Belegpflicht Österreich 2026: Aufbewahrung, Fristen + digital vs. Papier

Die Belegpflicht verpflichtet alle Unternehmer in Österreich, jeden Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachzuweisen und diesen 7 Jahre aufzubewahren. Rechtsgrundlage ist § 131 BAO (Bundesabgabenordnung). Seit 1. Jänner 2016 gilt zusätzlich die Belegerteilungspflicht — du musst deinen Kunden bei Barzahlungen einen Beleg aushändigen.

Was ist die Belegpflicht?

Die Belegpflicht bedeutet: Für jede geschäftliche Transaktion muss ein nachvollziehbarer Beleg existieren. Das gilt für Einnahmen und Ausgaben gleichermaßen. Die Bundesabgabenordnung (BAO § 131) schreibt vor:

• Keine Buchung ohne Beleg — jeder Eintrag in der Buchhaltung braucht einen zugehörigen Beleg
• Chronologische, vollständige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle
• Nachvollziehbarkeit — ein sachverständiger Dritter muss die Aufzeichnungen prüfen können
• Unveränderbarkeit — nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein

Welche Belegarten gibt es?

In der österreichischen Buchhaltungspraxis unterscheidet man folgende Belegarten:

Belegart	Beispiele	Aufbewahrung
Ausgangsrechnungen	Rechnungen an Kunden, Gutschriften	7 Jahre
Eingangsrechnungen	Rechnungen von Lieferanten	7 Jahre
Kassabelege	Registrierkassenbon, Handkassa-Beleg	7 Jahre
Bankbelege	Kontoauszüge, Überweisungsbelege	7 Jahre
Lohn- und Gehaltsbelege	Lohnzettel, SV-Meldungen	7 Jahre
Reisekostenabrechnungen	Fahrtenbuch, Hotelrechnungen, Diäten	7 Jahre
Verträge	Mietverträge, Leasingverträge, Darlehen	7 Jahre ab Vertragsende
Eigenbelege	Wenn Originalbeleg fehlt (z. B. Trinkgeld, Parkuhr)	7 Jahre

Tipp: Eigenbelege sind erlaubt, sollten aber die Ausnahme sein. Notiere Datum, Betrag, Zweck und unterschreibe den Beleg.

Die 7-jährige Aufbewahrungspflicht

Laut § 132 BAO müssen Belege, Bücher und Aufzeichnungen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.

Verlängerung der Aufbewahrungsfrist

In bestimmten Fällen verlängert sich die Frist:

• Grundstücke und Gebäude: 22 Jahre (wegen Vorsteuerberichtigung gemäß § 12 Abs. 10 UStG)
• Laufende Verfahren: Solange ein Abgabenverfahren oder Rechtsmittelverfahren anhängig ist
• Förderungen: Oft 10 Jahre oder länger, je nach Förderrichtlinie

Digital vs. Papier: Was akzeptiert das Finanzamt?

Seit der BAO-Reform 2020 akzeptiert das österreichische Finanzamt digitale Belege gleichwertig zu Papierbelegen — wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Anforderung	Papier	Digital
Lesbarkeit	Original muss lesbar bleiben	Jederzeit am Bildschirm lesbar + druckbar
Unveränderbarkeit	Keine Überklebungen, Radierungen	Revisionssichere Speicherung (z. B. PDF/A)
Vollständigkeit	Alle Belege vorhanden	Alle Belege digitalisiert und zugeordnet
Ordnung	Chronologisch abgelegt	Suchbar und systematisch gespeichert
Zeitnah	Zeitnah abgelegt	Zeitnah erfasst und gespeichert

Wichtig: Wer Papierbelege digitalisiert und danach vernichtet, muss sicherstellen, dass die Scan-Qualität ausreicht und die Zuordnung zum Geschäftsvorfall erhalten bleibt. Thermobelege (z. B. Kassenbons) solltest du sofort scannen, da die Schrift mit der Zeit verblasst.

Belegerteilungspflicht seit 2016

Seit dem 1. Jänner 2016 gilt in Österreich die Belegerteilungspflicht: Bei Barzahlungen (und bargeldähnlichen Zahlungen wie Bankomat, Kreditkarte) muss der Unternehmer dem Kunden einen Beleg übergeben. Der Kunde muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitführen.

