Registrierkasse Software für Österreich muss seit 2016 RKSV-konform sein — das heißt: digitale Signatur, Belegverkettung, QR-Code auf jedem Beleg und Anmeldung über FinanzOnline. Die Pflicht gilt ab EUR 15.000 Jahresumsatz und EUR 7.500 Barumsätze (§ 131b BAO). Cloud-basierte Lösungen wie everbill erfüllen alle technischen Anforderungen und lassen sich ohne eigene Hardware nutzen.
Erstellt von Claude · Fachlich geprüft (AT-Recht): Michael · Stand: April 2026
RKSV-konforme Registrierkasse + Rechnungen in einem Tool
everbill kombiniert Registrierkasse, Rechnungslegung und Belegerfassung in einer Oberfläche — inklusive BMD/RZL-Export für deinen Steuerberater.
Wann besteht Registrierkassenpflicht in Österreich?
Die Registrierkassenpflicht gilt in Österreich seit 1. Jänner 2016 für alle Betriebe, die zwei Umsatzgrenzen gleichzeitig überschreiten:
| Grenze | Betrag (netto) | Was zählt dazu? |
|---|---|---|
| Jahresumsatz je Betrieb | EUR 15.000 | Gesamtumsatz des Betriebs |
| Barumsätze je Betrieb | EUR 7.500 | Bargeld, Bankomat, Kreditkarte vor Ort, Gutscheine |
Beide Grenzen müssen gleichzeitig überschritten sein. Wer unter EUR 7.500 Barumsätze bleibt — auch bei hohem Gesamtumsatz — braucht keine Registrierkasse. Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Grenzen überschritten wurden (USP.gv.at).
Nicht als Barumsätze zählen: Überweisungen, PayPal, Klarna und andere Zahlungen, bei denen Kunde und Unternehmer nicht am selben Ort sind.
Was muss eine RKSV-konforme Registrierkasse können?
Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) schreibt seit 1. April 2017 technische Sicherheitsmaßnahmen vor, die Manipulationen verhindern. Jede Registrierkassen-Software in Österreich muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Digitale Signatur — Jeder Beleg wird mit einer Signaturerstellungseinheit kryptografisch signiert
- Belegverkettung — Jede Transaktion ist kryptografisch mit der vorherigen verkettet; nachträgliches Löschen ist unmöglich
- QR-Code auf jedem Beleg — Enthält verschlüsselte Prüfdaten (Firmendaten, Betrag, Umsatzzähler, Prüfsumme)
- Datenerfassungsprotokoll (DEP) — Lückenlose, unveränderbare Transaktionshistorie (Kassenjournal)
- Start-, Monats- und Jahresbelege — Signierte Kontrollbelege zu definierten Zeitpunkten
- Anmeldung über FinanzOnline — Jede Kasse und das Signaturzertifikat müssen beim Finanzamt registriert sein
Der Jahresbeleg muss bis spätestens 15. Februar des Folgejahres über die BMF Belegcheck-App geprüft und das Ergebnis aufbewahrt werden.
Registrierkasse Software Vergleich Österreich 2026
Wir vergleichen die wichtigsten Anbieter von Registrierkassen-Software in Österreich — nach RKSV-Konformität, Zusatzfunktionen, Preis und Branchenfokus.
| Anbieter | RKSV-konform | Rechnungen | Buchhaltung | BMD/RZL-Export | Ab Preis/Monat | Stärke |
|---|---|---|---|---|---|---|
| everbill | ✅ | ✅ | E/A-Erfassung | ✅ | ab EUR 15 | All-in-One: Kasse + Rechnung + StB-Export |
| helloCash | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ (nur DATEV) | EUR 0 (Gratis-Version) | Kostenloser Einstieg |
| ready2order | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ab EUR 35,90 | Gastronomie, Hardware-Bundle |
| FreeFinance | ✅ | ✅ | E/A-Rechnung | ✅ | ab EUR 9,90 (Kasse als Add-on) | Einfachste E/A-Lösung |
| QuickBon | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ (nur DATEV) | ab EUR 18 | iPad-fokussiert |
Hinweis: everbill ist selbst Anbieter in diesem Vergleich. Alle Preise Stand April 2026. Aktuelle everbill-Preise.
