Buchhaltung Gastronomie 2026: Kasse, USt-Sätze + Fehler

Die Buchhaltung in der Gastronomie hat drei Besonderheiten, die andere Branchen nicht kennen: strenge Registrierkassenpflicht, zwei unterschiedliche USt-Sätze für Speisen und Getränke und ein Wareneinsatz, der täglich schwankt. Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen, die du als Gastronom 2026 wirklich brauchst — von der Kassenpflicht bis zu den häufigsten Buchhaltungsfehlern bei Neugründungen.

Registrierkassenpflicht in der Gastronomie

Die Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO) greift bei einer Doppelschwelle — beide Grenzen müssen gleichzeitig überschritten werden:

• Jahresumsatz über 15.000 € netto pro Betrieb UND
• Barumsatz über 7.500 € netto (Bargeld, Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, Gutscheine zählen dazu — reine Banküberweisungen nicht)

Die Pflicht beginnt mit dem 4. Monat nach Ende des Voranmeldungszeitraums, in dem beide Schwellen erstmals überschritten wurden. Für Freiluft-Gastronomie (Buschenschank, Alm- und Schutzhütten) gilt seit 1.1.2026 eine angehobene Vereinfachungsgrenze von 45.000 € (vorher 30.000 €). Die Kasse muss RKSV-konform sein (nicht „zertifiziert“ — eine solche Zertifizierungsstelle gibt es in Österreich nicht).

USt-Sätze in der Gastronomie 2026: Speisen 10 %, Getränke meist 20 %

Der häufigste Fehler in der Gastro-Buchhaltung: Speisen und Getränke werden nicht sauber getrennt erfasst, obwohl unterschiedliche Steuersätze gelten.

Leistung	USt-Satz
Speisen im Lokal, zum Mitnehmen oder geliefert	10 %
Leitungswasser (kein Mineralwasser), Milch	10 %
Eis, Milchmischgetränke, Kakao mit Milch	10 %
Kaffee, Tee, Cappuccino, Latte Macchiato	20 %
„Normale“ Getränke (Softdrinks, Mineralwasser, Alkohol)	20 %

Wichtig: Der neue „superermäßigte“ Satz von 4,9 % (ab 1.7.2026) gilt nicht für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen — er betrifft nur unverarbeitete Grundnahrungsmittel im Detailhandel. Wer diesen Satz fälschlich auf Gastro-Umsätze anwendet, riskiert eine Nachforderung bei der nächsten Prüfung. Details bei der WKO-Übersicht zu den ermäßigten USt-Sätzen.

Wareneinsatz und Kalkulation richtig im Griff behalten

Die Wareneinsatzquote (Wareneinkaufskosten ÷ Umsatz) sollte in den meisten Gastro-Segmenten unter 30 % liegen — Getränke haben meist einen deutlich höheren Rohaufschlag als Speisen mit teurem Wareneinsatz. Die WKO bietet Mitgliedern ein branchenspezifisches Kalkulationshandbuch mit Richtwerten für den Rohaufschlag an. Zusätzlich veröffentlicht das Finanzamt jährlich eine Richtsatzsammlung, an der Betriebsprüfer die Plausibilität deines Wareneinsatzes messen — ein Grund mehr, Speisen und Getränke von Anfang an getrennt zu kalkulieren.

Belegpflicht und tägliche Losungsermittlung

Jeder Umsatz braucht einen Beleg — ob Papier oder elektronisch über die Registrierkasse. Sobald du kassenpflichtig bist, gilt Einzelaufzeichnung jeder Transaktion; darunter kann vereinfacht per Kassasturz ermittelt werden. Die tägliche Kassenabrechnung (Soll-Ist-Abgleich zwischen Kassenstand und erfassten Umsätzen) ist die Basis für eine saubere laufende Buchhaltung und deckt Zählfehler oder Fehlbuchungen sofort auf.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung?

Die meisten Gastro-Neugründer starten mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) — einfacher und für kleinere Betriebe ausreichend. Bilanzierungspflicht nach § 189 UGB entsteht erst bei:

• 700.000 € Jahresumsatz — Pflicht erst nach zweimaligem Überschreiten in Folge, plus ein Pufferjahr
• 1.000.000 € Jahresumsatz — Pflicht sofort ab dem Folgejahr, kein Pufferjahr

Die häufigsten Buchhaltungsfehler bei Gastro-Neugründungen

Fehler	Richtig gemacht
Trinkgeld wird mit Betriebseinnahmen vermischt	Dienstnehmereigenes Trinkgeld ist grundsätzlich steuerfrei (§ 3 Abs. 1 Z 16a EStG) und getrennt zu behandeln
Personalverpflegung wird gar nicht oder falsch verbucht	Sachbezugsregeln beachten und korrekt als Personalaufwand erfassen
Wareneinsatz nicht nach Speisen (10 %) und Getränken (20 %) getrennt	Getrennte Erfassung von Anfang an, sonst drohen USt-Fehler bei der Voranmeldung

Laut WKO-Branchenstatistik gibt es in Österreich rund 60.000 Gastronomiebetriebe. Personalkosten machen bei kleineren Betrieben im Schnitt rund 42 % des Umsatzes aus — ein Grund mehr, warum saubere Kalkulation und getrennte Erfassung von Speisen und Getränken über die Marge entscheiden.

Häufige Fragen zur Buchhaltung in der Gastronomie

Ab wann brauche ich eine Registrierkasse als Gastronom?

Sobald du gleichzeitig mehr als 15.000 € Jahresumsatz und mehr als 7.500 € Barumsatz erzielst. Beide Schwellen müssen überschritten sein, dann beginnt die Pflicht mit dem 4. Monat nach dem betroffenen Voranmeldungszeitraum.

Welche USt gilt auf Kaffee im Lokal?

20 %. Aufgussgetränke wie Kaffee, Tee, Cappuccino und Latte Macchiato fallen unter den regulären Satz, obwohl das Essen dazu nur mit 10 % besteuert wird — deshalb müssen Speisen und Getränke getrennt erfasst werden.

Gilt der neue 4,9 %-Steuersatz auch für Restaurants?

Nein. Der „superermäßigte“ Satz von 4,9 % gilt ausschließlich für unverarbeitete Grundnahrungsmittel im Detailhandel, nicht für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen.

Ist Trinkgeld steuerpflichtig?

Dienstnehmereigenes Trinkgeld ist grundsätzlich steuerfrei (§ 3 Abs. 1 Z 16a EStG). Es darf aber nicht mit den Betriebseinnahmen vermischt werden, sondern muss separat behandelt werden.

Ab welchem Umsatz muss ich bilanzieren statt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu führen?

Ab 700.000 € Jahresumsatz nach zweimaligem Überschreiten in Folge (plus Pufferjahr) oder sofort ab 1.000.000 € Jahresumsatz im Folgejahr. Bis dahin reicht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Weiterführende Artikel

• Registrierkassenpflicht in der Gastronomie im Detail
• Registrierkasse für Cafés
• Café eröffnen: Voraussetzungen für die Gewerbeanmeldung
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Stand: Juli 2026. Quellen: WKO, BMF, USP.