Die Belegerteilungspflicht hängt eng mit der Registrierkassenpflicht zusammen. Wer einen Jahresumsatz von mehr als 15.000 EUR erzielt und davon mehr als 7.500 EUR in bar vereinnahmt, braucht eine RKSV-konforme Registrierkasse.

Was muss auf dem Beleg stehen?

• Bezeichnung des leistenden Unternehmers
• Fortlaufende Nummer (bei Registrierkassenpflicht: Kassenbeleg-Nummer)
• Datum der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware/Leistung
• Betrag der Barzahlung
• Bei Registrierkassenpflicht: maschinenlesbarer Code (QR-Code)

Was passiert bei Verstößen?

Die Konsequenzen bei Verletzung der Belegpflicht sind empfindlich:

• Schätzungsbescheid: Fehlen Belege, darf das Finanzamt Einnahmen und Gewinne schätzen — meist zu deinem Nachteil (§ 184 BAO)
• Finanzordnungswidrigkeit: Vorsätzliches Nicht-Führen von Aufzeichnungen kann mit Geldstrafen bis zu 5.000 EUR bestraft werden
• Abgabenhinterziehung: Systematisches Verheimlichen von Belegen kann als Finanzvergehen gewertet werden
• Belegerteilungspflicht: Verstöße werden bei Finanzpolizei-Kontrollen festgestellt und können zu Nachschauen und Strafen führen

Belegpflicht: Österreich vs. Deutschland

Merkmal	Österreich (BAO)	Deutschland (GoBD)
Rechtsgrundlage	BAO § 131, § 132	GoBD (BMF-Schreiben)
Aufbewahrungsfrist	7 Jahre	10 Jahre (Buchungsbelege), 6 Jahre (Geschäftsbriefe)
Digitale Belege	Gleichwertig seit BAO-Reform	Gleichwertig lt. GoBD
Belegerteilungspflicht	Seit 1.1.2016 bei Barzahlung	Seit 1.1.2020 (Belegausgabepflicht)
Registrierkasse	RKSV ab 15.000 EUR + 7.500 EUR bar	TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Eigenbelege	Erlaubt, als Ausnahme	Erlaubt, als Ausnahme

Achtung: Wer als österreichischer Unternehmer „GoBD-konform“ liest, sollte wissen: Das ist deutsches Recht. In Österreich gelten BAO und RKSV.

Häufige Fragen zur Belegpflicht

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

In Österreich beträgt die Aufbewahrungsfrist 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 132 BAO). Bei Grundstücken verlängert sich die Frist auf 22 Jahre wegen der Vorsteuerberichtigung.

Darf ich Papierbelege scannen und das Original wegwerfen?

Ja, seit der BAO-Reform akzeptiert das Finanzamt digitale Kopien — vorausgesetzt, die Scans sind vollständig, lesbar und revisionssicher gespeichert. Thermobelege solltest du sofort scannen, da die Schrift verblasst.

Was ist ein Eigenbeleg und wann darf ich ihn verwenden?

Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg, wenn der Originalbeleg fehlt — zum Beispiel bei Trinkgeld, Parkuhren oder Automaten. Er muss Datum, Betrag, Zweck und eine Unterschrift enthalten. Eigenbelege sollten die Ausnahme bleiben.

Brauche ich als Kleinunternehmer auch Belege?

Ja. Die Belegpflicht gilt für alle Unternehmer unabhängig von der Rechtsform oder dem Umsatz. Auch wer die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) nutzt und keine USt ausweist, muss Belege führen und aufbewahren.

Muss mein Kunde den Kassenbon mitnehmen?

Ja. Seit 2016 muss der Kunde den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitführen. In der Praxis wird das bei Konsumenten selten kontrolliert, aber bei Finanzpolizei-Kontrollen überprüft.

Was passiert, wenn mir Belege fehlen?

Fehlen Belege bei einer Betriebsprüfung, darf das Finanzamt die betroffenen Einnahmen oder Ausgaben schätzen (§ 184 BAO). Das fällt in der Regel zu deinem Nachteil aus. Systematisches Fehlen kann als Finanzordnungswidrigkeit gewertet werden.

Gilt die GoBD in Österreich?

Nein. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) ist deutsches Recht. In Österreich gelten die Bundesabgabenordnung (BAO) und die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Die Grundprinzipien (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit) sind ähnlich, aber die Details unterscheiden sich.

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