Eine Mahnungsvorlage hilft dir, offene Forderungen in Österreich korrekt und fristgerecht einzutreiben. Damit deine Mahnung rechtlich wirksam ist, müssen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Verzugszinsen enthalten sein. In diesem Ratgeber findest du den kompletten Ablauf von der Zahlungserinnerung bis zur 3. Mahnung — inklusive aktueller Verzugszinsen 2026 (B2B: 10,73 % p.a.) und kostenloser Muster.
Mahnungsvorlage: So sieht eine korrekte Mahnung aus
Unser Muster zeigt dir, wie eine professionelle 1. Mahnung in Österreich aufgebaut ist — mit allen Pflichtangaben, die du brauchst:
Textbaustein: 1. Mahnung (Copy-Paste)
1. Mahnung
Sehr geehrte/r [Name],
leider mussten wir feststellen, dass unsere Rechnung Nr. [XXXX] vom [Datum] über [Betrag] EUR trotz Fälligkeit am [Datum] bis heute nicht beglichen wurde.
Wir bitten dich, den offenen Betrag zuzüglich Mahnspesen von [Betrag] EUR und Verzugszinsen bis zum [Datum + 14 Tage] auf unser Konto [IBAN] zu überweisen.
Solltest du die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachte dieses Schreiben als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Firma]
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Welche Pflichtangaben muss eine Mahnung in Österreich enthalten?
In Österreich gibt es keine gesetzlichen Formvorschriften für Mahnungen. Trotzdem solltest du folgende Angaben aufnehmen, damit deine Mahnung vor Gericht standhält:
| Angabe | Warum wichtig? |
|---|---|
| Name und Adresse des Gläubigers | Identifikation, Geschäftsbriefpflicht (§ 14 UGB) |
| Name und Adresse des Schuldners | Zustellnachweis |
| Rechnungsnummer + Rechnungsdatum | Eindeutige Zuordnung der offenen Forderung |
| Leistungszeitraum | Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistung |
| Offener Betrag (netto + brutto) | Exakte Hauptforderung |
| Ursprüngliches Fälligkeitsdatum | Beginn des Verzugs |
| Neue Zahlungsfrist (konkretes Datum) | Klarer Stichtag — nicht „innerhalb von 14 Tagen“ |
| Verzugszinsen + Mahnspesen | Gesetzlicher Anspruch (§ 456 UGB / § 1000 ABGB) |
| Bankverbindung | Sofortige Zahlungsmöglichkeit |
| Mahnungsnummer (1./2./3.) | Dokumentation der Mahnstufe |
| Hinweis auf weitere Schritte | Ab 2. Mahnung: Inkasso/Rechtsanwalt ankündigen |
Tipp für Kleinunternehmer: Auch wenn du als Einzelunternehmer ohne Firmenbucheintrag agierst, gelten die Geschäftsbriefpflichten. Dein vollständiger Name, Sitz und ggf. UID-Nummer gehören auf jede Mahnung.
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Wie läuft das Mahnverfahren in Österreich ab? (1./2./3. Mahnung)
Es gibt in Österreich keine gesetzliche Pflicht, Mahnungen zu versenden. Du könntest theoretisch sofort klagen. In der Praxis hat sich aber folgender dreistufiger Ablauf bewährt:
| Stufe | Zeitpunkt | Frist | Ton | Mahnspesen |
|---|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 7–14 Tage nach Fälligkeit | 10–14 Tage | Freundlich, sachlich | Keine (Kulanz) |
| 1. Mahnung | Nach Ablauf der Erinnerungsfrist | 10–14 Tage | Bestimmt, sachlich | B2B: 40 EUR / B2C: 2,50–5 EUR |
| 2. Mahnung | Nach Ablauf der 1. Mahnfrist | 7–10 Tage | Nachdrücklich | B2B: 40 EUR / B2C: 2,50–5 EUR |
| 3. Mahnung | Nach Ablauf der 2. Mahnfrist | 5–7 Tage | Letzte Aufforderung + Rechtsschritte | B2B: 40 EUR + Verzugszinsen |
Wichtig: Die Zahlungsfrist sollte immer an einem Werktag enden, damit dein Kunde die Frist auch einhalten kann.
Was passiert nach der 3. Mahnung?
Reagiert dein Kunde auch auf die 3. Mahnung nicht, stehen dir drei Wege offen:
- Inkassobüro beauftragen — sinnvoll ab ca. 100 EUR Forderung, Kosten trägt der Schuldner
- Gerichtlicher Zahlungsbefehl — Antrag beim Bezirksgericht, Einspruchsfrist 4 Wochen
- Rechtsanwalt einschalten — bei komplexen Fällen oder hohen Forderungen
Verzugszinsen 2026: Wie viel darfst du berechnen?
