Eine Excel-Vorlage für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) braucht mindestens diese Spalten: Datum, Beleg-Nr., Beschreibung, Einnahme/Ausgabe, USt-Satz, USt-Betrag und Kategorie. Für den Anfang reicht Excel — aber mit steigender Belegmenge stößt du schnell an Grenzen: keine automatische USt-Berechnung, kein BMD/RZL-Export für den Steuerberater und hohes Fehlerrisiko bei manuellen Formeln.
Autor: everbill Redaktion | Zuletzt aktualisiert: April 2026
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich. Sie basiert auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Du erfasst Einnahmen, wenn das Geld eingeht, und Ausgaben, wenn du bezahlst — nicht wenn die Rechnung gestellt oder erhalten wird.
Wichtig: Die österreichische E/A-Rechnung ist NICHT dasselbe wie die deutsche EÜR (Einnahmenüberschussrechnung). Die rechtlichen Grundlagen (BAO statt EStG), Grenzwerte und Formulare unterscheiden sich.
Wer darf die E/A-Rechnung nutzen?
- EPU und Freiberufler unter EUR 700.000 Jahresumsatz
- Gewerbetreibende unter EUR 700.000 Jahresumsatz (in zwei aufeinanderfolgenden Jahren)
- Kleinunternehmer unter EUR 55.000 (seit 2025) — die einfachste Variante, da keine USt-Pflicht
Ab EUR 700.000 Umsatz (zwei Jahre hintereinander) bist du buchführungspflichtig und musst auf doppelte Buchführung umsteigen. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) sind immer buchführungspflichtig.
Was muss eine Excel-Vorlage für die E/A-Rechnung enthalten?
Eine brauchbare Excel-Vorlage braucht mindestens diese Spalten:
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Zahlungsdatum (Zufluss/Abfluss) | 15.03.2026 |
| Beleg-Nr. | Eindeutige Belegnummer | E-2026-042 |
| Beschreibung | Was wurde bezahlt/eingenommen | Webdesign Projekt Müller |
| Einnahme (brutto) | Bruttoeinnahme | EUR 1.200,00 |
| Ausgabe (brutto) | Bruttoausgabe | EUR 49,90 |
| USt-Satz | 20%, 10%, 13% oder 0% | 20% |
| USt-Betrag | Umsatzsteuer-Anteil | EUR 200,00 |
| Nettobetrag | Betrag ohne USt | EUR 1.000,00 |
| Kategorie | Einnahmenart / Ausgabenart | Honorare / Büromaterial |
| Zahlungsart | Bank, Kasse, PayPal | Bank |
Tipp: Trenne Einnahmen und Ausgaben auf zwei Tabellenblätter und erstelle ein drittes Blatt mit der Zusammenfassung (Summen pro Monat, USt-Übersicht, Gewinn/Verlust).
5 Probleme mit der E/A-Rechnung in Excel
Excel funktioniert am Anfang — aber die Grenzen kommen schneller als erwartet:
- Keine automatische USt-Berechnung: Du musst Formeln selbst pflegen. Ein Fehler im USt-Satz und die ganze Berechnung stimmt nicht mehr.
- Kein BMD/RZL-Export: Dein Steuerberater arbeitet mit BMD oder RZL — nicht mit Excel. Am Jahresende musst du die Daten manuell übertragen oder dem Steuerberater einen Haufen Zettel schicken.
- Keine Belegverknüpfung: In Excel kannst du keine Belege an Buchungen anhängen. Die Zuordnung „Beleg X gehört zu Buchung Y“ passiert im Kopf oder auf Papier.
- Fehleranfällig: Tippfehler, verschobene Zeilen, gelöschte Formeln — in einer wachsenden Excel-Tabelle passiert das schneller als du denkst.
- Keine Rechnungserstellung: Excel erstellt keine professionellen Rechnungen mit Pflichtangaben nach § 11 UStG. Du brauchst dafür ein separates Tool — oder machst es in Word.
Kein Excel mehr nötig
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Excel vs. Rechnungssoftware: Wann lohnt sich der Umstieg?
| Kriterium | Excel | everbill |
|---|---|---|
| Kosten | EUR 0 (mit Office-Lizenz) | Ab EUR 15/Monat |
| E/A-Aufzeichnung | Manuell (eigene Formeln) | Geführte Erfassung |
| Rechnungen erstellen | Nein | Ja (mit Pflichtangaben) |
| Belegerfassung | Nein | Upload + Zuordnung |
| BMD/RZL-Export | Nein | Ja |
| USt-Berechnung | Manuell | Automatisch (20%/10%/13%) |
| Fehlerrisiko | Hoch | Niedrig |
| Mahnwesen | Nein | Ja |
Faustregel: Wenn du weniger als 10 Buchungen pro Monat hast und keinen Steuerberater, kann Excel reichen. Sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst, Belege digital archivieren willst oder die Daten per BMD/RZL exportieren musst, lohnt sich der Umstieg auf eine Rechnungssoftware.
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Häufige Fragen zur E/A-Rechnung und Excel
Ist die E/A-Rechnung in Excel dem Finanzamt genug?
Ja — das Finanzamt schreibt kein bestimmtes Tool vor. Solange deine Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und ordnungsgemäß sind, ist Excel zulässig. Allerdings sind Fehler in Excel schwerer zu entdecken und eine Betriebsprüfung mit einer professionellen Software-Aufzeichnung deutlich einfacher zu bestehen.
Was ist der Unterschied zwischen E/A-Rechnung und EÜR?
Die E/A-Rechnung ist die österreichische Variante der Gewinnermittlung (Rechtsgrundlage: § 4 Abs. 3 EStG Österreich, BAO). Die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) ist das deutsche Pendant (§ 4 Abs. 3 EStG Deutschland, GoBD). Beide basieren auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip, aber die Formulare, Grenzwerte und gesetzlichen Anforderungen unterscheiden sich. Verwende keine deutschen Vorlagen für deine österreichische E/A-Rechnung.
Welche Kategorien brauche ich für die E/A-Rechnung?
Die wichtigsten Kategorien für Einnahmen: Erlöse aus Lieferungen/Leistungen, sonstige Einnahmen, Privateinlagen. Für Ausgaben: Wareneinsatz, Büro/Miete, Telefon/Internet, Versicherungen, Werbung, Reisekosten, Fortbildung, Steuerberater, Abschreibungen (AfA). Dein Steuerberater kann dir eine sinnvolle Kategorisierung empfehlen.
Muss ich als Kleinunternehmer auch eine E/A-Rechnung führen?
Ja — auch Kleinunternehmer unter EUR 55.000 müssen Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen. Der Unterschied: Du weist keine USt auf deinen Rechnungen aus und hast keinen Vorsteuerabzug. Die USt-Spalte in deiner Excel-Vorlage bleibt also leer — aber die Aufzeichnungspflicht bleibt bestehen.
Kann everbill die komplette E/A-Rechnung mit Jahresabschluss erstellen?
Nein. everbill erfasst Einnahmen und Ausgaben und bereitet die Daten für den Steuerberater vor — aber einen fertigen E/A-Rechnungs-Report oder E1a-Export bietet everbill nicht. Der Jahresabschluss läuft über deinen Steuerberater, dem du die Daten per BMD/RZL-Schnittstelle übergibst.
Weiterführende Artikel
- E/A-Rechnung Software für Österreich — Die besten Tools für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erklärt — Grundlagen, Pflichten und Beispiele
- Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer — Was du unter EUR 55.000 Umsatz brauchst
Angaben ohne Gewähr. Rechtliche Informationen ersetzen keine Beratung durch einen Steuerberater. Stand: April 2026.
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