Kundenverwaltung online vs. offline

Kundenverwaltung online vs. offline: Worauf sollten Sie bei der Verwaltung Ihrer Kunden achten? Welche ist die beste Lösung? Wir zeigen’s Ihnen!

Sie haben einige Kunden in Ihrem Portfolio und dadurch einen breiten Kundenstamm? Sie wollen wissen, wie Sie Ihre Kunden am besten ordnen und verwalten können? Sollten Sie dies lieber online tun, oder doch auf die händische Variante vertrauen?

Hier lesen Sie:

  • Die Vorteile von Kundenverwaltung online.
  • Die Gegenüberstellung von der Online- und Offline-Kundenverwaltung.
  • Tipps, wie Sie Ihre Kunden am effizientesten verwalten können.

Alles eine Frage der Ordnung

Als Selbständiger werden Sie, egal, in welcher Geschäftssparte Sie tätig sind, nicht um eine organisierte Kundenverwaltung rumkommen. Dabei ist es immer wieder haarsträubend, wie wenig einige Selbständige auf ein gutes System achten. Eine Nummer im Handy, eine Email-Adresse im Verteiler oder eine Visitenkarte in der Schreibtischschublade bilden für viele den Grundstein Ihrer Kundenkommunikation. Eine Excel-Liste ist oftmals schon das höchste der Gefühle. Dabei gibt es mittlerweile einige ausgeklügelte Software-Anbieter, die Ihnen diese Arbeit abnehmen und die Kundenverwaltung online erheblich vereinfachen.

Kundenverwaltung online – die Vorteile auf einen Blick.

Vorteile Nähere Erklärung
Ordnung und Übersicht Eine Software gibt Ihnen einen Überblick, über all Ihre Kunden. Sie können diesen Aufträge zuweisen und haben sämtliche Abwicklungen im Blick.
Kundenstamm einfach erweiterbar Ein neuer Kunde ist in Sekundenschnelle angelegt und erfasst. So ist er für spätere Zwecke sicher gespeichert.
Kundenrabatte schnell individuell einstellen Ein langjähriger Kunde will für seine Treue belohnt werden. Durch eine Kundenverwaltungs-Software können Sie Ihren Kunden ganz einfach individuelle Rabatte zuordnen.
Finanzen im Überblick Welcher Kunde bringt am meisten Umsatz? Welcher hat noch eine offene Rechnung? Sehen Sie alle finanziellen Informationen auf einen Blick.
Rundum betreut Selten bietet eine Software eine reine Kundenverwaltung an. Die meisten koppeln diese, wie vorhin bereits erwähnt, an eine CRM- oder ERP-Software und somit an ein durchdachtes Rechnungs- bzw. Mahnungssystem.
Kompetent beraten Durch eine Software wird Ihnen ein kompetenter Support zur Seite gestellt. Bei Fragen oder Anliegen haben Sie also stets einen Ansprechpartner.
Bessere Kommunikation mit Ihren Kunden Gespeicherte Kontaktdaten sowie eine komplette Auftragsübersicht erleichtern die Kommunikation mit Ihren Kunden erheblich. Sie haben sämtliche Daten auf Knopfdruck abrufbar und müssen nicht mehr unnötig in Ihren Notizen kramen.

Fazit:

Ihre Kundendaten werden sicher und online gespeichert. Sie können diese Daten also von überall abrufen und haben einen gesicherten Zugang dazu. Sie wissen also immer genau, wann welcher Auftrag erfüllt worden ist, wie viel Zeit und Kosten mit diesem verbunden waren und welcher Kunde Ihnen am meisten Umsatz gebracht hat. Sie können sich im Austausch mit Ihren Kunden stets auf fundierte Zahlen stützen und sich zu jedem Auftrag Notizen eintragen sowie Ihren Kunden eigene Rabatte zuordnen. Darüber hinaus können Sie Ihre Kunden mit einer durchsichtigen Unternehmens- bzw. Rechnungspolitik beeindrucken und so für noch mehr Vertrauen im Verkaufsprozess sorgen.

Dennoch sollten Sie sich stets darüber im Klaren sein, dass auch eine Online-Kundenverwaltung Zeit und Aufwand bedeutet. Die Arbeit macht sich nicht von allein. Allerdings fällt diese durch automatisierte Listen und Vorlagen erheblich leichter und geht viel schneller vonstatten.

Kunden manuell verwalten.

Im Gegensatz zu einer Kundenverwaltungssoftware fällt die manuelle Kunden-Ordnung ein wenig sperriger – dennoch hat Sie auch Ihre Vorteile:

Vorteile Nähere Erklärung
Niedrigere Kosten Eine Software kostet Geld. Zumeist um die 10 – 15 Euro im Monat – je nach Umfang der Features. Diese laufenden Kosten würden bei einer manuellen Verwaltung wegfallen.
Jeder Kunde seinen Ordner Egal ob in einer Excel-Liste oder anderen Offline-Programmen. Jeder Kunde sollte in Ihrem Kundensystem seinen eigenen Platz haben. Sowohl im Computer, als auch im Ringordner. Etwaige schnelle Randnotizen, einen Auftrag oder Kunden betreffend, können einfach eingeordnet werden und müssen nicht abgetippt werden.
IT-Muffel Wenn Sie ein IT-Muffel sind, macht ein Online-Kundenverwaltung natürlich keinen Sinn. Das ständige Sitzen vorm Computer nervt Sie? Dann lassen Sie es und verbringen Sie wirklich nur so viel Zeit vorm PC, wie Sie wirklich brauchen.
Sicherheit Viele Personen haben Sorge um die Sicherheit der Daten. Das Internet ist und bleibt für viele ein Mysterium, weswegen man auch so wenig Daten wie möglich online speichern möchte.

Fazit:

Bei einer Offline-Kundenverwaltung müssen Sie natürlich ein Stück weit konsequenter sein und alle Daten aufschreiben oder abtippen und in Ordnern ablegen, dafür haben Sie diese tatsächlich „griffbereit“ und sicher in Ihrem Büro verwart. Auch wenn Sie denken, dass eine Software zu viel digitaler Aufwand für Sie wäre, sollten Sie sich zumindest Zeit lassen und einen Umstieg auf eine Online-Kundenverwaltung gut planen.

Kunden effizient verwalten – aber wie?

Was muss eine Kundenverwaltungssoftware können? Auf diese Features sollten Sie achten:

  • Sichere und einfache Kundenverwaltung
  • Perfekt organisierter Auftrags-Workflow
  • Super einfaches Auftrags- und Kundenmanagement
  • Individuelle Textvorlagen und Einbindung von anderen Programmen
  • Rechnungen, Mahnungen & Gutschriften – alles auf einen Blick
  • Umfangreiche Berichte und Statistiken

An diese Stelle sei ein wenig Eigenwerbung erlaubt: Mit unserer preisgekrönten Unternehmensverwaltungssoftware everbill verwalten Sie Ihre gesamte Firma effizient online. Sie können online Kunden anlegen, diese ordnen und ständig erweitern. Schreiben Sie kinderleicht Rechnungen und generieren automatisch Mahnungen, wenn ein Kunde nicht zahlt.
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Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik ist Creative Director im Bereich Content in der namhaften Agentur Blue Monkeys. Er ist Blogger, Buchautor, Marketer und angehender Psychotherapeut mit Schwerpunkt auf Unternehmensberatung. Seine Fachgebiete sind holistische Konzepte im Digitalbereich. Ob Suchmaschinenoptimierung, Social Media oder Ads - er will begeistern, nicht bloß verkaufen.

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