E-Rechnung Österreich 2026: Pflicht, Formate & Bund

Die E-Rechnung in Österreich ist 2026 nur an einer Stelle Pflicht: bei Rechnungen an Bundesdienststellen, und das seit 1. Jänner 2014. Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt dort bereits als elektronische Rechnung, wenn dein Kunde zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG). Der Bund verlangt dagegen eine strukturierte Datei wie ebInterface.

Hier erfährst du, welche Formate es gibt, welche Wege zum Bund führen und welche Angaben du dafür brauchst. Außerdem steht hier, was sich mit der EU-Reform ab 2030 ändert.

Was ist eine E-Rechnung?

Der Begriff wird in Österreich für zwei verschiedene Dinge verwendet. Das sorgt oft für Verwirrung:

Begriff	Was gemeint ist	Wo es zählt
Elektronische Rechnung (§ 11 UStG)	Jede Rechnung, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird, also auch PDF per E-Mail	Zwischen Unternehmen und an Privatkunden, mit Zustimmung des Empfängers
Strukturierte E-Rechnung	Eine maschinenlesbare Datei (XML), die ein System ohne Abtippen verarbeiten kann, z. B. ebInterface oder Peppol-UBL	Pflicht bei Rechnungen an den Bund, ab 2030 bei bestimmten EU-Geschäften

Ein PDF sieht für Menschen wie eine Rechnung aus. Für eine Software ist es aber nur ein Bild mit Text. Eine strukturierte E-Rechnung enthält dagegen jede Angabe in einem eigenen Feld, also Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Bankverbindung. Deshalb kann der Empfänger sie automatisch prüfen und verbuchen.

Für die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz drei Dinge vor: Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein, und zwar über die ganze Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren. Wie du das sicherstellst, entscheidest du selbst, z. B. über einen nachvollziehbaren Ablauf von der Bestellung bis zur Zahlung (laut Unternehmensserviceportal). Eine elektronische Signatur ist dafür nicht nötig. Mehr dazu liest du im Artikel zur E-Signatur auf PDF-Rechnungen.

Wer muss in Österreich eine E-Rechnung schicken?

Verpflichtend ist die strukturierte E-Rechnung nur, wenn du an eine Bundesdienststelle verrechnest. Die Rechtsgrundlage ist § 5 Abs. 2 IKT-Konsolidierungsgesetz zusammen mit der E-Rechnungs-Verordnung. Bundesdienststellen sind alle Ministerien mit ihren nachgeordneten Stellen sowie zum Beispiel Parlament, Präsidentschaftskanzlei und Rechnungshof.

Rechnungsempfänger	Strukturierte E-Rechnung Pflicht?	Was gilt
Bund (Ministerien, nachgeordnete Dienststellen)	Ja, seit 1.1.2014	Papier und PDF per E-Mail werden nicht angenommen
Länder, Städte, Gemeinden	Nein	Viele nehmen E-Rechnungen freiwillig über das E-Rechnungsportal des Bundes an
Unternehmen (B2B)	Nein	Papier oder elektronisch (PDF oder Datei), elektronisch nur mit Zustimmung des Kunden
Privatkunden (B2C)	Nein	Wie B2B

Für die Bundespflicht gibt es keine Betragsgrenze und keine Ausnahme für kleine Unternehmen. Auch als EPU oder Kleinunternehmer brauchst du für eine Bundesrechnung also eine strukturierte E-Rechnung. Ausgenommen sind nur Fälle, in denen sofort bezahlt wird, etwa bar oder mit Karte (laut Leitfaden des E-Rechnungsportals).

Über das E-Rechnungsportal des Bundes erreichst du freiwillig auch die Länder und die Städte Graz, Innsbruck, Linz und Wien sowie Stellen wie ÖBB, ASFINAG, AMS und die Sozialversicherungsträger (laut erechnung.gv.at). Eine Pflicht besteht dort aber nicht.

Kommt eine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen?

Für Geschäfte innerhalb Österreichs gibt es Stand Oktober 2026 keine beschlossene Pflicht. Die Zustimmung des Empfängers nach § 11 Abs. 2 UStG gilt weiter. Die WKO setzt sich dafür ein, dass das für Inlandsgeschäfte so bleibt (laut WKO-Information vom 31.3.2026).

