Wer privat Waren verkauft oder eine „freundschaftliche“ Dienstleistung erbringt, kann (muss aber nicht) privat Rechnungen schreiben. Denn gerade bei höheren Beträgen wird häufig nach einer solchen verlangt. Doch worauf musst du achten, wenn du privat Rechnungen ausstellst? Und was muss oben stehen? Wir sagen es dir!
Für deine privaten Rechnungen hast du hier die Möglichkeit, dir eine kostenlose, gesetzeskonforme Musterrechnung downzuloaden:
Deine Rechnungsvorlage — passend zu deiner Situation
Privatrechnung – was ist das und wann ist sie Pflicht?
Wenn eine natürliche Person (Privatperson) eine Rechnung stellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Als Privatperson ist es nicht deine Pflicht, eine Rechnung auszustellen, oftmals wird allerdings eine vom Geschäftspartner verlangt.
Dabei musst du, solange du den Veranlagungsfreibetrag von 730€/Jahr nicht überschreitest, keine Steuern abführen. In diesem Fall kannst du freiwillig eine Arbeitnehmerveranlagung durchführen, es handelt sich allerdings um kein Muss. Falls du als Steuerpflichtiger mit lohnsteuerpflichtigen Einkünften den Freibetrag von 730€ überschreitest und dein gesamtes Einkommen mehr als 12.000€ im Jahr beträgt, ist eine Einkommenssteuererklärung Pflicht. Gib dabei dein gesamtes Einkommen aus Nebenverdiensten an, ohne den Freibetrag von 730€ abzuziehen, da dieser automatisch berücksichtigt wird.
Unser Tipp: Behalte die Höhe deiner Privatrechnungen stets im Auge.
Privat Rechnung schreiben – Was muss die Rechnung enthalten?
Für alle, die das Thema ‚Privat Rechnungen schreiben‘ mit einem Augenzwinkern angehen möchten, haben wir etwas Besonderes vorbereitet: Ein unterhaltsames Video, das euch die wichtigsten Aspekte auf humorvolle Weise näherbringt.
Folgende Punkte sind Pflichtangaben auf deiner privaten Rechnung:
- Dein Name und deine Anschrift als Dienstleister oder Verkäufer
- Name und Anschrift des Kunden bzw. der Firma des Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Leistungszeitraum bzw. Zeitraum des Verkaufs
- Leistungsumfang bzw. Menge und Beschreibung der Ware
- Wichtig: Hinweis auf Privatverkauf/Privatdienstleistung
Welche Zahlungsmethoden und -bedingungen solltest du auf einer Rechnung angeben?
Wenn du eine Rechnung erstellst, ist es super wichtig, dass du klar kommunizierst, welche Zahlungsmethoden du akzeptierst und welche Zahlungsbedingungen gelten. Das ist zwar nicht Pflicht, aber so kommst du schneller zu deinem Geld. Vergewissere dich, dass deine Rechnung deine Bankverbindung oder andere bevorzugte Zahlungswege enthält. Außerdem musst du unbedingt deutlich machen, bis wann die Zahlung fällig ist. Das verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass derjenige, der zahlt, genau weiß, wie und wann er die Rechnung begleichen soll.
Welche Details solltest du bei der Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen auf der Rechnung angeben?
Wenn du Waren oder Dienstleistungen auf einer Rechnung beschreibst, ist es wichtig, dass du jeden berechneten Artikel genau erklärst. Deine Beschreibung sollte kurz und knackig sein, aber auch so detailliert, dass deine Kunden genau verstehen, wofür sie zahlen. Es ist entscheidend, dass diese Beschreibung genug Kontext bietet, um Missverständnisse oder Unklarheiten über die berechneten Posten zu vermeiden. So weiß jeder genau, was Sache ist!
Was sind die Überlegungen beim Verfassen einer Rechnung, wenn man kein Unternehmen hat?
Beim Ausstellen von Rechnungen ohne ein registriertes Unternehmen gibt es einige wichtige Überlegungen, insbesondere im Hinblick auf die steuerlichen Regelungen. Hier ein paar Punkte, die du beachten solltest:
- Einkommensgrenze: In vielen Ländern gibt es eine Obergrenze für das Einkommen, das du erzielen darfst, bevor du dieses offiziell versteuern musst.
