Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Software 2026: Vergleich

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) ist die Standard-Gewinnermittlung für Selbständige und Kleinunternehmer in Österreich. Wenn dein Jahresumsatz unter 700.000 EUR liegt, darfst du diese vereinfachte Buchführung nach § 4 Abs. 3 EStG verwenden — und mit der richtigen E/A-Rechnung Software erledigst du das in Minuten statt Stunden.

Laut WKO nutzen über 300.000 Einzelunternehmer in Österreich die E/A-Rechnung. Trotzdem arbeiten viele noch mit Excel oder Papier — dabei spart eine spezialisierte Software bis zu 60 % der Buchhaltungszeit.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die E/A-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Du erfasst Einnahmen, wenn das Geld auf deinem Konto eingeht, und Ausgaben, wenn du zahlst. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung brauchst du keine Bilanz, keine Inventur und keine Periodenabgrenzung.

Kriterium	E/A-Rechnung	Doppelte Buchführung
Prinzip	Zufluss-Abfluss	Periodenabgrenzung
Bilanz nötig	Nein	Ja
Inventur nötig	Nein	Ja
Komplexität	Gering — auch ohne Steuerberater machbar	Hoch — Steuerberater empfohlen
Anlageverzeichnis	Ja (für AfA)	Ja
Wareneingangsbuch	Ja (bei Gewerbetreibenden)	Ja
Umsatzgrenze	Bis 700.000 EUR/Jahr	Darüber bzw. Pflicht ab 1 Mio.

Wer darf die E/A-Rechnung verwenden?

Grundregel: Alle Unternehmer mit einem Jahresumsatz bis 700.000 EUR (§ 125 BAO). Überschreitest du diese Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, fordert das Finanzamt dich zur doppelten Buchführung auf. In der Praxis fordert das Finanzamt bei deutlicher Überschreitung (z. B. über 1 Mio. EUR) rascher zur Buchführung auf.

Sonderregel für Freiberufler: Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten und andere freie Berufe dürfen die E/A-Rechnung unabhängig vom Umsatz verwenden — auch über 700.000 EUR. Das ist ein großer Vorteil, den viele nicht kennen.

Kleinunternehmer (Umsatz bis 55.000 EUR brutto, § 6 Abs. 1 Z 27 UStG) verwenden ebenfalls die E/A-Rechnung, sind aber zusätzlich von der Umsatzsteuer befreit.

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Was muss eine E/A-Rechnung Software können?

Nicht jede Buchhaltungssoftware ist für die österreichische E/A-Rechnung geeignet. Achte auf diese Funktionen:

Pflicht-Features (gesetzlich):

Einnahmen und Ausgaben erfassen — nach Zufluss-Abfluss-Prinzip, mit Datum und Beleg
Anlageverzeichnis — für die Berechnung der Absetzung für Abnutzung (AfA)
Wareneingangsbuch — Pflicht für Gewerbetreibende (§ 128 BAO)
USt-Berechnung — Brutto/Netto-Methode, korrekte Steuersätze (20 %, 10 %, 13 %)
BAO-konforme Archivierung — 7 Jahre, digital erlaubt (§ 132 BAO)

Sollte eine gute Software zusätzlich können:

UVA automatisch erstellen — Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus den Buchungen
Bankimport — automatischer Abgleich mit deinem Geschäftskonto
Belegerfassung per App — Foto vom Beleg → automatische Datenübernahme (OCR)
Steuerberater-Export — BMD, RZL oder DATEV-Format für die Übergabe
Rechnungen erstellen — direkt aus der Software, mit allen Pflichtangaben
E1a-Formular vorbereiten — Jahresabschluss für die Steuererklärung

E/A-Rechnung Software im Vergleich: Österreich 2026

Software	Fokus	E/A-Rechnung	Preis ab	Besonderheit
everbill	Österreich	Erfassung + Kategorisierung	14 Tage gratis	Rechnungen + Belege + Einnahmen/Ausgaben
ProSaldo	Österreich	Ja	~19 EUR/Mo	Bankimport, StB-Export
FreeFinance	Österreich	Ja	~15 EUR/Mo	RKSV-Kasse integriert
sevdesk	Deutschland (AT-Anpassung)	Teilweise	~9 EUR/Mo	Starke OCR-Belegerfassung
kalkül	Österreich	Ja	0 EUR	Einfach, gratis, wenig Features

Worauf du achten solltest: Viele Software-Anbieter kommen aus Deutschland und verwenden die „EÜR“ (Einnahmenüberschussrechnung) — das ist das deutsche Äquivalent, aber nicht identisch mit der österreichischen E/A-Rechnung. Achte darauf, dass die Software österreichische Steuersätze, das UStG 1994 und die BAO kennt.

