Kundenverwaltung-Apps speichern Kontaktdaten, Notizen und den Kontaktverlauf zu deinen Kunden zentral — von einfachen Adressbüchern bis zu vollwertigen CRM-Systemen mit Vertriebs-Pipeline. Für die meisten EPU und Kleinunternehmen in Österreich reicht 2026 schon eine schlanke, oft kostenlose Lösung. Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Tools im Vergleich.
Du bist noch unsicher, ob du überhaupt eine App brauchst, oder ob Excel reicht? Dann starte lieber bei Kundenverwaltung online vs. offline — dort findest du die Entscheidungshilfe. Hier geht es um die konkreten Tools, wenn die Entscheidung für Software schon gefallen ist.
Was ist der Unterschied zwischen Kundenverwaltung und CRM?
Kundenverwaltung meint das reine Speichern und Organisieren von Kundendaten: Name, Kontaktdaten, Notizen, vielleicht ein paar Tags. Ein CRM (Customer-Relationship-Management) geht weiter und bildet zusätzlich den Verkaufsprozess ab — Leads, Vertriebs-Pipeline, automatisierte Follow-ups, Reporting. Für die reine Verwaltung deiner Bestandskunden brauchst du meist kein volles CRM.
- Reine Kundenverwaltung — Kontakte, Notizen, Ansprechpartner. Reicht für die meisten EPU.
- CRM mit Vertriebsfokus — zusätzlich Pipeline, Lead-Tracking, Automatisierungen. Sinnvoll, sobald du aktiv Neukunden akquirierst oder im Team verkaufst.
- Kundenverwaltung in der Rechnungssoftware — Kundendaten direkt dort, wo du ohnehin Rechnungen und Angebote schreibst, ohne zusätzliches Tool.
Welche Kundenverwaltung-Apps gibt es 2026?
Die folgende Tabelle zeigt eine Auswahl gängiger Tools für den deutschsprachigen Raum — von kostenlosen Einsteiger-Lösungen bis zu spezialisierter österreichischer Software:
| Tool | Kernfunktion | Preis ab | Kostenlose Version | Zielgruppe |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | Kontakte & Deals, große Free-Version | ab 20 €/Monat (Jahresabrechnung) | Ja, bis 2 Nutzer | Einsteiger, wachsende Teams |
| Pipedrive | Visuelle Vertriebs-Pipeline | ab 14 €/Nutzer/Monat | Nein (14 Tage Testphase) | Vertriebslastige EPU/KMU |
| Zoho CRM | Umfangreiches CRM-Ökosystem | ab ca. 20 €/Nutzer/Monat (regional unterschiedlich) | Ja, bis 3 Nutzer | Wachsende Teams, E-Commerce |
| monday.com CRM | Anpassbare Boards, Kunden + Projekte | ab 18 €/Nutzer/Monat | Nein (14 Tage Testphase) | Agenturen, Berater |
| Bitrix24 | CRM, Telefonie, Kanban | ab 49 €/Monat (bis 5 Nutzer) | Ja, unbegrenzt Nutzer | Kleinstteams mit Budget-Fokus |
| CentralStationCRM | Einfaches CRM, Server in Deutschland | ab 24 €/Monat netto (3 Nutzer) | Ja, bis 3 Nutzer / 200 Kontakte | Kleine Teams, DSGVO-Fokus |
| sevdesk (Kundenverwaltung inklusive) | Kontakte direkt in der Buchhaltungssoftware | ab 13,90 €/Monat netto | Stark eingeschränkt (3 Belege/Monat) | EPU, die Rechnung + Kontakte kombinieren wollen |
| BMD CRM-Modul | AT-Buchhaltungsintegration, AT-Serverstandort | Preis auf Anfrage | Nein | Größere KMU mit Steuerberater-Anbindung |
Preise laut Anbieter-Website, Stand August 2026, netto und ohne aktuelle Rabattaktionen. Aktuelle Konditionen bitte direkt beim jeweiligen Anbieter prüfen.
HubSpot CRM
Die kostenlose Version von HubSpot CRM verwaltet bis zu 1.000 Kontakte ohne zeitliches Limit — für viele EPU reicht das dauerhaft. Der Nachteil: Zusatzfunktionen wie Marketing-Automatisierung kosten schnell deutlich mehr.
Pipedrive
Pipedrive ist auf den Vertriebsprozess zugeschnitten — Leads wandern sichtbar durch die Pipeline bis zum Abschluss. Sinnvoll, wenn du aktiv verkaufst und den Überblick über offene Chancen brauchst, weniger, wenn du nur Bestandskunden verwalten willst.
CentralStationCRM
Bewusst reduziert auf das Wesentliche: Kontakte, Notizen, Wiedervorlagen. Server in Deutschland, dadurch für viele Betriebe ein einfacherer Weg zur DSGVO-Konformität als bei US-Anbietern.
sevdesk — Kundenverwaltung inklusive
Wenn du ohnehin eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware nutzt, ist eine zusätzliche CRM-App oft unnötig — die Kundendaten liegen dort schon, direkt verknüpft mit Rechnungen und Angeboten.
Bitrix24
Der großzügigste kostenlose Tarif am Markt (unbegrenzt Nutzer), dafür ein Interface, das sich für reine Kundenverwaltung schnell überladen anfühlt.