- Buchführung: Es ist essentiell, dein Einkommen aus diesen privaten Rechnungen akribisch zu verfolgen. Eine gute Buchführung hilft dir nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern auch sicherzustellen, dass du alle steuerlichen Pflichten erfüllst.
- Steuerberatung: Da die steuerlichen Regelungen oft komplex sind und sich ändern können, ist es ratsam, sich fachkundig beraten zu lassen. Ein Steuerberater kann dir helfen, deine steuerlichen Pflichten richtig zu verstehen und einzuhalten.
- Rechnungsgestaltung: Auch ohne ein Unternehmen solltest du darauf achten, dass deine Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten, wie deine Kontaktdaten, eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Produkte, das Ausstellungs- und Zahlungsfälligkeitsdatum sowie den zu zahlenden Gesamtbetrag.
Keine Umsatzsteuer bei Privatrechnungen
Wichtig: Wenn du privat Rechnungen schreibst, darfst du KEINE Umsatzsteuer, auch bekannt als Mehrwertsteuer, ausweisen.
Egal, ob die Firma deines Kunden ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist – du Privatleister bist es nicht! Wenn du als Privatperson eine Rechnung schreibst, welche Umsatzsteuer enthält, schuldest du diese anschließend dem Finanzamt.
Tipp: Ergänze deine Rechnung mit einem kurzen Text mit Hinweis auf einen Privatverkauf und der Befreiung von der Umsatzsteuer (Ust.).
„Bei den oben angeführten Leistungen handelt es sich um privat durchgeführte Arbeiten. Unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) erfolgt die Verrechnung somit umsatzsteuerbefreit.„
Andere mögliche Formulierungen auf Basis der Kleinunternehmerregelung sind.
- „Der Rechnungsbetrag enthält gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 keine Umsatzsteuer.”
- „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“
- „Aus Gründen der Kleinunternehmerregelung erfolgt die Verrechnung der o.a. Leistung umsatzsteuerfrei.“
Du rechnest regelmäßig privat ab? Dann könnte Selbständigkeit der nächste Schritt sein.
Viele unserer Nutzer haben genauso angefangen: Mit einer einzelnen Privatrechnung für eine Dienstleistung unter Freunden. Doch wenn du merkst, dass du regelmäßig Rechnungen schreibst, wiederkehrende Auftraggeber hast oder deine Einnahmen den Freibetrag von 730 Euro übersteigen, stehst du möglicherweise am Anfang einer Selbständigkeit.
Typische Anzeichen, dass du über eine Gewerbeanmeldung nachdenken solltest:
- Du schreibst mehr als 3–4 Privatrechnungen pro Jahr
- Deine Einnahmen übersteigen regelmäßig 730 Euro
- Auftraggeber fragen nach einer „richtigen“ Rechnung mit UID-Nummer
- Du überlegst, deine Dienstleistung aktiv zu bewerben
Der Schritt vom Privatverkäufer zum Einzelunternehmer ist in Österreich unkompliziert und kostet wenig. Und mit der richtigen Buchhaltungssoftware hast du deine Rechnungen, Angebote und Steuern vom ersten Tag an im Griff.
In unserem Gründer-Guide erfährst du Schritt für Schritt, wie du dein Gewerbe in Österreich anmeldest.
Ab wann bin ich keine Privatperson mehr?
Wann bist du keine Privatperson mehr sondern bereits (nebenberuflich) selbständig? Hier können keine allgemeinen Aussagen getroffen werden, da es von deiner Branche abhängt, ab wann du als selbständig zu bezeichnen bist. Für viele Berufe ist allerdings die österreichische Gewerbeordnung anzuwenden. Diese bestimmt, dass du ein Gewerbe anmelden musst, sobald du die Tätigkeit selbständig, regelmäßig und in Ertragserzielungsabsicht ausübst.
Selbständig bedeutet dabei, dass du der Tätigkeit auf eigene Gefahr und Rechnung nachgehst und somit das Unternehmerrisiko selbst trägst. Regelmäßig führst du die Tätigkeit aus, wenn du sie in bestimmten Zeitabständen wiederholst. Ertragserzielungsabsicht wird gleich gesetzt mit der Absicht, einen Ertrag zu erzielen, der die mit der Tätigkeit verbundenen Kosten übersteigt. Eine genauere Definition der Bestimmungen findest du auf der Seite der WKO.
