Datenerfassungsprotokoll – was, wer, wie, wo, wann?

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Alle Registrierkassen müssen in Österreich über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) verfügen. Was das für Sie bedeutet, lesen Sie hier.

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) einer Registrierkasse

Lesen Sie hier:

  • Allgemeine Informationen zur Registrierkassenpflicht
  • Wichtige Änderungen ab 1. April 2017
  • Was ein Datenerfassungsprotokoll ist
  • Die häufigsten Fragen zum DEP

Allgemeines zur Registrierkassenpflicht

Die Registrierkassenpflicht versteht die Verpflichtung, alle Bareinnahmen, sofern der Jahresumsatz mindestens 15.000 Euro beträgt und davon mindestens 7.500 Euro Barumsatz sind, mit einer elektronischen Registrierkasse einzeln zu erfassen. Eine Registrierkasse dient als elektronisches, manipulationssicheres Aufzeichnungssystem zur Losungsermittlung bzw. Dokumentation einzelner Bareinnahmen. Auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter müssen seit Anfang 2016 eine Kassenfunktionen aufweisen.

Weitere wichtige Informationen zur Registrierkassenpflicht 2017 für Gastronomen, Einzelhändler, Fitnesstrainer & Physiotherapeuten und Sportvereine lesen Sie hier.

Ab 1. April gilt die Registrierkassen-Sicherheitsverordnung

Wenn Sie Ihre Registrierkasse bereits in Betrieb genommen haben oder diese bald in Betrieb nehmen werden, müssen Sie diese bei Finanz Online anmelden. Mit Stichtag 1.4.2017 müssen ALLE Registrierkassen eine ordnungsgemäß eingerichtete Sicherheitseinrichtung vorweisen.

Diese setzt sich zusammen aus:

  1. einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit
  2. sowie einem Signatur- und Siegelzertifikat

Beide Elemente müssen mit der Registrierkasse verbunden sein.

Das Datenerfassungsprotokoll / Kassenjournal

Mit der Registrierkassen-Sicherheitsverordnung geht auch die Verpflichtung zum Datenerfassungsprotokoll einher. Jede in Österreich gemeldete Registrierkasse hat über ein Datenerfassungsprotokoll – ein sogenanntes Kassenjournal – zu verfügen. Dieses Protokoll muss auf einen externen Datenträger exportierbar sein.

Gibt es gesonderte Regelungen für eine geteilte Registrierkasse?

Wenn eine gemeinsame Registrierkasse für mehrere Betriebe verwenden, so müssen Sie müssen die Bareinnahmen jedes Betriebes in einem gemeinsamen Datenerfassungsprotokoll als solche gekennzeichnet und erkennbar sein (z. B. durch einen individuellen Nummernkreis für jeden Betrieb). Nur so können Sie die für die Ausfertigung der Abgabenerklärungen erforderlichen Daten eindeutig nachvollziehbar aufbereiten. Eine eigene Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit für jeden Betrieb muss allerdings nicht vorhanden sein.

Müssen Trainingsbuchungen im DEP erfasst werden?

Ja. Auch Trainings- und Stornobuchungen sind gemäß § 7 Abs. 2 RKSV im Signaturjournal zu erfassen.

Wann müssen Bareinnahmen erfasst werden? Sind Verzögerungen erlaubt?

Wörtlich heißt es in einer Meldung des BMF: „Die Erfassung der Bareinnahmen im DEP hat zeitnah ohne signifikante Verzögerungen zu erfolgen (technische Verzögerungen wegen Pufferung oder Caching sind möglich). Die Erfassung im DEP muss vor der Erfassung eines weiteren Geschäftsvorfalles abgeschlossen sein. Dies ist insbesondere für die Verkettung der Barumsätze im Sinne § 4 Abs. 1 RKSV erforderlich, bei der Teile des Signaturwertes des jeweilig vorhergehenden Barumsatzes des DEP in die Signatur des nunmehr zu signierenden Barumsatzes einbezogen wird.“

Mehr dazu hier.

Wie können Sie die Sicherung des DEP gewährleisten?

Das Datenerfassungsprotokoll Ihrer Registrierkasse ist komplett (verlustfrei) vierteljährlich auf einem elektronischen, externen Medium unveränderbar zu sichern. Beispielweise dienen Ihnen hierzu schreibgeschützte (abgeschlossene) externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server. Wichtig ist, dass Ihre Daten vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die Unveränderlichkeit des Inhaltes der Daten ist darüber hinaus durch die Signatur bzw. das Siegel und vor allem durch die signierten Monatsbelege gegeben. Alle Sicherungen müssen Sie gemäß § 132 Bundesabgabenordnung (BAO) aufzubewahren. Sollten Sie die Daten des DEP zur zusätzlichen Sicherung verschlüsselt haben, müssen Sie die Daten inhaltsgetreu wiederherstellen können.

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Michael Kunz
Michael ist Co-Founder und CEO von everbill. Als Gründer und Geschäftsführer hat er über die Jahre viel Erfahrung gesammelt. Expertise, die er im everbill Magazin weitergibt, um Ihnen den Business-Alltag zu erleichtern.

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