Wer in Österreich Bareinnahmen verbucht, braucht ein ordnungsgemäßes Kassenbuch — und ab bestimmten Umsatzgrenzen eine RKSV-konforme Registrierkasse. Die richtige Software erledigt beides: Kassenbuch führen und gesetzliche Aufzeichnungspflichten nach BAO § 131 erfüllen. Dieser Artikel zeigt, welche Lösungen es 2026 in Österreich gibt und worauf du achten musst.
Hinweis: In Österreich wird häufig auch Kassabuch statt Kassenbuch geschrieben — gemeint ist dasselbe.
Kassenbuch in Österreich: Wer muss es führen?
In Österreich ist die Kassenbuchpflicht an die Aufzeichnungspflichten der Bundesabgabenordnung (BAO) geknüpft — nicht an die deutsche GoBD. Die wichtigsten Regeln:
- Betriebe mit Bareinnahmen müssen einzeln aufzeichnen (BAO § 131 Abs. 1 Z 2)
- Registrierkassenpflicht ab 15.000 EUR Jahresumsatz UND 7.500 EUR Barumsatz (RKSV)
- Belegerteilungspflicht ab dem ersten Barumsatz — jeder Kunde hat Anspruch auf einen Beleg
- Einnahmen-Ausgaben-Rechner (unter 700.000 EUR Umsatz): vereinfachte Aufzeichnung, aber Kassenbuch bei Bareinnahmen trotzdem Pflicht
Wichtig: Seit 2016 gilt die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Elektronische Kassensysteme müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (Signaturerstellungseinheit) ausgestattet sein und beim FinanzOnline registriert werden.
Was muss eine Kassenbuch-Software in Österreich können?
Anders als in Deutschland (GoBD, KassenSichV) gelten in Österreich eigene gesetzliche Anforderungen. Eine gute Kassenbuch-Software für Österreich muss:
| Anforderung | Gesetzliche Grundlage | Was die Software leisten muss |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung | BAO § 131 | Jede Bareinnahme und -ausgabe einzeln erfassen |
| Unveränderbarkeit | BAO § 131 Abs. 3 | Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein |
| RKSV-Konformität | RKSV 2015 | Signaturerstellungseinheit, QR-Code auf Beleg |
| Belegerteilung | BAO § 132a | Automatische Belegerstellung mit Pflichtangaben |
| Datenexport | BAO § 131 | Export für Betriebsprüfung (DEP = Datenerfassungsprotokoll) |
| USt-Sätze AT | UStG 1994 | 20 %, 10 %, 13 % korrekt abbilden |
Kassenbuch-Software Österreich: 5 Lösungen im Vergleich 2026
| Software | RKSV | Kassenbuch | E/A-Rechnung | BMD/RZL-Export | Preis ab |
|---|---|---|---|---|---|
| everbill | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Erfassung | ✅ Ja | 15 EUR/Monat |
| FreeFinance | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nein | 0 EUR (Basis) |
| Registrierkasse.at | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nein | ❌ Nein | 29 EUR/Monat |
| kalkül (ProSaldo) | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Ja | 19 EUR/Monat |
| ready2order | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nein | ❌ Nein | 29 EUR/Monat |
Warum everbill? everbill kombiniert RKSV-konforme Registrierkasse mit Rechnungserstellung, Belegerfassung und BMD/RZL-Export — alles in einer Lösung. Dein Steuerberater bekommt die Daten im richtigen Format, ohne manuelles Abtippen.
Kassenbuch führen: Excel vs. Software
Viele Unternehmer starten mit einer Excel-Vorlage fürs Kassenbuch. Das funktioniert bei wenigen Belegen — stößt aber schnell an Grenzen:
| Kriterium | Excel | Kassenbuch-Software |
|---|---|---|
| RKSV-konform | ❌ Nein — keine Signatur möglich | ✅ Automatisch |
| Belegerstellung | ❌ Manuell | ✅ Automatisch mit QR-Code |
| Unveränderbarkeit | ❌ Jede Zelle editierbar | ✅ Protokolliert |
| Betriebsprüfung | ⚠️ Problematisch — kein DEP | ✅ DEP-Export |
| Zeitaufwand | Hoch (manuelle Eingabe) | Gering (automatisiert) |
| Fehlerquote | Hoch (Formelfehler) | Gering |
Fazit: Excel reicht für die allerersten Monate — sobald du die Registrierkassenpflicht erreichst (15.000 EUR Umsatz + 7.500 EUR bar), brauchst du ohnehin eine RKSV-konforme Software.
Kassenbuch richtig führen: 5 Tipps für Österreich
- Täglich abschließen: Bareinnahmen und -ausgaben müssen zeitnah erfasst werden (BAO: spätestens am Folgetag)
- Keine Lücken: Jeder Geschäftsvorfall bekommt eine fortlaufende Nummer
- Privatentnahmen trennen: Entnahmen aus der Kasse separat dokumentieren
- Kassenbestand prüfen: Soll-Bestand (laut Buch) = Ist-Bestand (tatsächliches Bargeld) — Kassasturz regelmäßig durchführen
- Belege aufbewahren: 7 Jahre Aufbewahrungspflicht in Österreich (BAO § 132)
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Häufige Fragen
Muss ich in Österreich ein Kassenbuch führen?
Ja, wenn du Bareinnahmen hast. Die BAO § 131 verlangt die Einzelaufzeichnung aller Bargeschäfte. Ab 15.000 EUR Jahresumsatz und 7.500 EUR Barumsatz gilt zusätzlich die Registrierkassenpflicht (RKSV).
Reicht eine Excel-Vorlage als Kassenbuch?
Nur eingeschränkt. Excel erfüllt nicht die Unveränderbarkeits-Anforderung der BAO und ist nicht RKSV-konform. Für die Betriebsprüfung brauchst du ein Datenerfassungsprotokoll (DEP), das Excel nicht liefern kann.
Was kostet Kassenbuch-Software in Österreich?
Die Preise beginnen bei 0 EUR (FreeFinance Basis) und gehen bis ca. 30 EUR/Monat für Komplettlösungen mit Registrierkasse. everbill bietet Kassenbuch + RKSV-Registrierkasse + Rechnungserstellung ab 15 EUR/Monat.
Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Registrierkasse?
Das Kassenbuch dokumentiert alle Barbewegungen (Einnahmen, Ausgaben, Privatentnahmen). Die Registrierkasse erstellt den Beleg beim Verkauf und signiert ihn per RKSV. Beides ergänzt sich — die Registrierkasse erzeugt die Belege, das Kassenbuch fasst sie zusammen.
Welche Strafen drohen bei fehlendem Kassenbuch?
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen. Das führt in der Regel zu Nachzahlungen. Bei fehlender Registrierkasse drohen Strafen bis 5.000 EUR pro Verstoß.
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