Rechnung verloren? So forderst du eine Kopie an (Österreich 2026)

Wenn du eine Rechnung verloren hast oder sie nie erhalten hast, kannst du jederzeit eine Kopie anfordern. Nach § 132 BAO sind Rechnungsaussteller verpflichtet, Rechnungen 7 Jahre aufzubewahren — sie haben also fast immer noch eine Kopie und sollten dir diese auf Anfrage geben.

Wie fordere ich eine Rechnung nachträglich an?

Schreibe den Aussteller schriftlich an (E-Mail reicht) und nenne Kaufdatum, Betrag und Leistung/Artikel zur eindeutigen Zuordnung. Verweise auf § 11 Abs. 2 UStG — der Aussteller ist zur nachträglichen Ausstellung verpflichtet. Antwortet er nicht innerhalb von 1-2 Wochen, fordere schriftlich erneut an und setze eine Frist.

Hast du das Recht auf eine Rechnungskopie?

Ja — eindeutig. Rechnungsaussteller müssen Rechnungen nach § 132 BAO 7 Jahre aufbewahren — du kannst sie also jederzeit um eine Kopie bitten. Das gilt für:

• Verloren gegangene Papierrechnungen und E-Mails
• Rechnungen, die nie zugestellt wurden
• Rechnungen nach einem Datenverlust (EDV-Ausfall, Festplattencrash)
• Rechnungen aus bereits abgeschlossenen Geschäftsbeziehungen

Laut § 132 BAO sind alle Rechnungen 7 Jahre aufzubewahren — der Aussteller hat also fast immer noch eine Kopie in seinem System.

Wie kannst du eine Rechnung nachträglich anfordern?

Am schnellsten geht es per E-Mail mit diesen Angaben: Leistungsdatum, Betrag und kurze Beschreibung der Leistung. So findet der Aussteller die Rechnung sofort.

Mustertext: Rechnungskopie anfordern

Tipp: Nenn so viele Eckdaten wie möglich (Rechnungsnummer, Auftragsdatum, bezahlter Betrag). Je mehr Informationen du hast, desto schneller bekommst du die Kopie.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

In Österreich gelten klare gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Stand 2026):

Art der Unterlage	Aufbewahrungspflicht	Rechtsgrundlage
Geschäftsrechnungen allgemein	7 Jahre	§ 132 BAO
Rechnungen mit Grundstücks-/Gebäudebezug	22 Jahre	§ 132 Abs. 1 Z 2 BAO
Lohnunterlagen und Personalakten	7 Jahre	§ 132 BAO
Privatpersonen (keine Unternehmerpflicht)	Empfehlung: 3–5 Jahre	Vorsichtsmaßnahme für Rückfragen

Das bedeutet: Wenn die Rechnung jünger als 7 Jahre ist, muss der Aussteller noch eine Kopie besitzen und dir diese geben. Weigert er sich, ist das ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht.

Was tun wenn der Aussteller nicht reagiert?

Erhältst du innerhalb von 2 Wochen keine Antwort, hast du folgende Möglichkeiten:

• Schriftliche Mahnung: Sende eine formelle Aufforderung per E-Mail oder eingeschriebenen Brief mit Frist von 14 Tagen
• Kontoauszug als Ersatzbeleg: Banken stellen Kontoauszüge bis zu 10 Jahre rückwirkend aus — das Finanzamt akzeptiert diese oft als Nachweis
• Insolvenz des Ausstellers: Beim Masseverwalter nachfragen — dieser ist zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtet
• Unternehmensauflösung: Beim Finanzamt oder beim zuständigen Gericht nachfragen, wer die Unterlagen verwahrt

Darf ich ohne Rechnung Vorsteuer abziehen?

Grundsätzlich nein. Für den Vorsteuerabzug braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 11 UStG. Das WKO bestätigt: Ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug.

Ausnahmen und Alternativen:

Situation	Lösung	Erfolgswahrscheinlichkeit
Kleine Beträge, klar betrieblich	Kontoauszug + Eigenbeleg	Hoch (bei eindeutigem Bezug)
Aussteller reagiert nicht	Schriftliche Mahnung + Kontoauszug	Mittel
Große Beträge, VSt-relevant	Rechtsberatung empfohlen	Fallabhängig
Insolvenzsituation	Masseverwalter kontaktieren	Hängt vom Insolvenzstand ab

Empfehlung: Fordere immer zuerst eine Rechnungskopie an, bevor du auf Ersatzbelege zurückgreifst. Das spart Diskussionen beim Steuerberater und Finanzamt.

→ Weiterlesen: Mahnungen und Fristen in Österreich 2026 | Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 11 UStG | E/A-Rechnung Software für Österreich

Häufige Fragen zur verlorenen Rechnung

Wie lange dauert es bis ich eine Rechnungskopie bekomme?

Per E-Mail in der Regel 1–3 Werktage. Per Post 3–7 Werktage. Reagiert der Aussteller nicht innerhalb von 2 Wochen, solltest du schriftlich mahnen und ggf. den Kontoauszug als Ersatzbeleg nutzen.

Kann der Aussteller Geld für eine Rechnungskopie verlangen?

Nein. Nach § 11 Abs. 2 UStG ist die Ausstellung einer Rechnungskopie gratis. Eine Bearbeitungsgebühr darf nicht verlangt werden. Sollte ein Unternehmen eine Gebühr verlangen, weise auf die gesetzliche Pflicht hin.

Was tun wenn das Unternehmen nicht mehr existiert?

Bei Insolvenz den Masseverwalter oder Insolvenzverwalter kontaktieren — dieser muss Geschäftsunterlagen 7 Jahre aufbewahren. Bei einer regulären Auflösung kann beim Firmenbuch oder Finanzamt nachgefragt werden, wer die Unterlagen verwahrt.

Kann ich den Vorsteuerabzug ohne Originalrechnung geltend machen?

Grundsätzlich nein. Das Finanzamt akzeptiert in Ausnahmefällen Kontoauszüge oder Eigenbelege — aber nur wenn der betriebliche Bezug eindeutig nachweisbar ist. Für größere Beträge empfehle ich, immer die Originalrechnung oder Kopie anzufordern.

Ich habe eine Rechnung nie erhalten — was soll ich tun?

Kontaktiere den Aussteller direkt per E-Mail oder Telefon und nenne Datum, Betrag und Leistungsbeschreibung. Der Aussteller ist nach § 11 UStG verpflichtet, die Rechnung nachträglich auszustellen. Bei digitalen Rechnungen prüfe auch deinen Spam-Ordner.

Wie lange muss ich als Unternehmer Rechnungen aufbewahren?

7 Jahre für allgemeine Geschäftsrechnungen (§ 132 BAO). 22 Jahre für Rechnungen mit Grundstücks- oder Gebäudebezug (§ 18 Abs. 10 UStG). Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Was passiert wenn der Aussteller die Rechnung angeblich nicht mehr hat?

Innerhalb der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht wäre das ein Gesetzesverstoß. Du kannst die Herausgabe schriftlich einfordern. Als Alternative legst du dem Finanzamt einen Kontoauszug vor — dieser wird oft als Ersatzbeleg akzeptiert.