des Auftraggebers | Name, Adresse, ggf. UID-Nummer |
| Daten des Auftragnehmers | Name, Adresse, ggf. UID-Nummer |
| Auftragsgegenstand | Genaue Beschreibung der Leistung oder Lieferung |
| Vereinbarte Fristen | Lieferdatum, Ausführungszeitraum, Meilensteine |
| Preis und Zahlungsbedingungen | Betrag (netto/brutto), Fälligkeit, Zahlungsart |
| Referenz auf das Angebot | Angebotsnummer und -datum |
| Datum der Auftragsbestätigung | Für die Fristberechnung relevant |
| Unterschrift oder Firmenstempel | Optional, aber empfohlen für mehr Verbindlichkeit |
Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend in Österreich?
Die AB ist grundsätzlich kein eigenständiger Vertrag, sondern eine Bestätigung bereits vereinbarter Konditionen. Kritisch wird es, wenn deine Auftragsbestätigung vom ursprünglichen Angebot oder der mündlichen Vereinbarung abweicht:
| Situation | Rechtliche Folge |
|---|---|
| AB stimmt mit Angebot überein, Auftraggeber schweigt | Bestätigung gilt als angenommen ✓ |
| AB weicht vom Angebot ab, Auftraggeber schweigt | Abweichung gilt als akzeptiert (Kaufmännisches Bestätigungsschreiben) |
| Auftraggeber widerspricht sofort (innerhalb von 1–3 Werktagen) | Abweichung ist nicht wirksam |
| Privatpersonen (keine Kaufleute) | Kaufmännisches Bestätigungsschreiben gilt nicht – Zustimmung nötig |
Wann brauchst du eine Auftragsbestätigung?
Eine AB ist nicht in jedem Fall nötig, aber immer dann empfehlenswert, wenn es um viel geht:
- Aufträge über 1.000 EUR – zur Absicherung der Konditionen
- Mündlich vereinbarte Aufträge – damit du bei Streit einen Beleg hast
- Aufträge mit komplexen Spezifikationen oder Lieferfristen
- Neue Geschäftspartner ohne langjährige Vertrauensbasis
Keine AB nötig: Kleine Routineaufträge unter langjährigen Stammkunden ohne Sonderbedingungen.
Auftragsbestätigung per E-Mail senden
Die meisten Auftragsbestätigungen werden heute per E-Mail verschickt – das ist in Österreich vollständig rechtsgültig. Damit sie im Streitfall standhält:
- Betreff klar formulieren: „Auftragsbestätigung – [Projekttitel] – [Datum]“
- Auf das Angebot verweisen: Angebotsnummer und -datum immer angeben
- Widerspruchsfrist nennen: z. B. „Bitte melde dich innerhalb von 3 Werktagen bei Abweichungen“
- PDF anhängen: Unterschriebene PDF als Anhang ist professioneller als reiner E-Mail-Text
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Häufige Fragen zur Auftragsbestätigung
Ist eine Auftragsbestätigung in Österreich Pflicht?
Nein, eine Auftragsbestätigung ist in Österreich nicht gesetzlich verpflichtend. Eine AB ist jedoch empfehlenswert, um den Auftragsinhalt schriftlich zu sichern – besonders bei größeren oder mündlich vereinbarten Aufträgen.
Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Auftragsbestätigung?
Das Angebot ist deine Offerte an den potenziellen Kunden – er kann es annehmen oder ablehnen. Die Auftragsbestätigung folgt erst nach der Auftragserteilung und bestätigt, dass du den Auftrag angenommen hast und unter welchen konkreten Konditionen du arbeitest.
Muss eine Auftragsbestätigung unterschrieben werden?
Nein, eine Unterschrift ist in Österreich nicht gesetzlich vorgeschrieben. Eine per E-Mail gesendete Auftragsbestätigung ist rechtlich genauso gültig. Eine Unterschrift oder ein Firmenstempel wirken aber professioneller und verstärken die Verbindlichkeit.
Was passiert, wenn die Auftragsbestätigung vom Angebot abweicht?
Das ist der kritische Fall: Weicht deine AB vom ursprünglichen Angebot ab (z. B. anderer Preis oder andere Fristen), muss der Auftraggeber sofort widersprechen. Schweigt er, gilt die AB-Version als akzeptiert – das nennt sich kaufmännisches Bestätigungsschreiben. Dieses Prinzip gilt jedoch nur zwischen Kaufleuten (B2B), nicht gegenüber Privatpersonen.
Wie lange muss ich eine Auftragsbestätigung aufbewahren?
Laut § 132 BAO beträgt die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in Österreich 7 Jahre. Das gilt auch für Auftragsbestätigungen, die als Buchungsgrundlage dienen. Tipp: Scanne Papierbelege sofort ein – everbill speichert digitale Belege DSGVO-konform.
Brauche ich als Freelancer eine Auftragsbestätigung?
Als Freelancer ohne Warenleferung verzichten viele auf eine AB – stattdessen empfiehlt sich ein sehr detailliertes Angebot, das der Kunde unterschreibt oder per E-Mail bestätigt. Für größere Projekte (ab ca. 2.000–5.000 EUR) ist eine AB oder ein schriftlicher Projektvertrag jedoch ratsam.
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