Verzugszinsen sind der Ausgleich für den Zahlungsverzug deines Kunden. Die Höhe hängt davon ab, ob dein Geschäftspartner ein Unternehmen (B2B) oder eine Privatperson (B2C) ist:
| Merkmal | B2B (Unternehmer → Unternehmer) | B2C (Unternehmer → Privatperson) |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 456 UGB | § 1000 ABGB |
| Verzugszinssatz | Basiszins + 9,2 Prozentpunkte = 10,73 % p.a. | 4 % p.a. (fix) |
| Basiszinssatz (1. HJ 2026) | 1,53 % (OeNB, gültig seit 1.7.2025) | |
| 40-EUR-Pauschale | Ja, gesetzlich (§ 458 UGB) — ohne Nachweis | Nein |
| Mahnspesen | 40 EUR + nachweisbare Mehrkosten | Nur tatsächliche Kosten (2,50–5 EUR üblich) |
Rechenbeispiel: Verzugszinsen bei 5.000 EUR (B2B)
Offene Forderung: 5.000 EUR, Verzug: 60 Tage
Rechnung: 5.000 × 10,73 % ÷ 365 × 60 = 88,27 EUR Verzugszinsen + 40 EUR Pauschale = 128,27 EUR Gesamtkosten für den Schuldner.
Wie hoch dürfen Mahngebühren in Österreich sein?
Die Höhe der Mahngebühren (Mahnspesen) ist einer der häufigsten Streitpunkte. Die Regeln unterscheiden sich je nach Kundentyp:
B2B: 40 EUR Pauschale pro Mahnung
Bei Geschäften zwischen Unternehmern steht dir nach § 458 UGB (Zahlungsverzugsgesetz) eine Pauschale von 40 EUR pro Mahnung zu — ohne dass du die Kosten im Detail nachweisen musst. Darüber hinaus kannst du höhere tatsächliche Betreibungskosten (Anwalt, Inkasso) zusätzlich geltend machen.
B2C: Nur tatsächliche Kosten
Bei Privatpersonen darfst du nur die tatsächlich entstandenen Kosten als Mahnspesen verrechnen. In der Praxis sind das 2,50 bis 5,00 EUR pro Mahnung (Porto, Papier, Arbeitsaufwand). Überhöhte Mahnspesen können vom Gericht als sittenwidrig beurteilt werden.
Ist eine Mahnung per E-Mail in Österreich rechtsgültig?
Ja — eine Mahnung per E-Mail ist in Österreich grundsätzlich rechtsgültig, da es keine gesetzlichen Formvorschriften gibt. Aber: Die Beweislast für den Zugang liegt beim Absender.
| Zustellweg | Beweiskraft | Empfehlung |
|---|---|---|
| E-Mail ohne Bestätigung | Schwach — Senden allein beweist keinen Zugang | Nur für Zahlungserinnerung |
| E-Mail mit Lesebestätigung | Mittel — besser, aber Empfänger kann ablehnen | Für 1. Mahnung akzeptabel |
| Einschreiben (RSb) | Stark — gerichtsfester Zustellnachweis | Ab 2. Mahnung empfohlen |
| Einschreiben mit Rückschein (RSa) | Sehr stark — Empfangsbestätigung | Für 3. Mahnung / hohe Beträge |
Praxis-Tipp: Sende die Zahlungserinnerung per E-Mail, die 2. und 3. Mahnung aber per Einschreiben. So sparst du Kosten und hast trotzdem einen Zustellnachweis für den Ernstfall.
Mahnungsvorlage für Kleinunternehmer (Muster)
Als Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (Umsatzgrenze: 55.000 EUR brutto/Jahr seit 1.1.2025) gelten für deine Mahnung besondere Punkte:
- Keine Umsatzsteuer auf der Mahnung ausweisen (Kleinunternehmerregelung)
- Mahnspesen ebenfalls netto verrechnen
- Trotzdem alle Pflichtangaben (Name, Adresse, Rechnungsnummer) aufführen
- UID-Nummer nur angeben, wenn du eine hast (ab Regelbesteuerung Pflicht)
Muster-Textbaustein für die 1. Mahnung:
„Sehr geehrte/r [Name], leider ist unsere Rechnung Nr. [XXXX] vom [Datum] über [Betrag] EUR bis heute unbeglichen. Wir bitten dich, den offenen Betrag bis zum [Datum + 14 Tage] auf unser Konto [IBAN] zu überweisen. Solltest du die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachte dieses Schreiben als gegenstandslos.“
Wann tritt Zahlungsverzug ein — auch ohne Mahnung?