Fix ist dagegen die EU-Reform ViDA („VAT in the Digital Age“, Richtlinie (EU) 2025/516). Die Richtlinie ist seit 14.4.2025 in Kraft und bringt ab 1.7.2030 die verpflichtende strukturierte E-Rechnung mit digitaler Meldung für grenzüberschreitende Geschäfte zwischen Unternehmen in der EU (laut EU-Kommission). Betroffen sind vor allem innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe sowie Leistungen im Reverse-Charge-Verfahren. Für diese Geschäfte zählt ein PDF dann nicht mehr als E-Rechnung.

Was das für dich heißt: Verrechnest du nur im Inland, ändert sich derzeit nichts. Hast du Kunden in anderen EU-Ländern, hast du bis 2030 Zeit, dich vorzubereiten. Grund zur Eile gibt es heute nicht.

Im Alltag ist das PDF heute schon der Normalfall. Das zeigt eine Umfrage von WKO und AUSTRIAPRO vom März 2025: 58,3 % der befragten Unternehmen bevorzugen die PDF-Rechnung, 28,9 % Papier. Elektronische Rechnungen werden zu 80,1 % per E-Mail übermittelt (laut WKO).

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

Format	Was es ist	Für den Bund in Österreich
ebInterface	Österreichischer XML-Standard von AUSTRIAPRO mit Unterstützung der WKO, aktuelle Version 6.1	Ja, 6.1 empfohlen, 6.0/5.0/4.3 werden ebenfalls angenommen
Peppol-UBL (BIS Billing 3.0)	Europäisches Format, das über das Peppol-Netzwerk verschickt wird	Ja
XRechnung	Deutscher Standard für E-Rechnungen	Nicht als Format des Portals genannt, kann für deutsche Kunden eine Rolle spielen
ZUGFeRD	PDF mit eingebetteter XML-Datei, verbreitet in Deutschland	Nicht als Format des Portals genannt

Lädst du beim Bund eine Datei hoch oder schickst du über Peppol, muss sie im Format ebInterface oder Peppol-UBL sein (laut erechnung.gv.at). Verrechnest du an Kunden in Deutschland, kann die XRechnung ein Thema sein. Was dort gilt, steht weiter unten in den Fragen.

Wie schickst du eine E-Rechnung an den Bund?

Das E-Rechnungsportal des Bundes nimmt Rechnungen auf vier Wegen an (laut erechnung.gv.at):

Weg	So funktioniert es	Passt für	USP-Registrierung
1. Online-Formular	Du tippst die Rechnung direkt im Online-Formular (über das USP) ein	Einzelne Rechnungen, kein eigenes XML nötig	Ja
2. Upload	Du lädst eine fertige ebInterface- oder UBL-Datei hoch	Wenn deine Software eine gültige Datei erzeugt	Ja
3. Webservice	Deine Software übermittelt automatisch	Viele Rechnungen an den Bund	Ja
4. Peppol	Versand über einen Peppol-Zugangspunkt	Wenn du schon im Peppol-Netz bist	Nein

Die Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) ist einmalig und kostenlos. Wichtig: Ein PDF per E-Mail an eine Bundesdienststelle gilt nicht als eingebracht. Die Dienststelle darf es nicht annehmen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Artikel Rechnung an den Bund stellen.

Welche Angaben braucht eine E-Rechnung an den Bund?

Zusätzlich zu den üblichen Pflichtangaben nach § 11 UStG verlangt die E-Rechnungs-Verordnung zusätzliche Angaben. Einige davon bekommst du von der bestellenden Stelle:

Angabe	Was dahinter steckt
Auftragsreferenz	Steht in der Bestellung, z. B. eine 10-stellige Bestellnummer oder eine 3-stellige Einkäufergruppe
Lieferantennummer	Vergibt die beauftragende Stelle des Bundes, nicht du selbst
Bankverbindung	IBAN und BIC
Zahlungsbedingungen	Fälligkeit, ggf. Skonto
Positionsnummern	Nur wenn sie in der Bestellung genannt sind
E-Mail-Adresse	Deine E-Mail-Adresse als Vertragspartner

Die bestellende Stelle teilt dir Auftragsreferenz und Lieferantennummer bei der Bestellung mit. Fehlen sie, frag bei der Stelle nach, die dich beauftragt hat. Der Support des Portals kann sie dir nicht geben (laut erechnung.gv.at). Das Liefer- oder Leistungsdatum gehört ohnehin zu den Pflichtangaben nach UStG und wird beim Bund ebenfalls geprüft.

