Digitale Belegerfassung spart dir als Unternehmer in Österreich nicht nur Papierberge, sondern erfüllt gleichzeitig die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren (§ 132 BAO). Der Workflow: Beleg fotografieren oder hochladen → zuordnen → digital archivieren. everbill bietet genau das: Belege hochladen, einer Einnahme oder Ausgabe zuordnen und revisionssicher speichern.
Autor: everbill Redaktion | Zuletzt aktualisiert: April 2026
Warum digitale Belegerfassung in Österreich Pflicht wird
Noch ist die digitale Belegerfassung in Österreich nicht gesetzlich vorgeschrieben — Papierbelege sind weiterhin gültig. Aber die Praxis zeigt: Wer Belege digital erfasst, arbeitet schneller, macht weniger Fehler und hat bei einer Prüfung durch das Finanzamt alles griffbereit.
Die gesetzlichen Grundlagen, die du kennen musst:
- Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO): Alle Geschäftsbelege — Rechnungen, Kassazettel, Bankbelege, Verträge — müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Buchung erfolgt ist.
- Digitale Aufbewahrung ist zulässig: Laut BAO dürfen Belege digital aufbewahrt werden, wenn sie inhaltsgleich und vollständig wiedergegeben werden können. Ein gut organisiertes digitales Archiv erfüllt das.
- Belegnummerierung: Jeder Beleg braucht eine eindeutige Zuordnung zu einer Geschäftsbewegung. Lose Zettel in einem Schuhkarton reichen dem Finanzamt nicht.
So funktioniert digitale Belegerfassung
Der typische Workflow für Selbstständige und kleine Unternehmen:
- Beleg erfassen: Foto mit dem Handy machen oder PDF hochladen (Rechnung vom Lieferanten, Tankquittung, Bewirtungsbeleg)
- Zuordnen: Beleg einer Einnahme, Ausgabe oder Kategorie zuweisen (z.B. Büromaterial, Reisekosten, Bewirtung)
- Archivieren: Beleg wird digital gespeichert — durchsuchbar, sortiert, jederzeit abrufbar
- Steuerberater-Übergabe: Alle Belege gesammelt per Export an den Steuerberater schicken — kein Sortieren, kein Scannen am Jahresende
Belege hochladen und zuordnen — fertig
everbill macht Belegerfassung einfach: Hochladen, zuordnen, archivieren. Alle Belege an einem Ort — bereit für den Steuerberater.
everbill Belegerfassung: Was du bekommst
everbill bietet eine unkomplizierte Belegerfassung als Teil der Rechnungssoftware:
- Beleg-Upload: PDF, JPG oder PNG — direkt vom Computer oder Handy hochladen
- Zuordnung: Beleg einer Eingangsrechnung, Ausgabe oder Kategorie zuweisen
- Digitales Archiv: Alle Belege zentral gespeichert — durchsuchbar und jederzeit abrufbar
- Steuerberater-Export: Per BMD/RZL-Schnittstelle gehen alle zugeordneten Belege und Buchungen an den Steuerberater
Was everbill nicht bietet: Automatische OCR-Texterkennung (also kein „Foto machen und die Software erkennt Betrag, Datum und Lieferant automatisch“). Die Zuordnung machst du manuell — was bei den meisten Selbstständigen mit überschaubarer Belegmenge völlig ausreicht.
Vergleich: Belegerfassungs-Apps in Österreich
| Kriterium | everbill | lexoffice | sevDesk |
|---|---|---|---|
| Beleg-Upload | Ja (PDF, JPG, PNG) | Ja | Ja |
| Automatische OCR | Nein | Ja | Ja (sehr gut) |
| Manuelle Zuordnung | Ja | Ja | Ja |
| BMD/RZL-Export | Ja | Nein (DATEV) | Nein (DATEV) |
| Rechnungen erstellen | Ja | Ja | Ja |
| RKSV-Registrierkasse | Ja (integriert) | Nein | Via Obono |
| AT-Fokus | Ja (Wien) | Nein (DE) | Nein (DE) |
| Preis ab | EUR 15/Monat | EUR 7,90/Monat | EUR 9,90/Monat |
Preise: Stand April 2026. Aktuelle Preise direkt beim jeweiligen Anbieter prüfen.
Fazit: Wenn du automatische OCR-Erkennung brauchst (z.B. bei hohem Belegvolumen), sind sevDesk oder lexoffice stärker. Wenn dir ein AT-spezifischer Steuerberater-Export (BMD/RZL) wichtiger ist als OCR, ist everbill die bessere Wahl — vor allem wenn du die Belegerfassung als Teil deiner Rechnungssoftware willst, nicht als separates Tool.
Belegerfassung + Rechnungen in einer Oberfläche
Kein separates Beleg-Tool nötig. everbill vereint Rechnungserstellung, Belegerfassung und Steuerberater-Export in einem Dashboard.
Häufige Fragen zur Belegerfassung in Österreich
Wie lange muss ich Belege in Österreich aufbewahren?
7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Buchung erfolgt ist (§ 132 BAO). Bei Grundstücken beträgt die Frist sogar 22 Jahre. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Belege vollständig und inhaltsgleich wiedergegeben werden können.
Reicht ein Foto vom Beleg als Nachweis?
Grundsätzlich ja — solange das Foto lesbar ist und alle relevanten Informationen enthält (Betrag, Datum, Aussteller, Leistungsbeschreibung). Wichtig: Das Original solltest du aufbewahren, bis du sicher bist, dass dein digitales Archiv den Anforderungen entspricht. In der Praxis akzeptieren die meisten Finanzämter gut organisierte digitale Belege.
Brauche ich eine separate Belegerfassungs-App?
Nicht unbedingt. Wenn du bereits eine Rechnungssoftware wie everbill nutzt, ist die Belegerfassung integriert — Belege hochladen, zuordnen, fertig. Separate Apps wie GetMyInvoices machen Sinn, wenn du sehr viele Belege aus verschiedenen Quellen (E-Mail, Portale, Papier) automatisch sammeln willst.
Kann everbill Belege automatisch per OCR erkennen?
Nein. everbill bietet Beleg-Upload und manuelle Zuordnung, aber keine automatische Texterkennung (OCR). Für die meisten Selbstständigen mit überschaubarer Belegmenge reicht das. Wenn du hohe Belegmengen hast und automatische Erkennung brauchst, sind sevDesk oder lexoffice in diesem Punkt stärker.
Was passiert bei einer Finanzamt-Prüfung ohne digitale Belege?
Fehlende Belege können zu Schätzungen durch das Finanzamt führen — und die fallen selten zugunsten des Unternehmers aus. Eine saubere digitale Belegarchivierung mit klarer Zuordnung zu Geschäftsvorfällen ist der beste Schutz bei einer Betriebsprüfung.
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Angaben ohne Gewähr. Rechtliche Informationen ersetzen keine Beratung durch einen Steuerberater. Stand: April 2026.
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