Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Rechnung, die in regelmäßigen Abständen für dieselbe Leistung ausgestellt wird — etwa monatlich, quartalsweise oder jährlich. In Österreich betrifft das Abo-Modelle, Mietverträge, Wartungsverträge und laufende Dienstleistungen. Auch wiederkehrende Rechnungen müssen alle Pflichtangaben gemäß § 11 UStG enthalten — inklusive fortlaufender Nummer und korrektem Leistungszeitraum.
Was ist eine wiederkehrende Rechnung?
Wiederkehrende Rechnungen entstehen überall dort, wo eine Leistung regelmäßig erbracht wird und dafür in festen Intervallen abgerechnet wird. Typische Beispiele:
- Miete und Pacht: Monatliche Mietvorschreibungen
- SaaS und Software-Abos: Monatliche oder jährliche Lizenzgebühren
- Wartungsverträge: Quartalsweise IT-Wartung, Gebäudereinigung
- Beratung auf Retainer: Monatliches Stundenpaket
- Telekommunikation: Telefon, Internet, Mobilfunk
Laut WKO setzen über 60 % der österreichischen KMU auf mindestens ein Abo- oder Vertragsmodell mit wiederkehrender Abrechnung (2025).
Wiederkehrende Rechnung vs. Dauerrechnung: Der Unterschied
Die Begriffe werden oft verwechselt — es gibt aber einen wichtigen Unterschied:
| Merkmal | Wiederkehrende Rechnung | Dauerrechnung |
|---|---|---|
| Definition | Neue Rechnung für jede Abrechnungsperiode | Eine Rechnung, die für einen längeren Zeitraum gilt |
| Ausstellungsfrequenz | Jedes Intervall (monatlich, quartalsweise) | Einmalig ausgestellt, gilt fortlaufend |
| Rechnungsnummer | Jede Rechnung hat eine eigene Nummer | Eine Nummer für den gesamten Zeitraum |
| Typischer Einsatz | SaaS-Abos, Beratung, Projektarbeit | Miete, Leasing, Stromlieferung |
| Vorsteuerabzug | Pro Rechnung möglich | Für den gesamten Zeitraum mit einer Rechnung |
| Aufwand | Höher (muss jedes Mal erstellt werden) | Geringer (einmalige Ausstellung) |
| Automatisierung | Ideal für Software-Automatisierung | Weniger Automatisierungsbedarf |
Praxis-Tipp: Dauerrechnungen sind nur zulässig, wenn sich Betrag, Leistungsumfang und USt-Satz nicht ändern. Sobald sich etwas ändert (z. B. Preiserhöhung), muss eine neue Rechnung ausgestellt werden.
Pflichtangaben auf wiederkehrenden Rechnungen in Österreich
Wiederkehrende Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung gemäß § 11 UStG. Besonders wichtig sind:
| Pflichtangabe | Besonderheit bei wiederkehrenden Rechnungen |
|---|---|
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Jede neue Rechnung braucht eine eigene Nummer im Nummernkreis |
| Leistungszeitraum | Muss den konkreten Abrechnungszeitraum angeben (z. B. „01.04.–30.04.2026″) |
| Ausstellungsdatum | Darf nicht in der Zukunft liegen |
| Entgelt und USt-Betrag | Bei Preisänderungen sofort anpassen — alte Beträge führen zu fehlerhafter USt |
| USt-Satz | 20 % Normalsteuersatz, 10 % ermäßigt (Miete Wohnraum), 13 % (bestimmte Dienstleistungen) |
| UID-Nummer | Ab 400 EUR Rechnungsbetrag Pflicht (bei B2B) |
| Kleinunternehmer-Hinweis | Falls Kleinunternehmerregelung: „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“ |
Häufige Fehler bei wiederkehrenden Rechnungen
- Fehlender Leistungszeitraum: Die häufigste Fehlerquelle. Ohne konkreten Zeitraum (z. B. „April 2026″) ist die Rechnung formal fehlerhaft — der Empfänger verliert den Vorsteuerabzug.
- Gleiche Rechnungsnummer: Jede wiederkehrende Rechnung braucht eine eigene fortlaufende Nummer. Kopieren ohne Nummernänderung ist ein Verstoß gegen § 11 UStG.