Warum everbill als Registrierkasse nutzen?
Die meisten Kassensysteme sind reine Kassenanwendungen — du brauchst zusätzlich eine Rechnungssoftware, eine Belegverwaltung und einen separaten Export für den Steuerberater. everbill kombiniert das in einem Tool:
- RKSV-konforme Registrierkasse — Digitale Signatur, Belegverkettung, QR-Code, DEP — alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt
- Rechnungen mit allen Pflichtangaben — Ausgangsrechnungen nach § 11 UStG mit UID-Nummer, Steuersätzen und Leistungszeitraum
- Einnahmen und Ausgaben erfassen — Kategorisierung, Übersicht und Auswertung als Grundlage für die E/A-Rechnung
- Belegerfassung — Belege hochladen, zuordnen und archivieren
- BMD- und RZL-Export — Daten für den Steuerberater in den österreichischen Standard-Formaten vorbereiten und exportieren
- Cloud-basiert — Kein Server, keine Installation, von überall nutzbar
Besonders für EPU und Kleinunternehmer, die sowohl Barumsätze als auch Rechnungen abwickeln, spart das zwei separate Systeme und die doppelte Datenpflege.
Welche Branchen brauchen eine Registrierkasse in Österreich?
Die Registrierkassenpflicht ist branchenunabhängig — sie greift überall dort, wo Barumsätze über EUR 7.500 anfallen. In der Praxis betrifft das vor allem:
Gastronomie und Hotellerie
Restaurants, Cafés, Bars und Hotels erreichen die Barumsatzgrenze in der Regel sofort. Die RKSV-Pflicht gilt hier uneingeschränkt. Eine Cloud-Registrierkasse ist besonders praktisch, weil sie auf Tablets und Smartphones läuft — ohne dedizierte Kassen-Hardware.
Einzelhandel
Geschäfte mit Laufkundschaft — vom Blumenladen bis zur Boutique — haben fast immer überwiegend Barumsätze. Die Registrierkasse muss hier schnell und zuverlässig funktionieren.
Dienstleister und Freiberufler
Friseure, Kosmetiker, Masseure und andere Dienstleister mit Barzahlung vor Ort brauchen ebenfalls eine Registrierkasse, sobald die Grenzen überschritten sind. Viele in dieser Gruppe profitieren besonders von einer Lösung, die Registrierkasse und Rechnungslegung kombiniert — weil sie sowohl Bar- als auch Rechnungskunden haben.
Märkte und mobiler Verkauf
Für den Verkauf im Freien gilt seit 1. Jänner 2026 die erhöhte „Kalte-Hände-Regelung“: Die Umsatzgrenze für die Befreiung wurde von EUR 30.000 auf EUR 45.000 netto angehoben (WKO). Wer darunter bleibt und ausschließlich im Freien verkauft, ist weiterhin von der Registrierkassenpflicht befreit.
Was passiert bei Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht?
Die Finanzverwaltung kontrolliert aktiv — und die Strafen können empfindlich ausfallen:
| Verstoß | Konsequenz |
|---|---|
| Keine Registrierkasse trotz Pflicht | Geldstrafe bis zu EUR 5.000 |
| Manipulation der Registrierkasse | Finanzstrafverfahren + Steuerschätzung mit Sicherheitszuschlag |
| Kein Beleg ausgehändigt (§ 132a BAO) | Geldstrafe bis zu EUR 5.000 |
| Jahresbeleg nicht geprüft | Ordnungsstrafe möglich |
Im Jänner 2026 führte das BMF eine Großrazzia mit über 50 Hausdurchsuchungen gegen Registrierkassen-Manipulationen durch. Über 20 Beschuldigte wurden verfolgt, der geschätzte Schaden lag im mittleren einstelligen Millionenbereich (BMF Pressemeldung, Jänner 2026). Das zeigt: Manipulationsschutz ist kein optionales Feature — er ist Pflicht.
