Das Mahnverfahren in Österreich umfasst den gesamten Prozess von der ersten Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Zahlungsbefehl. Für Unternehmer wichtig: Die Mahnspesen betragen bei B2B-Geschäften pauschal 40 EUR pro Mahnung (§ 458 UGB), die Verzugszinsen 2026 liegen bei 10,73 % p.a. — und ein gerichtlicher Zahlungsbefehl ist bis 75.000 EUR ohne Verhandlung möglich. Hier findest du den kompletten Ablauf mit Kosten, Fristen und Muster.
Wie hoch sind Mahnspesen in Österreich 2026?
Die Höhe der Mahnspesen ist eine der häufigsten Fragen im Mahnwesen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Kundentyp:
| Merkmal | B2B (Unternehmer → Unternehmer) | B2C (Unternehmer → Privatperson) |
|---|---|---|
| Mahnspesen-Pauschale | 40 EUR pro Mahnung (§ 458 UGB) | Nur tatsächliche Kosten |
| Nachweis nötig? | Nein — gesetzlicher Pauschalanspruch | Ja — Beleg für Porto, Papier etc. |
| Marktübliche Höhe | 40 EUR + nachweisbare Mehrkosten | 2,50–5,00 EUR (verhältnismäßig zur Forderung) |
| Verzugszinsen | 10,73 % p.a. (Basiszins 1,53 % + 9,2 PP) | 4 % p.a. (fix, § 1000 ABGB) |
| Gesetzlicher Verzug | Ab Fälligkeitstag — ohne Mahnung (§ 456 UGB) | In der Regel erst nach Mahnung (§ 1334 ABGB) |
| USt auf Mahnspesen? | Nein — echter Schadenersatz, nicht steuerbar | Nein — echter Schadenersatz |
Wichtig: Die 40-EUR-Pauschale nach § 458 UGB gilt automatisch bei Geschäften zwischen Unternehmern — du brauchst keine AGB-Klausel dafür. Zusätzliche Betreibungskosten (Anwalt, Inkasso) sind darüber hinaus erstattungsfähig.
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Der Ablauf des Mahnverfahrens in Österreich
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, Mahnungen zu versenden — du könntest sofort klagen. In der Praxis empfehlen sich aber drei Mahnstufen:
1. Zahlungserinnerung (7–14 Tage nach Fälligkeit)
Die Zahlungserinnerung ist die diplomatische Variante der ersten Kontaktaufnahme. Rechtlich gibt es keinen Unterschied zur Mahnung — beide setzen den Schuldner in Verzug, sofern nicht schon ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung stand.
Frist: 10–14 Tage. Ton: Freundlich, sachlich. Mahnspesen: Optional (Kulanz).
2. Zweite Mahnung (nach Ablauf der ersten Frist)
Ab der zweiten Mahnung ist es üblich, Mahnspesen und Verzugszinsen geltend zu machen. Kündige an, dass bei Nichtbezahlung ein Inkassobüro oder Rechtsanwalt eingeschaltet wird.
Frist: 7–10 Tage. Ton: Nachdrücklich. Mahnspesen: B2B: 40 EUR / B2C: tatsächliche Kosten.
3. Dritte Mahnung — letzte Aufforderung
Die dritte Mahnung ist die ultimative Zahlungsaufforderung. Hier drohst du konkret mit dem gerichtlichen Zahlungsbefehl oder Inkasso. Die Frist ist die kürzeste (5–7 Tage). Verzugszinsen und alle bisherigen Mahnspesen werden aufgelistet.
Ab wann lohnt sich ein Inkassobüro?