E/A-Rechnung: Schritt für Schritt

Einnahmen erfassen: Jede Zahlung die auf deinem Konto eingeht — Rechnungen, Bareinnahmen, sonstige Erlöse. Entscheidend ist das Zahlungsdatum, nicht das Rechnungsdatum.
Ausgaben erfassen: Jede Zahlung die du leistest — Miete, Material, Versicherung, Software-Abos. Auch hier zählt das Zahlungsdatum.
Belege zuordnen: Zu jeder Buchung gehört ein Beleg (Rechnung, Quittung, Kontoauszug). Digital archivieren reicht — Papier kannst du vernichten.
USt berechnen: Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist: Vorsteuer (Einkäufe) von USt (Verkäufe) abziehen. Die Differenz geht ans Finanzamt.
UVA einreichen: Quartalsweise oder monatlich (bei Umsatz über 100.000 EUR) die Umsatzsteuervoranmeldung an FinanzOnline übermitteln.
Jahresabschluss: Am Jahresende: E/A-Rechnung abschließen, Gewinn ermitteln, Formular E1a für die Einkommensteuererklärung ausfüllen.

Häufige Fehler bei der E/A-Rechnung

Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum: Bei der E/A-Rechnung zählt der tatsächliche Geldfluss, nicht wann die Rechnung ausgestellt wurde
Privatausgaben gemischt: Privat- und Geschäftskonto trennen — sonst Probleme bei der Betriebsprüfung
AfA vergessen: Investitionen über 1.000 EUR (GWG-Grenze 2026) müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden
Keine Belege: Ohne Beleg kein Betriebsausgaben-Abzug. Digital archivieren reicht, aber der Beleg muss existieren
UVA zu spät: Frist ist der 15. des zweitfolgenden Monats. Verspätung = Säumniszuschlag
Deutsche Software verwenden: EÜR ≠ E/A-Rechnung. Deutsche Software kennt österreichische Formulare (E1a) und Steuersätze oft nicht

Häufige Fragen zur E/A-Rechnung Software

Was ist der Unterschied zwischen E/A-Rechnung und EÜR?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) ist die österreichische Variante, die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) die deutsche. Beide basieren auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip, unterscheiden sich aber in Steuersätzen, Formularen (E1a vs. Anlage EÜR), Umsatzgrenzen und gesetzlichen Grundlagen. Verwende für Österreich immer Software, die das österreichische UStG und die BAO kennt.

Bis zu welchem Umsatz darf ich die E/A-Rechnung machen?

Bis 700.000 EUR Jahresumsatz (§ 125 BAO). Überschreitest du diese Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, wirst du zur doppelten Buchführung aufgefordert. Ausnahme: Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Steuerberater etc.) dürfen die E/A-Rechnung unabhängig vom Umsatz verwenden.

Kann ich die E/A-Rechnung mit Excel machen?

Grundsätzlich ja — es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine spezielle Software zu verwenden. Excel hat aber Nachteile: keine automatische USt-Berechnung, kein Bankimport, kein Steuerberater-Export, fehleranfällig. Ab mehr als 20-30 Buchungen pro Monat lohnt sich eine E/A-Software definitiv.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine E/A-Software?

Auch als Kleinunternehmer (Umsatz bis 55.000 EUR brutto) musst du deine Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen — das Finanzamt kann bei einer Prüfung Belege und Aufstellungen verlangen. Eine Software macht das einfacher, ist aber nicht Pflicht. Ab dem Zeitpunkt, wo du die Kleinunternehmergrenze überschreitest, brauchst du UVA und Vorsteuerabzug — dann ist Software fast unverzichtbar.

Was kostet eine E/A-Rechnung Software?

Von kostenlos (everbill Basisversion, kalkül) bis ca. 20-30 EUR/Monat (ProSaldo, FreeFinance). Die meisten Anbieter haben ein Freemium-Modell: Grundfunktionen gratis, erweiterte Features (Bankimport, OCR, Steuerberater-Export) kostenpflichtig.

Kann mein Steuerberater auf die Software zugreifen?

Die meisten E/A-Programme bieten einen Steuerberater-Export in den gängigen Formaten (BMD, RZL, DATEV). Manche bieten auch einen direkten Steuerberater-Zugang, sodass dein StB in Echtzeit auf deine Buchungen zugreifen kann.

Was ist der Investitionsfreibetrag und wie erfasse ich ihn?

Der Investitionsfreibetrag (IFB) beträgt 2026 bis zu 20 % der Anschaffungskosten (bei ökologischen Investitionen bis 22 %, befristet bis Ende 2026). Er wird im Anlageverzeichnis erfasst und mindert den Gewinn. Eine gute E/A-Software berechnet den IFB automatisch bei der AfA-Verwaltung.

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