Änderungen bei der Registrierkassenpflicht 2026
Zwei wichtige Neuerungen gelten seit bzw. ab 2026:
| Änderung | Gültig ab | Details |
|---|---|---|
| Kalte-Hände-Regelung erhöht | 1. Jänner 2026 | Umsatzgrenze für Außenverkauf von EUR 30.000 auf EUR 45.000 netto angehoben |
| Digitale Belegerteilung | 1. Oktober 2026 | QR-Code am Display reicht als Beleg — Papierbeleg nur noch auf Verlangen |
| Beleglotterie | 2026–2029 | Monatlich 100 Gewinne à EUR 2.500 + bis zu 2 Bonusziehungen jährlich (je 2 × EUR 250.000) |
Besonders die digitale Belegerteilung ab Oktober 2026 ist für Cloud-Kassensysteme relevant: Ein QR-Code auf dem Bildschirm ersetzt den gedruckten Beleg — das spart Papier und Druckerkosten.
Cloud-Registrierkasse vs. stationäre Kasse: Was ist besser?
| Kriterium | Cloud-Registrierkasse | Stationäre Kasse |
|---|---|---|
| Hardware | Tablet, Smartphone oder PC reicht | Eigenes Kassenterminal nötig |
| Anschaffungskosten | Gering (monatliches Abo) | EUR 500–3.000+ Einmalinvestition |
| Updates | Automatisch (Anbieter aktualisiert) | Manuell oder gegen Aufpreis |
| Zugriff von unterwegs | Ja — Internet genügt | Nur am Standort |
| RKSV-Updates | Sofort vom Anbieter eingespielt | Abhängig vom Hersteller |
| Datensicherung | Automatisch in der Cloud | Manuelles Backup nötig |
| Offline-Fähigkeit | Eingeschränkt (je nach Anbieter) | Voll funktionsfähig |
Für die meisten EPU und KMU ist eine Cloud-Registrierkasse die bessere Wahl: Keine Vorabinvestition, automatische RKSV-Updates und Zugriff von überall. Stationäre Kassen sind nur dort sinnvoll, wo kein Internet verfügbar ist oder spezialisierte Hardware-Anbindung (z.B. Küchendrücker in der Gastronomie) nötig ist.
Cloud-Registrierkasse ohne eigene Hardware
Starte in wenigen Minuten — everbill läuft auf jedem Gerät mit Browser. RKSV-konform, inklusive Rechnungen und Steuerberater-Export.
So richtest du deine Registrierkasse ein (Schritt für Schritt)
Die Einrichtung einer RKSV-konformen Registrierkasse in Österreich läuft in 5 Schritten:
- Software auswählen — Cloud-Lösung oder stationäre Kasse. Achte auf RKSV-Konformität und Zusatzfunktionen (Rechnungen, Buchhaltung).
- Signaturerstellungseinheit einrichten — Die digitale Signatur (z.B. A-Trust a.sign) muss aktiviert und mit der Kasse verknüpft werden.
- Kasse bei FinanzOnline anmelden — Jede Kasse und das Signaturzertifikat müssen über FinanzOnline registriert werden.
- Startbeleg erstellen — Der erste signierte Beleg muss über die BMF Belegcheck-App geprüft werden.
- Laufende Pflichten einhalten — Monatsbelege (automatisch), Jahresbeleg bis 15. Februar prüfen, DEP sichern.
Bei Cloud-Lösungen wie everbill übernimmt die Software die meisten technischen Schritte automatisch — du musst dich hauptsächlich um die FinanzOnline-Anmeldung und den jährlichen Belegcheck kümmern.
Belegerteilungspflicht: Was muss auf dem Kassenbeleg stehen?
Zusätzlich zur Registrierkassenpflicht gilt die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO. Für jeden Barumsatz muss ein Beleg erstellt und dem Kunden ausgehändigt werden. Pflichtangaben:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Fortlaufende Belegnummer
- Datum und Uhrzeit
- Menge und Bezeichnung der Ware/Dienstleistung
- Betrag (nach Steuersätzen getrennt)
- Maschinenlesbarer QR-Code (RKSV-Signatur)
Ab 1. Oktober 2026 reicht ein QR-Code auf einem Display als digitaler Beleg — ein Papierbeleg muss nur noch auf ausdrückliches Verlangen des Kunden ausgedruckt werden.
Häufige Fragen zur Registrierkasse in Österreich
Ab welchem Umsatz brauche ich eine Registrierkasse in Österreich?