Wenn 2–3 eigene Mahnungen erfolglos geblieben sind, steht die Frage: Inkasso oder Gericht?
| Kriterium | Inkassobüro | Gerichtlicher Zahlungsbefehl |
|---|---|---|
| Sinnvoll ab | Ca. 200–300 EUR Forderung | Ab jeder Forderungshöhe (bis 75.000 EUR) |
| Kosten (Gläubiger) | Auftragsgebühr + Provision (15–40 %) | Gerichtsgebühren nach GGG (siehe Tabelle) |
| Wer zahlt? | Grundsätzlich der Schuldner | Grundsätzlich der Schuldner bei Erfolg |
| Dauer | Wochen bis Monate | Wenige Wochen (wenn kein Einspruch) |
| Rechtsgrundlage | Inkassoinstitute: § 118 GewO (reglementiertes Gewerbe) | ZPO §§ 244 ff. |
Inkassobüros in Österreich unterliegen der Inkasso-Entgelt-Verordnung — die Gebühren sind gestaffelt und können dem Schuldner verrechnet werden.
Was kostet ein gerichtliches Mahnverfahren? (Gerichtsgebühren 2026)
Der gerichtliche Zahlungsbefehl ist bis 75.000 EUR ohne Verhandlung möglich. Die Gerichtsgebühren nach dem GGG (Stand: ab 1.4.2025, valorisiert):
| Streitwert | Gerichtsgebühr (TP 1 GGG) |
|---|---|
| Bis 150 EUR | 25 EUR |
| 150–300 EUR | 48 EUR |
| 300–700 EUR | 68 EUR |
| 700–2.000 EUR | 114 EUR |
| 2.000–3.500 EUR | 182 EUR |
| 3.500–7.000 EUR | 335 EUR |
| 7.000–35.000 EUR | 792 EUR |
| 35.000–70.000 EUR | 1.556 EUR |
Ablauf des gerichtlichen Zahlungsbefehls
- Antrag stellen — beim zuständigen Bezirksgericht (bis 15.000 EUR) oder Landesgericht (ab 15.000 EUR)
- Gericht erlässt Zahlungsbefehl — ohne Verhandlung, ohne Anhörung des Schuldners
- Schuldner erhält Zahlungsbefehl — 14 Tage zur Zahlung ODER 4 Wochen zum Einspruch
- Bei Nichteinspruch: Zahlungsbefehl wird rechtskräftig → Vollstreckung möglich
- Bei Einspruch: Übergang ins ordentliche Streitverfahren
Anwaltspflicht: Beim Bezirksgericht besteht bis 5.000 EUR Streitwert kein Anwaltszwang (§ 27 ZPO). Ab 5.001 EUR — auch beim BG — ist ein Rechtsanwalt Pflicht.
Was ist das Europäische Mahnverfahren?
Für grenzüberschreitende Forderungen innerhalb der EU (außer Dänemark) gibt es das Europäische Mahnverfahren nach VO (EG) Nr. 1896/2006:
- Zuständigkeit in Österreich: Ausschließlich das Bezirksgericht für Handelssachen Wien
- Antrag: Formblatt A (über das EU-Justizportal in allen Amtssprachen verfügbar)
- Einspruchsfrist: 30 Tage (statt 4 Wochen im nationalen Verfahren)
- Vorteil: Einmal erwirkter Zahlungsbefehl ist in allen EU-Staaten direkt vollstreckbar — kein zusätzliches Exequatur-Verfahren nötig
Wann kann ich Forderungsausfälle abschreiben?
Wenn alle Mahnungen und das gerichtliche Verfahren scheitern, kannst du die Forderung steuerlich abschreiben:
| Methode | Voraussetzung | Steuerliche Behandlung |
|---|---|---|
| Einzelwertberichtigung | Konkrete Forderung nachweislich gefährdet (Insolvenz, erfolglose Exekution) | Betriebsausgabe im Jahr der Wertberichtigung |
| Pauschalwertberichtigung | Allgemeines Forderungsrisiko im Bestand | Seit 2021 steuerlich anerkannt (UGB-konform) |
| Totalausfall | Forderung nachweislich uneinbringlich | Direkte Ausbuchung als Betriebsausgabe |
USt-Korrektur: Bei uneinbringlichen Forderungen muss die Umsatzsteuer in der betreffenden UVA-Periode korrigiert werden (§ 16 UStG). Der Schuldner muss im Gegenzug seine Vorsteuer korrigieren.