In Österreich kann Zahlungsverzug auch ohne Mahnung eintreten:
- Kalendermäßig bestimmtes Fälligkeitsdatum: Wenn auf deiner Rechnung ein konkretes Datum steht (z. B. „zahlbar bis 15.05.2026″), gerät der Kunde automatisch am nächsten Tag in Verzug.
- B2B-Geschäfte (§ 456 UGB): Gesetzlicher Verzug 30 Tage nach Rechnungserhalt und Fälligkeit — auch ohne Mahnung.
- Ohne Fälligkeitsdatum: Erst nach ausdrücklicher Mahnung (§ 1334 ABGB).
Fazit: Schreibe immer ein konkretes Zahlungsdatum auf deine Rechnungen. Dann brauchst du keine Mahnung, um Verzugszinsen geltend zu machen.
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Häufige Fragen zur Mahnung in Österreich
Wie hoch sind die Verzugszinsen in Österreich 2026?
Für B2B-Geschäfte betragen die Verzugszinsen 10,73 % p.a. (Basiszinssatz 1,53 % + 9,2 Prozentpunkte nach § 456 UGB). Für B2C-Geschäfte gelten fix 4 % p.a. nach § 1000 ABGB. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der OeNB angepasst.
Wie viel Mahngebühren darf ich in Österreich verlangen?
Bei B2B-Kunden darfst du 40 EUR Pauschale pro Mahnung verlangen (§ 458 UGB), ohne Kostennachweis. Bei Privatpersonen (B2C) nur tatsächlich entstandene Kosten — in der Praxis 2,50 bis 5,00 EUR für Porto und Bearbeitung.
Ist eine Mahnung per E-Mail rechtsgültig?
Ja, eine Mahnung per E-Mail ist in Österreich grundsätzlich gültig. Allerdings liegt die Beweislast für den Zugang beim Absender. Für gerichtsfeste Mahnungen empfiehlt sich ab der 2. Mahnung ein Einschreiben (RSb).
Wie viele Mahnungen muss ich vor einer Klage verschicken?
Keine — in Österreich gibt es keine gesetzliche Mahnpflicht. Du könntest theoretisch sofort klagen. In der Praxis sind 2–3 Mahnungen üblich und empfehlenswert, um die Geschäftsbeziehung zu wahren und die eigene Seriosität zu dokumentieren.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Rechtlich gibt es keinen Unterschied — beide fordern zur Zahlung auf und setzen den Schuldner in Verzug. Die Zahlungserinnerung ist die diplomatischere Variante für die erste Kontaktaufnahme nach Fristablauf.
Ab wann lohnt sich ein Inkassobüro?
Ab ca. 100 EUR offener Forderung ist Inkasso wirtschaftlich sinnvoll. Die Kosten (ca. 8 % bei Forderungen bis 1.500 EUR, geregelt durch die Inkasso-Entgelt-Verordnung) trägt grundsätzlich der Schuldner. Voraussetzung: mindestens 1–2 eigene Mahnversuche.
Muss ich als Kleinunternehmer USt auf Mahnspesen ausweisen?
Nein. Als Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (Umsatzgrenze 55.000 EUR brutto/Jahr) stellst du Mahnspesen netto aus — ohne Umsatzsteuer. Deine Mahnung enthält den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung wie deine Rechnungen.
Kann ich eine Mahnung ohne Rechnungsnummer schicken?
Grundsätzlich ja, aber es ist nicht empfehlenswert. Ohne Rechnungsnummer kann der Schuldner die Forderung schwerer zuordnen und sie leichter bestreiten. Gib immer die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Leistungszeitraum an.
Wann kann ich Forderungsausfälle steuerlich abschreiben?
Wenn die Forderung nachweislich uneinbringlich ist (Insolvenz, erfolglose Exekution, unbekannter Aufenthalt des Schuldners). Bei § 5-Ermittlern besteht Pflicht zur Teilwertabschreibung, bei § 4 Abs. 1-Ermittlern ein Wahlrecht. Die USt muss in der betreffenden UVA-Periode korrigiert werden (§ 16 UStG).
Was ist das Europäische Mahnverfahren?
Das Europäische Mahnverfahren (VO (EG) Nr. 1896/2006) ermöglicht die grenzüberschreitende Eintreibung von Geldforderungen in der EU. In Österreich ist das Bezirksgericht für Handelssachen Wien zuständig. Der Zahlungsbefehl ist ohne weiteres Verfahren in allen EU-Staaten (außer Dänemark) vollstreckbar.
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