Viele Berufen bilden Ausnahmen von der Gewerbeordnung, wie z. B. die freien Berufe (Arzt, Rechtsanwälte, Notare, etc.). Für diese gelten andere Gesetze. Für manche Tätigkeiten gibt es allerdings auch gar keine Regelungen (z. B. Künstler, Journalisten, Schriftsteller).
Wenn du (nebenberuflich) selbständig bist, ändern sich natürlich die Angaben auf deinen Rechnungen.
Privatrechnung bei Willhaben-, Vinted- und Kleinanzeigen-Verkäufen
Du verkaufst gelegentlich Dinge über Willhaben oder andere Plattformen? Grundsätzlich brauchst du für Privatverkäufe keine Rechnung — ein einfacher Kaufbeleg reicht. Trotzdem kann eine Privatrechnung in folgenden Fällen sinnvoll sein:
- Höhere Beträge (z.B. Elektronik, Möbel): Beide Seiten haben einen Beleg
- Gebrauchte Geschäftsausstattung: Der Käufer kann den Beleg u.U. steuerlich geltend machen
- Gewährleistung: Eine Rechnung dokumentiert das Kaufdatum und den Zustand
Wichtig: Auch bei Online-Verkäufen gilt der Freibetrag von 730 Euro pro Jahr. Verkaufst du regelmäßig und erzielst Gewinne, könnte das Finanzamt dich als gewerblichen Händler einstufen — unabhängig davon, ob du ein Gewerbe angemeldet hast.
Häufige Fragen zu Privatrechnungen in Österreich
Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Ja, in Österreich darf jede Privatperson eine Rechnung ausstellen — auch ohne Gewerbe oder Gewerbeschein. Solange du den jährlichen Veranlagungsfreibetrag von 730 Euro nicht überschreitest, bleiben deine Einnahmen steuerfrei. Du brauchst weder eine UID-Nummer noch eine Gewerbeanmeldung. Wichtig ist nur, dass du auf der Rechnung deutlich kennzeichnest, dass es sich um eine Privatrechnung handelt, und keine Umsatzsteuer ausweist.
Muss ich auf Privatrechnungen in Österreich Steuern zahlen?
Nein, solange dein jährliches Einkommen aus privaten Rechnungen unter dem Veranlagungsfreibetrag von 730 Euro liegt. Überschreitest du diesen Betrag und verdienst insgesamt mehr als 12.000 Euro im Jahr (inkl. deines Gehalts), bist du verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Den Freibetrag musst du dabei nicht selbst abziehen — das Finanzamt berücksichtigt ihn automatisch. Umsatzsteuer darfst du als Privatperson NIE auf deiner Rechnung ausweisen.
Brauche ich eine Rechnungsnummer als Privatperson?
Nein, als Privatperson bist du nicht verpflichtet, eine fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben. Es ist aber empfehlenswert, deine Rechnungen trotzdem zu nummerieren (z.B. ‚PR-2026-001'), damit du den Überblick behältst. Eine Pflicht zur fortlaufenden Nummerierung besteht nur für Unternehmen.
Wie hoch ist der Freibetrag für Privatrechnungen in Österreich 2026?
Der Veranlagungsfreibetrag in Österreich beträgt 730 Euro pro Kalenderjahr. Das bedeutet: Einkünfte aus privaten Rechnungen, die insgesamt unter 730 Euro im Jahr bleiben, sind steuerfrei. Dieser Freibetrag gilt für alle Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte zusammengerechnet — nicht pro Rechnung. Überschreitest du den Betrag, wird das gesamte Einkommen (ab dem ersten Euro) steuerpflichtig.
Ab wann muss ich in Österreich ein Gewerbe anmelden?
Sobald du eine Tätigkeit selbständig, regelmäßig und mit der Absicht einen Ertrag zu erzielen ausübst, brauchst du nach der österreichischen Gewerbeordnung einen Gewerbeschein. Einmalige oder gelegentliche Privatverkäufe (z.B. über Willhaben) fallen nicht darunter. Typische Anzeichen, dass du ein Gewerbe brauchst: Du rechnest regelmäßig ab, du hast wiederkehrende Auftraggeber, oder du bewirbst deine Dienstleistung aktiv. Im Zweifel hilft eine kostenlose Erstberatung bei der WKO.
Tipp: Für geschäftliche Rechnungen mit USt-Ausweis haben wir ein eigenes Rechnungsvorlagen-Paket für Österreich 2026 zusammengestellt — kostenlos als Word, Excel und PDF.
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