Das Mahnwesen ist der gesamte Prozess, mit dem Unternehmen offene Rechnungen eintreiben — von der ersten Zahlungserinnerung über Mahnstufen und Inkasso bis zum gerichtlichen Mahnverfahren. In Österreich hast du dabei klare Rechte: 40 EUR Mahnspesen-Pauschale im B2B (§ 458 UGB) und ein gerichtlicher Zahlungsbefehl bis 75.000 EUR ohne Verhandlung. Dieser Überblick zeigt dir alle Bausteine des Mahnwesens 2026 — mit Links zu den Detail-Guides für Mahnspesen und den gerichtlichen Ablauf.
Was gehört zum Mahnwesen?
Ein funktionierendes Mahnwesen besteht aus vier Bausteinen, die aufeinander aufbauen:
| Baustein | Ziel | Wann relevant |
|---|---|---|
| Mahnstufen (intern) | Zahlungserinnerung → 2. Mahnung → 3. Mahnung | Ab dem 1. Tag nach Fälligkeit |
| Mahnspesen & Verzugszinsen | Kosten des Verzugs verrechnen | Ab der 2. Mahnung üblich |
| Inkasso oder Gericht | Externe Durchsetzung der Forderung | Nach 2–3 erfolglosen Mahnungen |
| Forderungsausfall | Steuerliche Abschreibung bei Uneinbringlichkeit | Wenn alle Schritte scheitern |
Wichtig: Es gibt in Österreich keine gesetzliche Pflicht, überhaupt zu mahnen — du könntest theoretisch sofort klagen. In der Praxis strukturiert ein sauberes Mahnwesen aber den Weg vom ersten Zahlungsverzug bis zur Forderungsdurchsetzung und verbessert deine Erfolgsquote.
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Die 3 Mahnstufen: So baust du dein Mahnwesen auf
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, Mahnungen zu versenden — du könntest sofort klagen. In der Praxis empfehlen sich aber drei Mahnstufen:
1. Zahlungserinnerung (7–14 Tage nach Fälligkeit)
Die Zahlungserinnerung ist die diplomatische Variante der ersten Kontaktaufnahme. Rechtlich gibt es keinen Unterschied zur Mahnung — beide setzen den Schuldner in Verzug, sofern nicht schon ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung stand.
Frist: 10–14 Tage. Ton: Freundlich, sachlich. Mahnspesen: Optional (Kulanz).
2. Zweite Mahnung (nach Ablauf der ersten Frist)
Ab der zweiten Mahnung ist es üblich, Mahnspesen und Verzugszinsen geltend zu machen. Kündige an, dass bei Nichtbezahlung ein Inkassobüro oder Rechtsanwalt eingeschaltet wird.
Frist: 7–10 Tage. Ton: Nachdrücklich. Mahnspesen: B2B: 40 EUR / B2C: tatsächliche Kosten.
3. Dritte Mahnung — letzte Aufforderung
Die dritte Mahnung ist die ultimative Zahlungsaufforderung. Hier drohst du konkret mit dem gerichtlichen Zahlungsbefehl oder Inkasso. Die Frist ist die kürzeste (5–7 Tage). Verzugszinsen und alle bisherigen Mahnspesen werden aufgelistet.
Was kosten Mahnspesen und Verzugszinsen?
Bei B2B-Geschäften gilt eine Mahnspesen-Pauschale von 40 EUR pro Mahnung (§ 458 UGB) — automatisch, ohne Kostennachweis. Die Verzugszinsen liegen 2026 bei 10,73 % p.a. im B2B und bei 4 % p.a. (fix) im B2C. Bei Privatkunden sind nur die tatsächlichen Kosten verrechenbar (meist 2,50–5 EUR).
Die genaue B2B/B2C-Staffelung, den gesetzlichen Verzugsbeginn und ob USt auf Mahnspesen anfällt, erklären wir im Detail in unserem Mahnspesen-Guide für Österreich.
Ab wann lohnt sich ein Inkassobüro?
Wenn 2–3 eigene Mahnungen erfolglos geblieben sind, steht die Frage: Inkasso oder Gericht?
| Kriterium | Inkassobüro | Gerichtlicher Zahlungsbefehl |
|---|---|---|
| Sinnvoll ab | Ca. 200–300 EUR Forderung | Ab jeder Forderungshöhe (bis 75.000 EUR) |
| Kosten (Gläubiger) | Auftragsgebühr + Provision (15–40 %) | Gerichtsgebühren nach GGG |
| Wer zahlt? | Grundsätzlich der Schuldner | Grundsätzlich der Schuldner bei Erfolg |
| Dauer | Wochen bis Monate | Wenige Wochen (wenn kein Einspruch) |
| Rechtsgrundlage | Inkassoinstitute: § 118 GewO (reglementiertes Gewerbe) | ZPO §§ 244 ff. |
Inkassobüros in Österreich unterliegen der Inkasso-Entgelt-Verordnung — die Gebühren sind gestaffelt und können dem Schuldner verrechnet werden.
Gerichtliches Mahnverfahren: Der Ablauf in Kürze
Entscheidest du dich für den Klageweg, ist ein gerichtlicher Zahlungsbefehl bis 75.000 EUR ohne Verhandlung möglich — die Gerichtsgebühren beginnen bei 25 EUR (Forderungen bis 150 EUR) und steigen nach Streitwert, z. B. 335 EUR bei 3.500–7.000 EUR.
Den kompletten Ablauf — vom Antrag beim zuständigen Gericht über die Fristen für den Schuldner bis zur Vollstreckung bei Nichteinspruch, inklusive der Anwaltspflicht — erklären wir Schritt für Schritt in unserem Guide Gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Was ist das Europäische Mahnverfahren?