Achtung: Fehlt eine dieser Angaben, etwa die Auftragsreferenz, wird die Rechnung abgelehnt. Ist die Rechnung technisch oder inhaltlich fehlerhaft, gilt sie als nicht eingebracht. Du musst sie dann korrigiert neu schicken.

E-Rechnung mit everbill

Mit everbill verschickst du deine Rechnungen als PDF per E-Mail. In Österreich ist das eine elektronische Rechnung, wenn dein Kunde zustimmt. Zusätzlich kannst du jede Rechnung als ebInterface-Datei (XML) herunterladen.

Für Rechnungen an den Bund nutzt du derzeit das Formular im Unternehmensserviceportal (Weg 1). Dort trägst du Auftragsreferenz und Lieferdatum ein, die der Bund verlangt und die in der everbill-Datei noch fehlen.

Die E-Rechnung an den Bund ist im everbill-Support ein wiederkehrendes Thema. Deshalb sagen wir dir hier offen, wie es heute funktioniert.

Verlangt ein Kunde in Deutschland eine XRechnung, findest du mehr dazu auf unserer Seite zur XRechnung.

Häufige Fragen zur E-Rechnung in Österreich

Ist die E-Rechnung in Österreich Pflicht?

Nur bei Rechnungen an Bundesdienststellen, und das seit 1. Jänner 2014. Zwischen Unternehmen und an Privatkunden gibt es in Österreich keine Pflicht. Dort darfst du Papier oder PDF schicken. Für das PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers.

Gilt eine PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen ja: Nach § 11 Abs. 2 UStG ist sie eine elektronische Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt. An den Bund nein: Dort ist eine strukturierte Datei wie ebInterface oder Peppol-UBL Pflicht. Ein PDF per E-Mail gilt als nicht eingebracht.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, wenn du an den Bund verrechnest. Weder das Gesetz noch die E-Rechnungs-Verordnung kennen eine Betragsgrenze oder eine Ausnahme für kleine Unternehmen. Ausgenommen sind nur Fälle mit sofortiger Zahlung, etwa bar oder mit Karte.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2030?

Die EU-Reform ViDA macht ab 1.7.2030 die strukturierte E-Rechnung für grenzüberschreitende Geschäfte zwischen Unternehmen in der EU verpflichtend. Für reine Inlandsgeschäfte in Österreich ist Stand Oktober 2026 keine Pflicht beschlossen.

Was ist ebInterface?

ebInterface ist der österreichische XML-Standard für E-Rechnungen. Er wird von AUSTRIAPRO mit Unterstützung der WKO herausgegeben. Die aktuelle Version 6.1 empfiehlt das E-Rechnungsportal des Bundes, ältere Versionen ab 4.3 werden noch angenommen.

Muss ich an Kunden in Deutschland eine E-Rechnung schicken?

Laut WKO trifft die deutsche E-Rechnungspflicht nur Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind oder dort eine beteiligte Betriebsstätte haben. Als österreichisches Unternehmen ohne Sitz oder beteiligte Betriebsstätte in Deutschland bist du davon nicht direkt betroffen. Frag im Zweifel bei deinem Kunden nach, welches Format er sich wünscht.

Wo bekomme ich die Auftragsreferenz für eine Rechnung an den Bund?

Die Auftragsreferenz vergibt die bestellende Dienststelle und teilt sie dir bei der Bestellung mit. Steht sie nicht in der Bestellung, frag direkt dort nach. Ohne gültige Auftragsreferenz wird die Rechnung abgelehnt.

Weiterführende Artikel

• Rechnung an den Bund stellen: so geht’s
• Rechnung schreiben: Anleitung für Österreich
• Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro
• Rechnung Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre
• E-Signatur auf PDF-Rechnungen

Stand: Oktober 2026. Quellen: UStG, IKT-Konsolidierungsgesetz, E-Rechnungs-Verordnung, erechnung.gv.at, USP, WKO, EU-Kommission.