Du brauchst eine Registrierkasse, wenn dein Betrieb gleichzeitig EUR 15.000 Jahresumsatz und EUR 7.500 Barumsätze (jeweils netto) überschreitet. Beide Grenzen müssen erfüllt sein — wer nur per Überweisung bezahlt wird, braucht keine Kasse, egal wie hoch der Umsatz ist.
Was kostet eine Registrierkasse in Österreich?
Cloud-basierte Registrierkassen kosten zwischen EUR 0 (helloCash Gratis-Version) und EUR 33 pro Monat (ready2order). everbill kombiniert Registrierkasse mit Rechnungssoftware ab EUR 15/Monat. Stationäre Kassensysteme kosten einmalig EUR 500 bis über EUR 3.000.
Was bedeutet RKSV-konform?
RKSV steht für Registrierkassensicherheitsverordnung. Eine RKSV-konforme Kasse muss jeden Beleg digital signieren, alle Transaktionen kryptografisch verketten (gegen nachträgliche Manipulation), einen QR-Code auf jedem Beleg drucken und ein lückenloses Datenerfassungsprotokoll (DEP) führen. Außerdem muss die Kasse über FinanzOnline angemeldet sein.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Registrierkasse?
Nur wenn du beide Umsatzgrenzen überschreitest (EUR 15.000 Jahresumsatz + EUR 7.500 Barumsätze). Viele Kleinunternehmer mit der Umsatzgrenze von EUR 55.000 brutto bleiben unter diesen Schwellen, besonders wenn sie vorwiegend per Rechnung (Überweisung) arbeiten. Die Kleinunternehmerregelung an sich befreit aber nicht von der Registrierkassenpflicht.
Was ist die Kalte-Hände-Regelung?
Die Kalte-Hände-Regelung befreit Betriebe, die ausschließlich im Freien verkaufen (z.B. Marktstandler, Christkindlmärkte), von der Registrierkassenpflicht — sofern sie unter der Umsatzgrenze bleiben. Seit 1. Jänner 2026 wurde diese Grenze von EUR 30.000 auf EUR 45.000 netto angehoben.
Kann ich ein Tablet als Registrierkasse verwenden?
Ja. Cloud-basierte Registrierkassen wie everbill laufen auf jedem Gerät mit Browser — Tablet, Smartphone oder Laptop. Du brauchst nur eine Internetverbindung. Für den Bondruck kannst du optional einen Bluetooth-Thermodrucker anschließen, ab Oktober 2026 reicht aber auch ein QR-Code am Display.
Was ist der Jahresbeleg und bis wann muss ich ihn prüfen?
Der Jahresbeleg ist ein spezieller signierter Kontrollbeleg, den deine Registrierkasse automatisch zum Jahresende erstellt. Du musst ihn bis spätestens 15. Februar des Folgejahres über die BMF Belegcheck-App prüfen und das Ergebnis (Screenshot oder Protokoll) aufbewahren. Bei Nichtprüfung droht eine Ordnungsstrafe.
Welche Strafe droht ohne Registrierkasse?
Bei Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht droht eine Geldstrafe von bis zu EUR 5.000. Bei Manipulation der Registrierkasse kommt ein Finanzstrafverfahren hinzu, inklusive Steuerschätzung mit Sicherheitszuschlag — das wird in der Praxis deutlich teurer als die Geldstrafe allein.
Muss ich weiterhin Papierbelege drucken?
Bis 30. September 2026 ja — jeder Kunde muss einen Beleg erhalten. Ab 1. Oktober 2026 reicht die digitale Bereitstellung via QR-Code am Display. Ein Papierbeleg muss dann nur noch auf ausdrückliches Verlangen des Kunden ausgehändigt werden.
Kann everbill als Registrierkasse UND Rechnungssoftware gleichzeitig dienen?
Ja. everbill kombiniert eine RKSV-konforme Registrierkasse mit vollständiger Rechnungslegung (Ausgangsrechnungen, Angebote, Mahnungen), Belegerfassung und BMD/RZL-Export für den Steuerberater in einer Oberfläche. Das spart zwei separate Systeme und doppelte Datenpflege.
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