Welches Tool passt zu dir?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Solo-EPU, nur Kontaktdaten + Notizen | Kostenlose Version von HubSpot CRM oder CentralStationCRM |
| Du schreibst ohnehin regelmäßig Rechnungen | Kundenverwaltung direkt in der Rechnungssoftware statt Extra-Tool |
| Aktiver Vertrieb, viele Leads gleichzeitig | Pipedrive oder monday.com CRM |
| Team wächst, Budget vorhanden | Zoho CRM oder Bitrix24 |
| Enge Anbindung an österreichische Steuerberatung | BMD CRM-Modul |
Worauf musst du bei Kundenverwaltung-Software in Österreich achten?
Kundendaten sind personenbezogene Daten — die DSGVO gilt für jede Kundenverwaltung-App, egal wie klein dein Betrieb ist. Drei Punkte sind besonders wichtig:
- Serverstandort — Anbieter mit Servern in der EU (z. B. CentralStationCRM, BMD) machen den Nachweis der DSGVO-Konformität oft einfacher als US-Anbieter mit Standardvertragsklauseln.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) — muss mit jedem CRM-Anbieter abgeschlossen werden, bei dem Kundendaten verarbeitet werden.
- Aufbewahrungsfristen — geschäftliche Unterlagen mit Kundenbezug (z. B. Rechnungen) müssen in Österreich 7 Jahre aufbewahrt werden (§ 132 BAO). Reine Marketing-Notizen unterliegen dagegen dem DSGVO-Grundsatz der Datenminimierung — nicht länger speichern als nötig.
Der Digitalisierungsgrad bei österreichischen KMU zeigt noch Luft nach oben: 73 % der heimischen Klein- und Mittelbetriebe erreichen eine grundlegende digitale Intensität, der EU-Schnitt liegt bei 71 % (KMU im Fokus 2025, BMWET/KMU Forschung Austria). Gerade bei Data Analytics — dem Bereich, in den auch systematische Kundenverwaltung fällt — nutzen erst 25 % der österreichischen KMU entsprechende Werkzeuge, EU-weit sind es 39 %. Wer 2026 von der Zettelwirtschaft auf eine App umsteigt, ist damit keineswegs spät dran.
Viele everbill-Nutzer verzichten bewusst auf eine separate CRM-App: Die Kundendaten liegen ohnehin in der Rechnungssoftware, sobald ein Angebot oder eine Rechnung geschrieben wird — ein zusätzliches Tool mit eigenem Login und eigener Datenpflege entfällt.
Kundendaten und Rechnungen in einem Tool
everbill speichert Kontakte, Kundendaten und Lieferanten direkt dort, wo du auch deine Rechnungen und Angebote schreibst — ohne separates CRM.
Häufige Fragen zur Kundenverwaltung
Was ist der Unterschied zwischen Kundenverwaltung und CRM?
Kundenverwaltung speichert Kontaktdaten und Notizen. Ein CRM bildet zusätzlich den Vertriebsprozess ab, etwa Leads und eine Verkaufs-Pipeline.
Reicht Excel für die Kundenverwaltung als EPU?
Bis etwa 20 bis 30 Kunden ist eine gepflegte Excel- oder Google-Tabelle meist ausreichend. Danach wird sie fehleranfällig und es fehlt an Automatisierung wie Wiedervorlagen oder Erinnerungen.
Welche Kundenverwaltung-App ist kostenlos?
HubSpot CRM (bis 2 Nutzer, 1.000 Kontakte), Zoho CRM (bis 3 Nutzer) und Bitrix24 (unbegrenzt Nutzer im Free-Tarif) bieten dauerhaft kostenlose Versionen an.
Ab wann lohnt sich ein eigenes CRM statt der Kundenverwaltung in der Rechnungssoftware?
Sobald du aktiv Leads akquirierst, eine Vertriebs-Pipeline brauchst oder im Team an denselben Kontakten arbeitest, lohnt sich ein dediziertes CRM. Für die reine Verwaltung von Bestandskunden reicht meist weniger.
Ist eine Kundenverwaltung-App DSGVO-konform?
Das hängt vom Anbieter ab. Achte auf den Serverstandort (EU-Anbieter erleichtern den Nachweis) und darauf, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) angeboten wird.
Wie lange müssen Kundendaten in Österreich aufbewahrt werden?
Geschäftliche Unterlagen mit Kundenbezug, etwa Rechnungen, müssen laut § 132 BAO 7 Jahre aufbewahrt werden. Reine Marketing-Notizen ohne geschäftlichen Beleg unterliegen stattdessen dem DSGVO-Grundsatz der Datenminimierung.
Kann ich meine bestehende Excel-Kundenliste importieren?
Ja, praktisch alle gängigen Tools bieten einen CSV-Import für bestehende Kontaktlisten an.
Was kostet Kundenverwaltung für eine einzelne Person?
Für Solo-Selbstständige deckt meist schon ein kostenloser Tarif (HubSpot, Zoho) oder eine in der Rechnungssoftware bereits enthaltene Kundenverwaltung den Bedarf ab.
Weiterführende Artikel
- Kundenverwaltung online vs. offline: Lohnt sich Software?
- Rechnungssoftware für Österreich im Überblick
- Kunden online verwalten: Anleitung für den Einstieg
Stand: August 2026. Quellen: KMU im Fokus 2025 (BMWET/KMU Forschung Austria), BAO (RIS), Anbieter-Preisseiten.
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