Registrierkassenpflicht 2026: Was du darüber wissen musst

Seit 2016 müssen alle Betriebe in Österreich mit einem Jahresumsatz über 15.000 EUR und Barumsätzen über 7.500 EUR eine elektronische Registrierkasse verwenden. Die gesetzliche Grundlage bildet § 131b der Bundesabgabenordnung (BAO) in Verbindung mit der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). In diesem Leitfaden erfährst du alles, was du über die Registrierkassenpflicht in Österreich wissen musst.

Was ist die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht verpflichtet österreichische Unternehmen, alle Barumsätze mit einer elektronischen Registrierkasse zu erfassen. Die Regelung verfolgt zwei Ziele:

• Manipulationsschutz: Durch die technische Sicherheitseinrichtung (SE) und die Verkettung der Belege ist eine nachträgliche Änderung der Umsätze nicht möglich.
• Transparenz: Das Finanzamt kann die Daten über FinanzOnline prüfen und bei Betriebsprüfungen direkt auf das Datenerfassungsprotokoll (DEP) zugreifen.

Wichtig: In Österreich heißt die technische Sicherheitseinrichtung SE — nicht „TSE“, wie sie in Deutschland genannt wird. Verwechsle die Begriffe nicht, wenn du dich informierst.

Wer braucht eine Registrierkasse?

Die Registrierkassenpflicht greift, wenn beide Schwellenwerte überschritten werden:

Kriterium	Schwellenwert
Jahresumsatz (gesamt)	über 15.000 EUR netto
Barumsätze (pro Jahr)	über 7.500 EUR netto

Achtung beim Barumsatz: Als Barzahlung gelten nicht nur Münzen und Scheine, sondern auch:

• Zahlung mit Bankomatkarte (Debitkarte)
• Zahlung mit Kreditkarte
• Einlösung von Gutscheinen und Bons
• Zahlung über mobile Zahlungssysteme (Apple Pay, Google Pay)

Nicht als Barumsatz gelten: Banküberweisungen, Lastschriften und Zahlungen über Online-Banking.

Wenn du die Schwellenwerte erst im laufenden Jahr überschreitest, hast du 4 Monate Zeit, eine Registrierkasse in Betrieb zu nehmen (§ 131b Abs 2 BAO).

Technische Anforderungen: RKSV und Sicherheitseinrichtung

Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung (SE) ausgestattet sein. Die RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) definiert die technischen Anforderungen:

Pflichtbestandteile der Registrierkasse

• Sicherheitseinrichtung (SE): Eine von A-Trust oder GlobalTrust zertifizierte Signatureinheit. Diese signiert jeden einzelnen Beleg kryptografisch.
• Verkettung der Belege: Jeder Beleg enthält einen Verweis auf den vorherigen — wie eine Blockchain. Manipulation eines Belegs würde die gesamte Kette brechen.
• QR-Code auf jedem Beleg: Enthält die signierte Prüfinformation. Kunden können den Code mit der BMF Belegcheck-App scannen.
• Datenerfassungsprotokoll (DEP): Alle Buchungen werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert.
• Startbeleg und Schlussbeleg: Bei Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme muss jeweils ein spezieller Beleg erstellt werden.

Zertifizierung

Die Sicherheitseinrichtung muss von einem vom BMF zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter stammen. In Österreich sind das derzeit vor allem A-Trust (a.sign) und GlobalTrust. Cloud-basierte Registrierkassen verwenden eine zentrale SE, die über das Internet angebunden ist — das ist rechtlich gleichwertig zu einer lokalen Signatureinheit.

Registrierkasse bei FinanzOnline anmelden

Jede Registrierkasse muss vor der erstmaligen Verwendung bei FinanzOnline registriert werden. So gehst du vor:

1. FinanzOnline-Zugang einrichten (falls noch nicht vorhanden).
2. Im Menü „Registrierkassen“ wählen.
3. Die Kassenidentifikationsnummer deiner Registrierkasse eingeben.
4. Die AES-256-Schlüssel der Sicherheitseinrichtung hinterlegen.
5. Den Startbeleg erstellen und den Betrag 0,00 EUR verbuchen.
6. Den QR-Code des Startbelegs mit der BMF Belegcheck-App prüfen — wenn „grün“, ist alles korrekt.

Jahresbeleg: Zum 31. Dezember jedes Jahres musst du einen Jahresbeleg (Nullbeleg) erstellen und bis zum 15. Februar des Folgejahres über FinanzOnline prüfen.

