Ein Geschäftsbrief in Österreich muss laut § 14 UGB bestimmte Pflichtangaben enthalten — Firmenname, Rechtsform, Firmenbuchnummer und Sitz. Das gilt seit dem Handelsrechts-Änderungsgesetz auch für E-Mails und Websites. Fehlen Angaben, drohen Zwangsstrafen bis 3.600 EUR vom Firmenbuchgericht. Hier findest du alle Pflichtangaben nach Rechtsform, eine Word-Anleitung und eine kostenlose Briefkopf-Vorlage zum Download.
Welche Pflichtangaben muss ein Geschäftsbrief in Österreich haben?
Die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und Websites regelt § 14 UGB für alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen:
| Pflichtangabe | Beispiel | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Firma (exakt laut Firmenbuch) | Mustermann GmbH | § 14 Abs. 1 UGB |
| Rechtsform | GmbH, e.U., OG, KG, AG | § 14 Abs. 1 UGB |
| Sitz (laut Firmenbuch) | 1010 Wien | § 14 Abs. 1 UGB |
| Firmenbuchnummer | FN 123456 x | § 14 Abs. 1 UGB |
| Firmenbuchgericht | Handelsgericht Wien | § 14 Abs. 1 UGB |
| Hinweis auf Liquidation (falls zutreffend) | „in Liquidation“ | § 14 Abs. 1 UGB |
Zusätzliche Pflichtangaben je Rechtsform
| Rechtsform | Zusatzangabe |
|---|---|
| Einzelunternehmen (e.U.) | Vor- und Zuname des Inhabers, falls von der Firma abweichend |
| GmbH / AG | Bei Kapitalangaben: Stamm-/Grundkapital + ggf. ausstehende Einlagen |
| OG / KG | Falls kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist: dessen Angaben |
| Genossenschaft | Art der Haftung (beschränkt/unbeschränkt) |
| Zweigniederlassung | Daten der Hauptniederlassung + Zweigniederlassung |
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Gilt eine E-Mail-Signatur als Geschäftsbrief?
Ja — vollumfänglich. Seit dem Handelsrechts-Änderungsgesetz gilt § 14 UGB für Geschäftsbriefe „in welcher Form auch immer“. Geschäftliche E-Mails sind damit explizit erfasst. Deine E-Mail-Signatur muss dieselben Pflichtangaben wie ein Papierbriefkopf enthalten:
- Firma (exakt laut Firmenbuch)
- Rechtsform
- Sitz, Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht
Ausnahme: Private oder rein interne E-Mails sind nicht betroffen. Aber: Jede geschäftliche E-Mail an Kunden, Lieferanten oder Partner braucht die vollständige Signatur.
Welche Strafen drohen bei fehlenden Angaben?
Fehlen Pflichtangaben auf deinen Geschäftsbriefen, kann das Firmenbuchgericht eine Zwangsstrafe bis zu 3.600 EUR verhängen (§ 14 Abs. 5 UGB i.V.m. § 24 FBG). Wiederholte Strafen sind möglich, wenn du die Angaben nicht korrigierst.
| Verstoß | Konsequenz |
|---|---|
| Fehlende Firmenbuchnummer | Zwangsstrafe bis 3.600 EUR |
| Falsche/veraltete Firmenbezeichnung | Zwangsstrafe + Abmahnrisiko |
| E-Mail ohne Impressum | Zwangsstrafe + ggf. ECG-Verwaltungsstrafe |
| Website ohne vollständiges Impressum | Bis 3.000 EUR (§ 26 ECG) + Zwangsstrafe (UGB) |
Briefkopf für Kleinunternehmer ohne Firmenbucheintrag
Ein Firmenbucheintrag ist erst ab 700.000 EUR Nettojahresumsatz Pflicht (§ 189 UGB). Wenn du darunter liegst:
- § 14 UGB greift nicht — du brauchst keine Firmenbuchnummer oder Firmenbuchgericht
- Stattdessen gelten die Pflichtangaben nach Gewerbeordnung (GewO): Name des Unternehmers + Standort der Gewerbeberechtigung
- Ein Fantasiename ohne Firmenbucheintrag ist keine rechtsgültige „Firma“
- UID-Nummer: auf Geschäftsbriefen freiwillig, auf Rechnungen ab 400 EUR Pflicht (§ 11 UStG)
Empfehlung: Auch als Kleinunternehmer solltest du UID-Nummer (falls vorhanden), Telefon, E-Mail und Bankverbindung im Briefkopf aufnehmen — das wirkt professionell und erleichtert die Zusammenarbeit.
GmbH in Gründung — was muss auf den Briefkopf?
Vor der Firmenbucheintragung existiert keine GmbH im rechtlichen Sinn. Du darfst nicht „GmbH“ verwenden, sondern:
- Zulässig: „[Name] in Gründung“ oder „GesbR“
- Namen aller Gesellschafter + Adresse angeben
- Erst nach erfolgter Eintragung: vollständige GmbH-Pflichtangaben nach § 14 UGB
Briefkopf in Word erstellen — Schritt für Schritt
So erstellst du einen professionellen Briefkopf in Microsoft Word, der den österreichischen Normen entspricht:
- Kopfzeile einfügen: Einfügen → Kopfzeile → Leer. Hier kommt dein Logo und Firmenname.