- Preisänderung nicht übernommen: Bei Vertragsanpassungen (Indexierung, neue Konditionen) muss der neue Betrag sofort auf der nächsten Rechnung erscheinen.
- USt-Satz falsch: Bei gemischten Leistungen (z. B. Miete + Betriebskosten) gelten unterschiedliche USt-Sätze — häufig wird alles mit 20 % abgerechnet.
- Manueller Aufwand: Wer wiederkehrende Rechnungen manuell erstellt, riskiert Tippfehler und vergessene Rechnungen. Automatisierung schafft Abhilfe.
Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Warum Software sinnvoll ist
Der manuelle Aufwand für wiederkehrende Rechnungen summiert sich schnell: Bei 20 Kunden mit monatlicher Abrechnung sind das 240 Rechnungen pro Jahr — jede mit eigener Nummer, korrektem Leistungszeitraum und aktuellem Betrag.
Eine Rechnungssoftware wie everbill automatisiert diesen Prozess:
- Rechnungen werden zum Stichtag automatisch erstellt und versendet
- Fortlaufende Rechnungsnummern werden automatisch vergeben
- Leistungszeitraum wird korrekt eingetragen
- Preisänderungen werden zentral gepflegt und sofort übernommen
- Der Überblick über Einnahmen und Ausgaben bleibt aktuell
- Offene Rechnungen werden im Dashboard angezeigt — inklusive automatischer Mahnungen
Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen
Einmal einrichten, automatisch versenden — mit korrekter Nummer und Leistungszeitraum.
Häufige Fragen zu wiederkehrenden Rechnungen
Was ist der Unterschied zwischen einer wiederkehrenden Rechnung und einer Dauerrechnung?
Eine wiederkehrende Rechnung wird für jede Abrechnungsperiode neu erstellt — mit eigener Rechnungsnummer und aktuellem Leistungszeitraum. Eine Dauerrechnung wird einmalig ausgestellt und gilt für einen längeren Zeitraum (z. B. Mietvertrag). Dauerrechnungen sind nur zulässig, solange sich Betrag und Leistung nicht ändern.
Braucht jede wiederkehrende Rechnung eine eigene Rechnungsnummer?
Ja, zwingend. Gemäß § 11 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen haben, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Eine Rechnungssoftware vergibt diese Nummern automatisch.
Muss der Leistungszeitraum auf der Rechnung stehen?
Ja. Bei wiederkehrenden Rechnungen ist der konkrete Leistungszeitraum (z. B. „01.04.2026 – 30.04.2026″) eine Pflichtangabe. Ohne diese Angabe ist die Rechnung formal fehlerhaft und der Empfänger verliert möglicherweise den Vorsteuerabzug.
Was passiert bei einer Preisänderung während des Abos?
Sobald sich der Preis ändert (z. B. durch Indexierung oder neue Konditionen), muss die nächste Rechnung den neuen Betrag ausweisen. Bei Dauerrechnungen muss eine neue Rechnung ausgestellt werden, die die alte ersetzt. Der Empfänger muss über die Änderung informiert werden.
Wann muss die wiederkehrende Rechnung ausgestellt werden?
Grundsätzlich gilt: Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung ausgestellt werden (§ 11 Abs. 1 UStG). In der Praxis wird sie zum Beginn oder Ende der Abrechnungsperiode erstellt — idealerweise automatisiert zum Stichtag.
Kann ich als Kleinunternehmer wiederkehrende Rechnungen ausstellen?
Ja, auch Kleinunternehmer (Umsatz unter 55.000 EUR brutto/Jahr, Stand 2026) können wiederkehrende Rechnungen erstellen. Du musst den Hinweis „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“ auf jeder Rechnung angeben und darfst keine USt ausweisen.
Wie lange muss ich wiederkehrende Rechnungen aufbewahren?
In Österreich gilt die Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren gemäß BAO § 132. Das gilt für jede einzelne wiederkehrende Rechnung — auch wenn der Inhalt bis auf Nummer und Datum identisch ist. Digitale Archivierung ist zulässig, solange die Lesbarkeit gewährleistet ist.
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