Für grenzüberschreitende Forderungen innerhalb der EU (außer Dänemark) gibt es das Europäische Mahnverfahren nach VO (EG) Nr. 1896/2006:
- Zuständigkeit in Österreich: Ausschließlich das Bezirksgericht für Handelssachen Wien
- Antrag: Formblatt A (über das EU-Justizportal in allen Amtssprachen verfügbar)
- Einspruchsfrist: 30 Tage (statt 4 Wochen im nationalen Verfahren)
- Vorteil: Einmal erwirkter Zahlungsbefehl ist in allen EU-Staaten direkt vollstreckbar — kein zusätzliches Exequatur-Verfahren nötig
Wann kann ich Forderungsausfälle abschreiben?
Wenn alle Mahnungen und das gerichtliche Verfahren scheitern, kannst du die Forderung steuerlich abschreiben:
| Methode | Voraussetzung | Steuerliche Behandlung |
|---|---|---|
| Einzelwertberichtigung | Konkrete Forderung nachweislich gefährdet (Insolvenz, erfolglose Exekution) | Betriebsausgabe im Jahr der Wertberichtigung |
| Pauschalwertberichtigung | Allgemeines Forderungsrisiko im Bestand | Seit 2021 steuerlich anerkannt (UGB-konform) |
| Totalausfall | Forderung nachweislich uneinbringlich | Direkte Ausbuchung als Betriebsausgabe |
USt-Korrektur: Bei uneinbringlichen Forderungen muss die Umsatzsteuer in der betreffenden UVA-Periode korrigiert werden (§ 16 UStG). Der Schuldner muss im Gegenzug seine Vorsteuer korrigieren.
Verjährungsfristen in Österreich
Wenn du zu lange wartest, verjährt dein Anspruch:
| Anspruch | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Allgemeine Forderungen (Lieferungen, Leistungen) | 3 Jahre | § 1486 ABGB |
| Schadenersatz (ab Kenntnis) | 3 Jahre | § 1489 ABGB |
| Schadenersatz (absolute Frist) | 30 Jahre | § 1489 ABGB |
| Rechtskräftig festgestellte Forderungen | 30 Jahre | § 1478 ABGB |
Tipp: Mahnungen allein hemmen oder unterbrechen die Verjährung nicht. Nur die gerichtliche Geltendmachung (Zahlungsbefehl, Klage) unterbricht die Verjährung. Warte also nicht zu lange mit dem Gang zum Gericht.
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Häufige Fragen zum Mahnwesen
Was gehört alles zum Mahnwesen?
Mahnstufen (Zahlungserinnerung bis 3. Mahnung), Mahnspesen und Verzugszinsen, die Entscheidung zwischen Inkasso und Gericht sowie die steuerliche Behandlung bei Forderungsausfall. Ein strukturiertes Mahnwesen deckt alle vier Bausteine ab.
Wie hoch dürfen Mahnspesen in Österreich sein?
Bei B2B-Geschäften: 40 EUR Pauschale pro Mahnung nach § 458 UGB — ohne Kostennachweis. Bei B2C: nur tatsächliche Kosten (2,50–5 EUR üblich). Details und Sonderfälle im Mahnspesen-Guide.
Muss ich mein Mahnwesen extern auslagern?
Nicht zwingend. Für die ersten 2–3 Mahnstufen reicht ein eigenes System (z. B. Rechnungssoftware mit Fälligkeitsübersicht). Erst wenn Mahnungen erfolglos bleiben, lohnt sich ab ca. 200–300 EUR Forderung ein Inkassobüro oder der gerichtliche Weg.
Ab wann lohnt sich ein Inkassobüro?
Ab ca. 200–300 EUR offener Forderung und nach mindestens 2 eigenen Mahnungen. Die Inkassokosten sind gesetzlich geregelt (Inkasso-Entgelt-Verordnung) und werden dem Schuldner verrechnet.
Was kostet ein gerichtliches Mahnverfahren?
Die Gerichtsgebühren richten sich nach dem Streitwert, z. B. 68 EUR bei 300–700 EUR Forderung, 335 EUR bei 3.500–7.000 EUR. Bei Erfolg muss der Schuldner die Gebühren erstatten. Den vollständigen Ablauf erklären wir im Guide Mahnverfahren einleiten.
Wie funktioniert das Europäische Mahnverfahren?
Für grenzüberschreitende EU-Forderungen: Antrag per Formblatt A beim BG für Handelssachen Wien. Der Europäische Zahlungsbefehl ist ohne weiteres Verfahren in allen EU-Staaten (außer Dänemark) vollstreckbar. Einspruchsfrist: 30 Tage.
Wann verjähren Forderungen in Österreich?
Allgemeine Forderungen verjähren nach 3 Jahren (§ 1486 ABGB). Rechtskräftig festgestellte Forderungen erst nach 30 Jahren. Mahnungen allein unterbrechen die Verjährung nicht — nur die gerichtliche Geltendmachung.
Kann ich Forderungsausfälle steuerlich abschreiben?
Ja — bei nachweislicher Uneinbringlichkeit (Insolvenz, erfolglose Exekution) als Betriebsausgabe. Einzelwertberichtigung für konkrete, Pauschalwertberichtigung für allgemeines Risiko. Die USt muss in der betreffenden UVA korrigiert werden.
Wie viele Mahnungen muss ich vor dem Gericht verschicken?
Keine — in Österreich gibt es keine gesetzliche Mahnpflicht. Du kannst ab dem ersten Tag des Verzugs einen Zahlungsbefehl beantragen. In der Praxis sind 2–3 Mahnungen empfehlenswert.
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