Was kostet eine Registrierkasse?

Die Kosten hängen davon ab, ob du eine Hardware-Kasse oder eine Cloud-Lösung wählst:

Lösung	Anschaffung	Laufende Kosten	Geeignet für
Hardware-Kasse	€ 300 – € 2.000	€ 10 – € 30/Monat (SE-Zertifikat)	Einzelhandel, Gastronomie mit festem Standort
Cloud-Registrierkasse	€ 0 (Software)	€ 15 – € 50/Monat (inkl. SE)	EPU, mobile Betriebe, kleine Geschäfte
Tablet/Smartphone-Lösung	€ 0 – € 500 (Hardware)	€ 15 – € 40/Monat	Marktstände, Food Trucks, Events

Praxis-Tipp: Wenn du bereits eine Rechnungssoftware nutzt, prüfe ob sie eine integrierte Registrierkasse anbietet. Das spart dir ein separates System und du hast Rechnungen und Kassabuch in einer Lösung.

Strafen bei Verstößen

Wer die Registrierkassenpflicht nicht einhält, riskiert empfindliche Strafen:

• Finanzordnungswidrigkeit: Geldstrafe bis zu 5.000 EUR pro Verstoß.
• Wiederholte Verstöße: Das Finanzamt kann eine vorläufige Betriebsschließung anordnen (§ 27a FinStrG).
• Belegerteilungspflicht: Seit 2016 musst du jedem Kunden unaufgefordert einen Beleg aushändigen. Auch hier drohen Strafen bei Nicht-Einhaltung.

In der Praxis führt das Finanzamt regelmäßig Mystery-Shopping-Aktionen durch, bei denen getestet wird, ob Betriebe Belege ausgeben und eine Registrierkasse verwenden.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht

Nicht jeder Betrieb benötigt eine Registrierkasse. Eine detaillierte Übersicht aller 6 Ausnahmen findest du in unserem Artikel Registrierkassenpflicht Ausnahmen. Zu den wichtigsten gehören:

• Betriebe unter den Schwellenwerten (15.000 EUR / 7.500 EUR)
• Umsätze im Freien („Kalte Hände“-Regelung)
• Onlineshops ohne Barzahlung
• Warenautomaten unter 20 EUR Einzelumsatz

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ab welchem Umsatz brauche ich eine Registrierkasse?

Wenn dein Jahresumsatz 15.000 EUR übersteigt UND deine Barumsätze 7.500 EUR pro Jahr übersteigen. Beide Grenzen müssen gleichzeitig überschritten sein.

Zählt Kartenzahlung als Barumsatz?

Ja. Bankomatkarte, Kreditkarte, Gutscheine und mobile Zahlungen (Apple Pay, Google Pay) gelten alle als Barumsatz. Nur Banküberweisungen und Lastschriften zählen nicht.

Was ist der Unterschied zwischen SE und TSE?

SE (Sicherheitseinrichtung) ist der österreichische Begriff, TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) der deutsche. In Österreich musst du eine RKSV-konforme SE verwenden — eine deutsche TSE ist nicht zulässig.

Muss ich den Jahresbeleg ans Finanzamt schicken?

Du musst den Jahresbeleg (Nullbeleg) zum 31. Dezember erstellen und bis 15. Februar des Folgejahres über FinanzOnline prüfen. Ein Versand an das Finanzamt ist nicht nötig — die Prüfung über FinanzOnline reicht.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Registrierkasse?

Die Kleinunternehmergrenze (55.000 EUR seit 2025) ist nicht ausschlaggebend. Entscheidend sind die Registrierkassen-Schwellenwerte: Jahresumsatz über 15.000 EUR und Barumsätze über 7.500 EUR. Viele Kleinunternehmer liegen unter diesen Werten und brauchen keine Kasse.

Was passiert bei einem Kassenausfall?

Bei technischen Problemen (z.B. Internetausfall bei Cloud-Kassen) musst du die Umsätze händisch aufzeichnen und nach der Behebung in die Kasse nachtragen. Ein Ausfall über 48 Stunden muss dem Finanzamt über FinanzOnline gemeldet werden.

Weiterführende Artikel

• Registrierkassenpflicht Ausnahmen: Wer ist befreit?
• Rechnung schreiben: Alle Pflichtangaben
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• everbill Registrierkasse

Stand: März 2026. Quellen: BAO § 131b (RIS), BMF Registrierkassen, RKSV (RIS).