Verjährungsfristen in Österreich
Wenn du zu lange wartest, verjährt dein Anspruch:
| Anspruch | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Allgemeine Forderungen (Lieferungen, Leistungen) | 3 Jahre | § 1486 ABGB |
| Schadenersatz (ab Kenntnis) | 3 Jahre | § 1489 ABGB |
| Schadenersatz (absolute Frist) | 30 Jahre | § 1489 ABGB |
| Rechtskräftig festgestellte Forderungen | 30 Jahre | § 1478 ABGB |
Tipp: Mahnungen allein hemmen oder unterbrechen die Verjährung nicht. Nur die gerichtliche Geltendmachung (Zahlungsbefehl, Klage) unterbricht die Verjährung. Warte also nicht zu lange mit dem Gang zum Gericht.
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Häufige Fragen zum Mahnverfahren
Wie hoch dürfen Mahnspesen in Österreich sein?
Bei B2B-Geschäften: 40 EUR Pauschale pro Mahnung nach § 458 UGB — ohne Kostennachweis. Bei B2C: nur tatsächliche Kosten (2,50–5 EUR üblich). Die Mahnspesen müssen verhältnismäßig zur Forderungshöhe sein.
Muss ich Mahnspesen versteuern?
Nein. Mahnspesen sind echter Schadenersatz und daher nicht umsatzsteuerbar. Weder B2B noch B2C — du stellst sie netto aus, ohne USt-Ausweis.
Ab wann lohnt sich ein Inkassobüro?
Ab ca. 200–300 EUR offener Forderung und nach mindestens 2 eigenen Mahnungen. Die Inkassokosten sind gesetzlich geregelt (Inkasso-Entgelt-Verordnung) und werden dem Schuldner verrechnet.
Wie funktioniert der gerichtliche Zahlungsbefehl?
Du stellst einen Antrag beim zuständigen Gericht. Das Gericht erlässt ohne Verhandlung einen Zahlungsbefehl. Der Schuldner hat 14 Tage zur Zahlung oder 4 Wochen zum Einspruch. Ohne Einspruch wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig.
Was kostet ein gerichtliches Mahnverfahren?
Die Gerichtsgebühren richten sich nach dem Streitwert: z. B. 68 EUR bei 300–700 EUR Forderung, 335 EUR bei 3.500–7.000 EUR. Bei Erfolg muss der Schuldner die Gebühren erstatten.
Was ist der Unterschied zwischen B2B- und B2C-Mahnung?
B2B: Verzugszinsen 10,73 % p.a., 40 EUR Pauschale, Verzug ab Fälligkeitstag ohne Mahnung. B2C: 4 % Verzugszinsen, nur tatsächliche Mahnspesen, Verzug meist erst nach Mahnung.
Wie funktioniert das Europäische Mahnverfahren?
Für grenzüberschreitende EU-Forderungen: Antrag per Formblatt A beim BG für Handelssachen Wien. Der Europäische Zahlungsbefehl ist ohne weiteres Verfahren in allen EU-Staaten (außer Dänemark) vollstreckbar. Einspruchsfrist: 30 Tage.
Wann verjähren Forderungen in Österreich?
Allgemeine Forderungen verjähren nach 3 Jahren (§ 1486 ABGB). Rechtskräftig festgestellte Forderungen erst nach 30 Jahren. Mahnungen allein unterbrechen die Verjährung nicht — nur die gerichtliche Geltendmachung.
Kann ich Forderungsausfälle steuerlich abschreiben?
Ja — bei nachweislicher Uneinbringlichkeit (Insolvenz, erfolglose Exekution) als Betriebsausgabe. Einzelwertberichtigung für konkrete, Pauschalwertberichtigung für allgemeines Risiko. Die USt muss in der betreffenden UVA korrigiert werden.
Wie viele Mahnungen muss ich vor dem Gericht verschicken?
Keine — in Österreich gibt es keine gesetzliche Mahnpflicht. Du kannst ab dem ersten Tag des Verzugs einen Zahlungsbefehl beantragen. In der Praxis sind 2–3 Mahnungen empfehlenswert.
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