- Fußzeile für Pflichtangaben: Einfügen → Fußzeile. Schriftgröße 9 pt. Format:
Firma | FN XXXXXX x | HG Wien | Sitz: Musterstraße 1, 1010 Wien - Adressfeld: Max. 8,5 cm breit (passend für DIN C6-Fensterkuvert). ÖNORM A 1080 empfiehlt max. 9 Zeilen für Absender + Empfänger.
- Betreff: Unter dem Datum, darf fett oder 13–14 pt sein. Nie mit „Betreff:“ beginnen.
- Schriftart: Arial oder Times New Roman (keine Vorschrift in AT, aber bewährter Standard). Fließtext: 12 pt, Fußzeile: 9 pt.
ÖNORM A 1080: Die österreichische Norm für Schriftverkehr ist eine Empfehlung, kein Gesetz — aber der branchenübliche Standard für professionelle Korrespondenz.
Website-Impressum: Drei Gesetze gleichzeitig erfüllen
Für deine Unternehmenswebsite greifen in Österreich drei Gesetze kumulativ:
| Gesetz | Pflichtangaben | Strafrahmen |
|---|---|---|
| § 14 UGB | Firma, FN, Sitz, Gericht, Rechtsform | Bis 3.600 EUR (Zwangsstrafe) |
| § 5 ECG | Name/Firma, Adresse, E-Mail, UID (falls vorhanden), Aufsichtsbehörde | Bis 3.000 EUR (§ 26 ECG) |
| § 25 Mediengesetz | Medieninhaber, vertretungsbefugte Organe, Blattlinie | Verwaltungsstrafe |
Häufigster Fehler: Nur eines der drei Gesetze im Impressum berücksichtigen. Prüfe dein Impressum gegen alle drei Anforderungen.
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Häufige Fragen zum Briefkopf und Geschäftsbrief
Welche Pflichtangaben muss ein Geschäftsbrief in Österreich haben?
Laut § 14 UGB: Firma (exakt laut Firmenbuch), Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Bei GmbH/AG zusätzlich Stamm-/Grundkapital, falls im Brief erwähnt.
Gilt eine E-Mail-Signatur als Geschäftsbrief?
Ja — seit dem Handelsrechts-Änderungsgesetz gilt § 14 UGB für Geschäftsbriefe „in welcher Form auch immer“. Geschäftliche E-Mails brauchen dieselben Pflichtangaben wie ein Papierbrief.
Was passiert, wenn Pflichtangaben auf dem Briefkopf fehlen?
Das Firmenbuchgericht kann Zwangsstrafen bis 3.600 EUR verhängen (§ 14 Abs. 5 UGB i.V.m. § 24 FBG). Wiederholte Strafen sind möglich, wenn die Angaben nicht korrigiert werden.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Firmenbuchnummer auf dem Briefkopf?
Nein — ein Firmenbucheintrag ist erst ab 700.000 EUR Nettojahresumsatz Pflicht (§ 189 UGB). Ohne Eintrag gelten nur die Pflichtangaben der Gewerbeordnung: Name und Standort der Gewerbeberechtigung.
Muss die UID-Nummer auf den Geschäftsbrief?
Auf dem Geschäftsbrief ist die UID-Nummer freiwillig. Auf Rechnungen ab 400 EUR ist sie Pflicht (§ 11 UStG). Empfehlung: UID freiwillig im Briefkopf aufnehmen — wirkt professionell.
Was muss auf den Briefkopf einer GmbH in Gründung?
Vor der Firmenbucheintragung darf nicht „GmbH“ verwendet werden. Zulässig: „[Name] in Gründung“ oder „GesbR“ mit Namen aller Gesellschafter und Adresse. Erst nach Eintragung gelten die vollen GmbH-Pflichtangaben.
Wie erstelle ich einen Briefkopf in Word?
Einfügen → Kopfzeile für Logo/Firmenname, Fußzeile für Pflichtangaben (9 pt). Adressfeld max. 8,5 cm breit für Fensterkuvert. Schrift: Arial oder Times New Roman, 12 pt. Die ÖNORM A 1080 gibt den österreichischen Standard vor.
Welche Angaben braucht ein Website-Impressum in Österreich?
Drei Gesetze kumulativ: § 14 UGB (Firma, FN, Sitz), § 5 ECG (Name, Adresse, E-Mail, UID), § 25 Mediengesetz (Medieninhaber, Blattlinie). Strafrahmen: UGB bis 3.600 EUR, ECG bis 3.000 EUR.
Unterschied Geschäftsbrief vs. Privatbrief — was muss drauf?
Ein Privatbrief hat keine gesetzlichen Pflichtangaben. Ein Geschäftsbrief unterliegt § 14 UGB (Firmenbuch-Pflichtangaben) und ggf. der Gewerbeordnung. Die Unterscheidung ist der geschäftliche Charakter des Schreibens.
Muss ich den Briefkopf nach einer Umfirmierung sofort ändern?
Ja — nach einer Firmenbuchänderung (Umfirmierung, Sitzverlegung, neue Rechtsform) müssen alle Geschäftsbriefe, E-Mail-Signaturen und die Website sofort aktualisiert werden. Veraltete Angaben können Zwangsstrafen auslösen.
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